ERP-System von Butzkies läuft in der Business Cloud der Vater-Gruppe

SAP in der Cloud ist eine attraktive Alternative für den Mittelstand

| Autor / Redakteur: Petra Adamik / Florian Karlstetter

Butzkies Stahlbau, angesiedelt im schleswig-holsteinischen Krempe, wagte mit Unterstützung der Vater-Gruppe den Umstieg in die Cloud, als 2016 eine neue ERP-Software auf der Basis von SAP realisiert wurde. Im Bild: eine von Butzkies realisierte Treppe auf Sylt.
Butzkies Stahlbau, angesiedelt im schleswig-holsteinischen Krempe, wagte mit Unterstützung der Vater-Gruppe den Umstieg in die Cloud, als 2016 eine neue ERP-Software auf der Basis von SAP realisiert wurde. Im Bild: eine von Butzkies realisierte Treppe auf Sylt. (Bild: Butzkies Stahlbau)

Um zeitnah ein modernes, zukunftsorientiertes ERP-System aufzusetzen, entschied sich Butzkies Stahlbau für eine SAP-Lösung. Die bisherige Software erfüllte nicht länger die Anforderungen des mittelständischen Unternehmens. Hinzu kam eine veraltete Infrastruktur.

Da man keine kurzfristigen Investitionen tätigen wollte, fiel die Wahl von Butzkies auf ein neues, SAP-basiertes ERP-System in der Business Cloud der Kieler Vater-Gruppe. Die ERP-Experten aus der Förde-Stadt haben die SAP-Lösung auch geplant und in der Cloud implementiert.

Cloud-Services werden bei Unternehmen in Deutschland immer beliebter. Das hat eine Studie ergeben, die Bitkom Research im Auftrag der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG bei 554 deutschen Unternehmen durchführte. Demnach haben 2016 bereits zwei von drei deutschen Unternehmen Cloud-Services genutzt. "Die bedarfsgerechte Nutzung von IT-Leistungen über Datennetze bietet enorme Vorteile“, kommentiert Axel Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research, die Ergebnisse. „Cloud-Computing macht die betrieblichen Prozesse effizienter und ermöglicht die Entwicklung neuer, digitaler Geschäftsmodelle."

Überraschend ist, dass verstärkt auch kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) auf Lösungen aus der Wolke setzen. Diese Zielgruppe zeigte sich gegenüber Cloud-Services in der Vergangenheit doch recht kritisch. Hier hat aber offensichtlich ein Sinneswandel stattgefunden. Laut Bitkom Research ist bei KMU mit 20 bis 99 Mitarbeitern die Cloud-Nutzung im Jahr 2016 um 12 Prozentpunkte auf 64 Prozent gestiegen. In Unternehmen mit 100 bis 1.999 Mitarbeitern legte der Einsatzgrad um 7 Punkte auf 69 Prozent zu.

Hundertjährige Erfolgsgeschichte rund um den Stahl

Auch Butzkies Stahlbau, angesiedelt im schleswig-holsteinischen Krempe, wagte den Umstieg in die Cloud, als 2016 eine neue ERP-Software auf der Basis von SAP realisiert wurde. „Die Gründe dafür liegen auf der Hand: unsere Infrastruktur war überholt, das alte System konnte unsere Anforderungen nicht mehr erfüllen“, schildert Dipl.-Ing. Arne Ruhe, bei Butzkies verantwortlich für den Vertrieb und die Projektleitung, die Ausgangssituation. Der Traditionsbetrieb musste kurzfristig eine Lösung finden, um die Herausforderungen einer modernen Geschäftsumgebung zu meistern.

1912 als Dorfschmiede gegründet, hat sich Butzkies Stahlbau im Laufe der letzten hundert Jahre zu einem der führenden Stahlbauunternehmen in Deutschland entwickelt. Das Kerngeschäft liegt im Bereich Stahlbau, Stahlhochbau sowie im Stahlanlagenbau und im Industriebau. Heute verfügt der Familienbetrieb, mit Sitz im mittelholsteinischen Krempe, in seiner Branche über einen der modernsten Maschinenparks in Deutschland. Dazu gehören im Bereich der Fertigungseinrichtungen zahlreiche individuelle Maschinen und Anlagen, wie beispielsweise eine Profil Säge-Bohr-Klink Straße, eine Stahlkiesstrahlanlage oder Lackieranlagen, um nur einige zu nennen. Für seine Kunden übernimmt das Unternehmen komplexe Stahlbauprojekte, angefangen von der Planung bis hin zur Fertigung der Stahlteile und der schlüsselfertigen Montage von Anlagen.

Komplexe Projekte brauchen moderne IT

Ohne klar durchdachte und geplante Projekte läuft in der Branche gar nichts, weshalb die IT ein wichtiger Baustein ist. Eine zentrale Anwendung ist bei Butzkies die Branchensoftware SteelOffice, die speziell für den Stahlbau entwickelt wurde. Sie bildet sämtliche Abläufe ab, die sich aus dem Tagesgeschäft ergeben. Mit dem PPS-System steuert der Familienbetrieb sämtliche Prozesse, von der Angebotserstellung über den Materialeinkauf, das Baustellenmanagement bis zum Versand.

