Druck- und Dokumentenmanagement

Managed Document Services als Basis der Cloud-Strategie

| Autor / Redakteur: Ingo Wittrock * / Stephan Augsten

Das Druck- und Dokumentenmanagement spielt eine elementare Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Das Druck- und Dokumentenmanagement spielt eine elementare Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. (Bild: Ricoh)

Managed Document Services und intelligente Multifunktionssysteme fungieren als zentrale Schnittstelle für die Digitalisierung von papierbasierten Informationen. Damit bilden sie die Basis für Cloud-Strategien, bei denen das digitale und mobile Arbeiten im Vordergrund steht.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen waren lange Zeit sehr zurückhaltend, wenn es um Investitionen in neue Cloud-Technologien ging. Bedenken bestanden vor allem im Hinblick auf den Datenschutz, die Sicherheit der Cloud-Infrastruktur und die Integrationsmöglichkeiten der Cloud-Lösungen.

Doch die Vorbehalte sind mittlerweile passé: Laut einer aktuellen Studie von Crisp Research beschäftigen sich bereits mehr als 80 Prozent der deutschen Mittelständler mit dem Thema Cloud und planen, implementieren oder betreiben sogar schon entsprechende Lösungen. Mehr als die Hälfte der Cloud-Nutzer sind darüber hinaus gemäß des Bitkom Cloud Monitors 2019 überzeugt, dass Cloud-Lösungen maßgeblich zur Digitalisierung des Unternehmens beitragen.

Sichere Cloud-Lösungen treiben die Digitalisierung im Mittelstand voran

Inzwischen wächst im Mittelstand auch im Bereich Enterprise Content Management (ECM) und Content Services die Nachfrage nach Cloud-Lösungen, da viele Unternehmen die Vorteile für die Optimierung von Geschäftsprozessen erkannt haben.

Cloud-basierte Softwarelösungen sind schnell skalierbar, sodass Unternehmen zunächst ohne Einschränkungen im kleineren Umfang mit der Implementierung beginnen können. Hohe Anfangsinvestitionen in Software und Infrastruktur weichen den in der Regel flexiblen Cloud-Abonnements.

Viel getan hat sich auch in puncto Sicherheit und Datenschutz – die vor allem in Deutschland Dreh- und Angelpunkt der Entscheidung gegen die Cloud waren. Längst werden datenschutzkonforme Lösungen bereitgestellt, die sich auch an individuelle Compliance-Richtlinien anpassen lassen. Eine Lösung, die in dieser Hinsicht vor allem von kleinen und mittelständischen Unternehmen stark nachgefragt wird, ist DocuWare, seit Anfang August ein Tochterunternehmen von Ricoh.

Eine solche Cloud-basierte Software erleichtert Dokumentenmanagement und die Workflow-Automatisierung, beispielweise in den Bereichen Rechnungsverarbeitung oder Personalmanagement. Das Unternehmen verzeichnet gerade einen Boom bei seinen Cloud-Lösungen, der Großteil der Neukunden waren dabei mittelständische Unternehmen.

Digitalisierung auf Basis von Druck- und Dokumentenmanagement

Ein integraler Bestandteil der „Cloud First“-Strategien mittelständischer Unternehmen und somit ein signifikanter Treiber für die Digitalisierung sind nach wie vor Managed Print bzw. Managed Document Services. Für neun von zehn mittelständischen Unternehmen spielt das Druck- und Dokumentenmanagement eine elementare Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, wie aus einer IDC-Studie hervorgeht.

Fast die Hälfte aller Dokumente und Informationen wird allerdings noch immer in Papierform verarbeitet – das Digitalisierungspotenzial im Mittelstand ist also durchaus enorm. Einst standen die TCO-Betrachtung und damit einhergehend die Konsolidierung der Output-Infrastruktur sowie die die Senkung der Druckkosten im Fokus der Implementierung von MDS-Konzepten. Heute überwiegen ganz klar die Anforderungen, die sich Unternehmen durch die digitale Transformation stellen.

Digitale und mobile Kommunikation und Zusammenarbeit haben längst Einzug gehalten und sind in Unternehmen klar auf dem Vormarsch, der orts- und geräteunabhängige Zugriff auf Dokumente und Informationen oder Mobile Capturing-Funktionen werden immer wichtiger. Die Druck- und Ausgabefunktionen der Bürosysteme sind nach wie vor wichtig.

Ins Zentrum der Anwendung sind aber mehr denn je die Input- und Throughput-Funktionalitäten gerückt. Man könnte sagen, intelligente Multifunktionssysteme, die inzwischen mit KI-basierter Technologie arbeiten, sind mittlerweile in vielen Büros zum zentralen Hub und Interface für die Digitalisierung papierbasierter Informationen avanciert.

Smarte MFP-Technologie ermöglicht nahtlose Cloud-Integration

Diese Entwicklung wird inzwischen in vielen Unternehmen auch verstärkt von den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorangetrieben. Der Ruf nach Investition in moderne und digitale Technologien am Arbeitsplatz wird immer lauter. So ein Ergebnis der Studie mit dem Titel „Workforce United“, die Ricoh in Zusammenarbeit mit Coleman Parkes durchgeführt hat.

Mehr als zwei Drittel der dafür befragten Arbeitnehmer fordern den Einsatz von Technologie, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Routineaufgaben zu erleichtern. Rund 40 Prozent bewerten Technologien wie KI oder RPA (Robotic Process Automation) positiv und sind der Meinung, dass diese bei der Arbeit hilfreich seien.

Ingo Wittrock
Ingo Wittrock (Bild: Ricoh Deutschland)

Als Technologieunternehmen und Hersteller rüstet Ricoh deshalb inzwischen auch seine Multifunktionssysteme mit KI-gestützter Technologie aus. Die User Interfaces bieten dadurch ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit und Konnektivität, beispielsweise im Hinblick auf die Anbindung an Cloud-Dienste. Diese bei Ricoh als „Smart Integration“ bezeichnete Technologie ermöglicht die nahtlose Integration an wichtige Plattformen wie Office 365, Google Drive, Dropbox oder eben DocuWare.

* Der Autor: Ingo Wittrock ist Director Marketing bei Ricoh Deutschland.

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