Zukünftige Datenaufkommen geben den Weg vor ERP in der Public Cloud, On-Premise oder Hybrid?

Viele europäische und vor allem deutsche Unternehmen stehen Lösungen aus der Cloud noch immer reserviert gegenüber, obwohl sie wissen, dass sie im Zuge der digitalen Transformation um cloud-basierte Unternehmenssoftware langfristig nicht herumkommen werden.

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Während die Akzeptanz von CRM-Systemen in der Cloud tendenziell leicht zunimmt, sind die Vorbehalte gegenüber cloud-basierten ERP-Systemen noch immer besonders groß. Um den Anschluss nicht zu verpassen, setzen einige daher auf die Hybrid-Cloud. Ist das der goldene Mittelweg oder nur ein notwendiger Zwischenschritt auf dem Weg in ein cloud-gestütztes ERP-System?

Mehr Effizienz im Tagesgeschäft

Fragt man in höheren Führungsebenen nach den IT-Prioritäten, dann weisen die Antworten eindeutig in Richtung mehr Effizienz. Business Intelligence und Kollaboration stehen hier ganz oben auf der Agenda. Hierzu braucht man allerdings flexible Konzepte, die den standortunabhängigen Zugriff erlauben und den Austausch von Daten und Informationen nicht unnötig hemmen. On-Premise-Systeme im eigenen Rechenzentrum scheinen für diese Art von Aufgaben immer weniger geeignet zu sein. Komplizierte Zugriffshierarchien, häufige Hardwareprobleme und Engpässe bei Ressourcen wirken sich nun mal kontraproduktiv aus. Hinzu kommt häufig ein Kompetenzwirrwarr, wenn es darum geht, Nutzern eine gewünschte Datensicht bereitzustellen. Es sind halt die üblichen Probleme, die zwischen Fach- und IT-Abteilung tagtäglich auftreten. Das nervt nicht nur, sondern verursacht auch Kosten, die sich vermeiden ließen. Pflege und Administration von ERP-Systemen als On-Premise-Lösung binden zudem die meisten IT-Ressourcen und verschlingen den größten Teil des IT-Budgets.

Entscheidet sich ein Unternehmen bei seiner ERP-Lösung jedoch für ein cloud-basiertes System, dann fallen viele Reibungspunkte automatisch weg. Wenn zum Beispiel kurzfristig zusätzlicher Speicherplatz benötigt wird, dann ist er einfach verfügbar oder lässt sich schnell und unbürokratisch anmieten. Dasselbe gilt für zusätzliche Rechenleistung, die kurz- oder langfristig im Unternehmen benötigt wird. Und zu guter Letzt: Die ewigen Sonderschichten aufgrund von Release-Wechseln gehören endgültig der Vergangenheit an, weil Software in der Cloud laufend auf den aktuellen Stand gebracht wird. Und ganz nebenher kann das Unternehmen auch noch seine Kosten deutlich senken – ein wesentliches Argument, das für den Betrieb des ERP-Systems in der Public Cloud spricht. Für viele ist es übrigens das ausschlaggebende Motiv für einen Umstieg. Auch die Nutzer freut es, denn sie können über einen Internetzugang praktisch von jedem Ort der Welt auf Anwendungen und Daten zugreifen und sich mit anderen Kollegen austauschen und zusammenarbeiten.

Kollaboration punktet ebenso wie Flexibilität

Die Möglichkeit zu kollaborieren und ortsunabhängig auf Echtzeit-Unternehmensdaten zuzugreifen, macht die Cloud-Technologie herkömmlichen IT-Landschaften mit lokal implementierter Unternehmenssoftware überlegen. Beispielsweise muss der Vertriebsleiter auf Geschäftsreise keinen Report mehr anfordern, wenn er topaktuelle Umsatzzahlen braucht, sondern kann über sein Mobilgerät direkt auf die aktuellen Daten zugreifen. Er kann die Verfügbarkeit von Artikeln und Bestandsdaten checken und muss nicht in der Fachabteilung anrufen, um an diese Informationen zu kommen. Kollaboration bezieht sich nicht nur auf unternehmenseigene Mitarbeiter, sondern auch auf externe Dienstleister, mit denen ein Unternehmen kooperiert. Logistikdienstleister seien hier beispielhaft genannt. Durch eine gemeinsame Zugriffsbasis auf die Daten in der Cloud wird die Kooperation wesentlich erleichtert. Umständliche Datenexporte und fehleranfällige Abgleiche werden dadurch obsolet und eine mögliche Systemintegration lässt sich einfacher realisieren.