„Anfragen werden in diesem System erfasst und sofort hinterlegt, bevor wir mit dem Kalkulationsprogramm einen Auftrag berechnen“, erklärt Arne Ruhe. Aufgrund der ermittelten Werte wird mit dem Programm dann ein individuelles Angebot erstellt und abgegeben. Erfolgt ein Auftragseingang, können für jeden Auftrag die bereits hinterlegten Details übernommen und das Projekt direkt mit SteelOffice angestoßen werden.

Immer mehr Probleme bereitete dem norddeutschen Familienunternehmen die veraltete Infrastruktur des Rechenzentrums. „Unsere heterogene Umgebung war im Laufe der Jahre etwas planlos gewachsen und entsprach nicht mehr den Anforderungen an eine zeitgemäße IT-Infrastruktur“, so Arne Ruhe. „Zudem war das bis dato eingesetzte Programm für die Finanzbuchhaltung an seine Grenzen gestoßen. So konnte keine ordentliche Kostenrechnung abgebildet werden und auch das Zeitmanagement war unzureichend.“

Aus diesem Grund fiel die Entscheidung für eine moderne Lösung mit einem breiteren Funktionsspektrum. Neben der Finanz- und Lohnbuchhaltung wollte Butzkies auch eine Online-Zeiterfassung implementieren, um die Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten.

Pflichtenheft als Planungsgrundlage

Frank Schröder, Geschäftsführer in der Vater Unternehmensgruppe und Verantwortlicher der Vater ERPteam GmbH.
Frank Schröder, Geschäftsführer in der Vater Unternehmensgruppe und Verantwortlicher der Vater ERPteam GmbH. (Bild: SOENKE@WURR.DE / Vater Unternehmensgruppe)

Da inhouse die Expertise fehlte, wurde ein Wirtschaftsingenieur eingestellt, der zunächst ein Pflichtenheft erstellte, das den Bedarf jeder einzelnen Abteilung erfasste und abbildete. Bereits in dieser Phase zeigte sich, dass Butzkies für die Realisierung des aufwändigen IT-Projektes Unterstützung brauchte. Ein befreundetes Unternehmen empfahl dem Stahlbauunternehmen die Vater-Gruppe in Kiel. Frank Schröder, Geschäftsführer in der Vater Unternehmensgruppe und Verantwortlicher der Vater ERPteam GmbH, erklärte sich bereit, den Traditionsbetrieb bei der Erstellung des Pflichtenheftes zu unterstützen. Dieses Papier war die Basis für eine Ausschreibung, zu der neben der Vater-Gruppe noch fünf weitere Unternehmen eingeladen wurden.

Den Zuschlag für die Implementierung der neuen Finanzlösung erteilte Butzkies dann den Kieler ERP-und Cloud-Spezialisten. Dafür nennt Arne Ruhe mehrere Gründe: „Zum einen stimmten das Konzept auf der Basis von SAP und auch die Kosten. Darüber hinaus haben wir schon in der der Erstellungsphase des Pflichtenheftes die Zusammenarbeit als sehr angenehm empfunden. Wir fühlten uns von Anfang an gut aufgehoben und in jeder Hinsicht optimal betreut.“

Relativ sportlich war der Zeitplan, den Butzkies für die Umstellungsphase vorsah. Innerhalb von vier Monaten sollte das neue System nach dem Wunsch der Verantwortlichen laufen. Um im Zeitplan zu bleiben, sollten die diversen SAP-Module schrittweise implementiert und integriert werden. Begonnen wurde mit der neuen Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung sowie dem Projektsystem. „Das sehr detaillierte Pflichtenheft hat das Projektteam sehr gut auf die anstehenden Aufgaben vorbereitet, weshalb wir Ende August 2016 mit der Umstellung beginnen konnten“, berichtet Frank Schröder. Bis Ende Dezember war das Programm installiert und läuft seit Januar 2017 erfolgreich im Produktivbetrieb. Sobald dieser sich stabilisiert hat und letzte kleine Feinarbeiten durchgeführt sind, wird im nächsten Schritt die Zeitwirtschaft und die Zeiterfassung mit SAP eingeführt.

