Mangelnde Stammdatenpflege bremst Effizienz ERP-Leistungsfähigkeit hängt von Datenqualität ab

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Der Nutzen eines ERP-Systems hängt entscheidend von der Qualität der Daten ab. Doch genau auf diesem Gebiet hätten viele mittelständische Industrieunternehmen Nachholbedarf, sagt Christian Biebl, Geschäftsführer des Stuttgarter ERP-Herstellers Planat, mit kaum zu überblickenden Auswirkungen insbesondere im produzierenden Gewerbe.

Stammdaten – darunter Artikelinformationen, Kunden- und Lieferantendaten, Arbeitspläne, Stücklisten sowie Klassifikations- und Kommunikationsdaten – bildeten das Fundament sämtlicher ERP-gestützter Prozesse. Sie seien keine statischen Größen, sondern müssten kontinuierlich gepflegt und aktualisiert werden, erklärt Biebl. In vielen Unternehmen werde dies jedoch vernachlässigt.

Während Bewegungsdaten im Tagesgeschäft oftmals konsequent erfasst werden, blieben Stammdaten häufig unvollständig oder veralteten schleichend. Laut Biebl könnten sich unzureichend gepflegte Stammdaten im Laufe der Zeit zu einem zentralen Engpass für Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit entwickeln.

Folgen der Vernachlässigung sind oft gravierend

Biebl weiter: Die Folgen dieser Vernachlässigung wirkten sich entlang der gesamten Wertschöpfungskette aus. Bereits kleine Inkonsistenzen in der Datenbasis könnten erhebliche Effizienzverluste verursachen. So führe eine unzureichende Datenpflege in der Fertigung zu fehlerhaften Planungen, da Informationen über Arbeitsschritte, Zeitfenster oder Materialverfügbarkeiten fehlten oder ungenau seien. In der Materialwirtschaft könne dies zu Doppelbestellungen oder Produktionsstillständen führen, wenn vorhandene Bestände nicht korrekt abgebildet wären. Gleichzeitig würden durch falsche Dispositionsdaten unnötig hohe Lagerbestände mit entsprechenden Kosten entstehen.

Auch im Vertrieb und Kundenmanagement zeigten sich unmittelbare Auswirkungen: Unvollständige oder veraltete Daten im CRM-System führten dazu, dass Kunden falsch oder gar nicht adressiert werden. Dies beeinträchtige nicht nur die operative Kommunikation, sondern reduziere auch die Potenziale für Zusatzgeschäft und Kundenbindung, warnt der Planat-Geschäftsführer. Im Controlling wiederum basierten zentrale Kennzahlen und Managemententscheidungen auf Daten aus dem ERP-System. Seien diese fehlerhaft oder unzureichend, würden auch die daraus abgeleiteten Analysen und Prognosen jedwede Aussagekraft verlieren.

Biebl betont, dass die wirtschaftlichen Auswirkungen mangelhafter Datenpflege gravierend sein können. Bereits geringfügige Abweichungen in den Daten könnten sich über Prozessketten hinweg multiplizieren und zu Effizienzverlusten im zweistelligen Prozentbereich führen. Gleichzeitig verlängerten sich Lieferzeiten, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirke.

Datenzuwachs verschärft das Problem

Die Problematik verschärft sich durch die zunehmende Datenmenge. Unternehmen verzeichnen ein jährliches Datenwachstum von durchschnittlich mehr als 40 Prozent. Ein Großteil wird über Materialwirtschafts- und CRM-Systeme gebildet. Ohne strukturierte Datenpflege entstehen dabei schnell unübersichtliche und redundante Datenbestände, die Prozesse verlangsamen, statt unterstützen.

Biebl unterstreicht, dass Datenqualität kein rein technisches Thema sei, sondern eine organisatorische Herausforderung darstelle. In vielen Unternehmen fehle eine klare Verankerung von Verantwortlichkeiten für Stammdaten, ebenso wie definierte Prozesse zur Qualitätssicherung. Er verweist auf Studien etwa von Gartner, KPMG und Bitkom, die belegen, dass nur ein sehr geringer Anteil der Unternehmen die eigene Datenqualität als sehr hoch einschätzt, während ein Großteil mit unvollständigen, fehlerhaften oder veralteten Daten arbeitet.

Die Konsequenz daraus sei eindeutig: Die Qualität der Daten entscheidet über den wirtschaftlichen Nutzen eines ERP-Systems. Investitionen in Software allein reichen nicht aus, wenn die Datenbasis nicht den gleichen Stellenwert erhält. Vielmehr sei ein systematisches Stammdatenmanagement – auch softwaregestützt beispielsweise über Workflows – erforderlich, das Datenpflege als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse etabliert, Verantwortlichkeiten definiert und die kontinuierliche Aktualisierung sicherstellt. Unternehmen, die ihre Datenbasis nicht konsequent pflegen, riskieren, dass Digitalisierungsvorhaben ins Leere laufen und Effizienzpotenziale ungenutzt bleiben.

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