Eine der größten Stärken eines cloud-basierten ERP-Systems liegt in seiner Anpassbarkeit. Das System lässt sich nicht nur flexibel skalieren und jederzeit an den individuellen Bedarf des Anwenders anpassen, sondern es ist auch immer auf dem aktuellen Stand. Prozesse wie Release-Wechsel, Upgrades und Updates sind bei cloudbasierten Systemlösungen unbekannt. Sobald sich die Bestimmungen zu bestimmten Abläufen ändern – etwa durch Gesetzesänderungen – sind sie auch schon im System implementiert. Der Anwender einer ERP-Cloud-Lösung arbeitet demnach immer mit einem ERP-System, das in jeder Hinsicht „up to date“ ist. Gerade in Bereichen und Branchen mit hoher Änderungsdynamik wie der Außenwirtschaft ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Sollten sich zum Beispiel Zoll- und Ausfuhrbestimmungen ändern, stehen die entsprechenden Funktionen in einem ERP-Cloud-System automatisch zur Verfügung.

Viele Sicherheitsbedenken sind unbegründet

Noch haben in vielen deutschen und europäischen Unternehmen die Bedenkenträger das Sagen. Die Skepsis bezieht sich auf die Verfügbarkeit, die Sicherheit und den Schutz von Unternehmensdaten. Dahinter steckt die recht simple Prämisse, dass Daten im eigenen Rechenzentrum sicherer sind. Viele machen sich gar nicht die Mühe, das zu hinterfragen. Was die Verfügbarkeit angeht, so stehen die meisten Cloud-Anbieter wesentlich besser da, als so manches Unternehmen, denn eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent kann ein lokal betriebenes Rechenzentrum in der Regel nicht garantieren.

Hybride Umgebungen als Kompromisslösung

Viele Entscheider haben wohl die Vorteile der Cloud erkannt, wollen aber unternehmenskritische Daten lieber nicht auf fremden Servern wissen. Gut, es ist nun mal so, dass ein Cloud-Anbieter auf die Daten seiner Kunden zugreifen kann. Angst vor Datenmissbrauch ist dennoch unbegründet, weil ein solcher Fall den Anbieter ernsthaft in seiner Existenz gefährden könnte. Zudem verpflichten ihn in Deutschland besonders strenge Gesetze, mit den Daten seiner Kunden verantwortungsvoll umzugehen. Wer von den Vorteilen einer ERP-Cloud-Lösung profitieren möchte, aber seine gewohnten Sicherheitsstandards bei der Speicherung unternehmenskritischer Daten trotzdem nicht aufgeben will, dem bleibt eigentlich nur eine hybride Umgebung als Kompromisslösung zwischen der Public Cloud und On-Premise.

Bei der Hybrid-Cloud werden unternehmenskritische Daten in einer privaten Cloud-Umgebung gespeichert. Hierbei sind die Zugriffe beschränkt und nicht öffentlich. Alle übrigen Anwendungen und Daten befinden sich jedoch in der Public Cloud. Die Hybrid-Cloud kann jedoch nur ein Zwischenschritt sein. Erstens sind die Kosteneinspareffekte geringer als bei einer „reinen“ ERP-Cloud-Lösung, weil Daten in der privaten Cloud nach wie vor mit eigenem Personal gemanagt werden müssen, und zweitens lassen sich bei einer hybriden Cloud-Lösung nicht alle Vorteile der Cloud vollumfänglich ausschöpfen.

Bald für alle ein „Muss“

Die wachsenden Anforderungen an die Effizienz von Geschäftsprozessen bei gleichzeitigem Kostendruck machen klassische, On-Premise implementierte ERP-Systeme zunehmend unwirtschaftlich. Big-Data-Analysen zur Verbesserung der Business Intelligence gehen mit großen Datenmengen einher, die sich im eigenen Rechenzentrum auf mittlere Sicht kaum noch bewältigen lassen. Wenn überhaupt ist das nur noch zu einem sehr hohen Preis möglich und für kleinere und mittelständische Unternehmen wohl eher keine Option.

Ertan Özdil, Weclapp GmbH.

Auch eine hybride Lösung, bei der ein Teil der Daten im Unternehmen gemanagt wird, ist nur ein Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Auslagerung des ERP-Systems in die Public Cloud. Um international wettbewerbsfähig zu bleiben, werden deutsche und europäische Unternehmen nicht umhinkommen, wesentliche Teile ihrer Unternehmens-IT komplett in die Cloud auszulagern. Das ERP-System gehört dazu.

* Der Autor Ertan Özdil ist Gründer und Geschäftsführer der weclapp GmbH aus Marburg.

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