Ergänzendes zum Thema
 
Über die Vater Business Cloud

Cloud als Alternative zur veralteten Infrastruktur

Während die Software-Umstellung problemlos über die Bühne ging, bereitete die veraltete Infrastruktur des Rechenzentrums einige Probleme. Eine praktikable Umsetzung war auf dieser Plattform nicht möglich, die Implementierung neuer Hardware hätte den Zeitrahmen gesprengt. Als Alternative wählte Butzkies die Business Cloud der Vater Gruppe. Technisch gesehen war das kein Problem, da in der Kieler Cloud bereits mehrere SAP-Lösungen für weitere Kunden laufen. „Wir haben für Butzkies in unserer Business Cloud ein eigenes Netzwerksegment reserviert, das von den Bereichen anderer Anwender getrennt ist“, erklärt Frank Schröder die Lösung. „Dadurch können wir günstige Konditionen bieten, wobei der Kunde gleichzeitig eine hohe Flexibilität genießt und von Standard-SLAs profitiert.“

Anfangs machte ab und zu die geringe Bandbreite der Verbindung vom Firmenstandort in Krempe zum Cloud-Rechenzentrum in Kiel Probleme. Es stand lediglich eine 10 MBit-Verbindung zur Verfügung. Diese wurde für sämtliche Internetaktivität verwendet und war dadurch bereits hoch ausgelastet. Entlastung brachte schließlich eine weitere 10 MBit-Leitung. Dennoch hofft man beim Stahlbauunternehmen, dass die Telekom beim breitbandigen Ausbau in ländlichen Regionen Wort hält und bald auch am Standort Krempe Glasfaser verfügbar ist.

SAP und Cloud optimieren Abläufe

Dipl.-Ing. Arne Ruhe, bei Butzkies verantwortlich für den Vertrieb und die Projektleitung.
Dipl.-Ing. Arne Ruhe, bei Butzkies verantwortlich für den Vertrieb und die Projektleitung. (Bild: Butzkies / Vater Unternehmensgruppe)

Die Einführung der Cloud-basierten SAP-Lösung hat bei Butzkies bereits jetzt eine Reihe von Prozessen verbessert. Mit den neuen Programmfunktionen wurden die Sachbearbeiter bereits während der Testphase im Rahmen von Workshops vertraut gemacht. Das Branchenprogramm SteelOffice läuft als führendes Programm weiter, da derzeit für den Stahlbau kaum vergleichbare Lösungen auf dem Markt sind. „In unserer Branche geht es immer nur um Einzelstücke, keine Serienfertigung, das können wir mit SteelOffice gut abbilden“, erklärt Ruhe. Die Entscheidung für SAP hält er aber auch im Hinblick darauf für richtig, dass SteelOffice möglicherweise eines Tages nicht verwendet werden kann. „Mit einem namhaften Softwarelieferanten, der sich auf unterschiedliche Branchen einstellen kann, fühlt man sich da auf der sicheren Seite.“

Durch SAP konnte Butzkies die Buchung der Eingangsrechnungen inzwischen deutlich vereinfachen. Früher wurde diese zuerst in SteelOffice erfasst und dann noch einmal manuell in das jetzt abgelöste Finanzsystem eingegeben. Das kostete Zeit, war personalaufwendig und darüber hinaus wenig transparent. Die mehrfache manuelle Eingabe erwies sich darüber hinaus immer wieder als Fehlerquelle. Heute werden Eingangsrechnungen nur noch über SteelOffice erfasst, die Übergabe an SAP läuft automatisch über eine Schnittstelle. Die Arbeitsersparnis ist enorm. Zudem hat sich die Transparenz verbessert, da Kostenstellen und Projekte heute einheitlich bewertet werden können.

Cloud-Lösung erweitert den Entscheidungsspielraum

Die Realisierung der SAP-Lösung in der Business Cloud hat Butzkies jetzt genügend Zeit verschafft, um das weitere Vorgehen detailliert zu planen. So habe man auch die Chance, die Investitionsentscheidung hinsichtlich einer neuen Infrastruktur noch einmal im Detail überdenken, meint Arne Ruhe: „Wir können unsere bisherige Umgebung aufräumen und neu bewerten, denn unsere Vereinbarung für die Vater Business Cloud läuft zunächst auf zwei Jahre.“ So habe man die Möglichkeit, die Cloud-Variante in Ruhe zu testen. „Danach können wir immer noch entscheiden, ob wir Geld für neue Hardware in die Hand nehmen und die SAP-Lösung in unserem eigenen Rechenzentrum installieren oder ob wir in der Cloud bleiben.“

Sobald die noch laufenden Arbeiten am bisher installierten SAP-System abgeschlossen sind, soll dann auch die SAP Zeitwirtschaft mit der DATEV Lohnbuchhaltung gekoppelt werden. Damit will Butzkies die Protokollierung der Baustellen optimieren. Bisher werden die Baustellenprotokolle noch manuell erstellt. Das führt öfter zu Zeitverzögerungen, wenn der Baustellenleiter mit den Berichten in Verzug ist. Ärgerlich für die Mitarbeiter, die in diesem Fall unnötig lange auf ihre Zulagen oder Überstunden-Abrechnungen warten müssen. Mit einer automatischen Zeiterfassung und einem Online-Berichtswesen gehört diese Zeitverzögerung dann der Vergangenheit an.

Für das SAP-Projekt zieht Arne Ruhe eine erste positive Zwischenbilanz: „Der Umstieg auf SAP hat sich bisher für uns voll und ganz gerechnet, der Cloud-Betrieb ist organisatorisch und finanziell eine enorme Erleichterung.“

Ergänzendes zum Thema
 
SAP aus der Cloud rechnet sich auch für den Mittelstand

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