ECM von Optimal Systems Enterprise Content Management wird intelligent

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Optimal Systems freut sich über eine enorm gestiegene Nachfrage für „Headless“ Content Management Systeme, ein Grund dafür ist natürlich auch Corona. Dr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist, und CTO Dr. Nikola Milanovic geben Einblick in die jüngsten Entwicklungen, bei denen nicht zuletzt Künstliche Intelligenz eine Rolle spielt.

Corona hat alles verändert: „Jahre-, ja jahrzehntelang haben wir Dokumentenmanagement gemacht und den Kunden geholfen, sich digital zu transformieren. Und dann kommt das Virus und alles beschleunigt sich exorbitant“, so Dr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist bei Optimal Systems.

Corona schiebt die digitale Transformation an

„Plötzlich geht es auch ohne Papier, da die meisten Mitarbeiter ja im Homeoffice sitzen. Nun müssen wir nicht mehr für die Digitalisierung werben, jetzt erreichen uns viele Anfragen dazu von ganz alleine“, so Holst weiter. „Ohne Corona hätte das mit der Akzeptanz für die digitale Transformation viel länger gedauert.“

Selbst anspruchsvolle Cloud-native Technologien wie Container und Kubernetes würden heute mit Begeisterung adaptiert. „Dazu werden Konzepte wie Bring-your-own-Device oder ein eigener Web-Client für die remote angebundenen Mitarbeiter immer wichtiger.“ Als konkretes Beispiel nennt Holst die Deutsche Nationalbibliothek, einer der Vorzeigekunden von Optimal. „Die Nationalbibliothek kann aus verschiedenen Gründen nicht auf ein eigenes Rechenzentrum verzichten, wünschten sich dazu aber eine Anbindung an die Cloud und ein Headless Enterprise Content Management System (ECM) bzw. eine Content Services Platform (CSP), spezielle Lese-Clients für die Kunden sowie anpassbare Front- und Backends.“

Nachfrage nach Headless ECM steigt

Headless ECM/CSP können Inhalte über verschiedene Hardwareplattformen hinweg organisieren und anzeigen. Im Gegensatz zu herkömmlichen ECM, bei denen das Back-End-ECM (= der Körper) direkt mit dem Front-End-Frame (= der Kopf) verbunden ist, agiert Headless ECM-Systeme jedoch „kopflos“ – Content aus dem Back-End-ECM wird über APIs anstelle eines separaten Heads auf Hardwaregeräten angezeigt. Ohne die Cloud wäre das gar nicht möglich. „Seit zwei Jahren haben wir praktisch keine Anfragen mehr wegen On-Premises-Implementationen bekommen“, so Holst. „Wir bahnen für unsere Kunden den Weg aus dem eigenen Rechenzentrum in die Cloud.“

Im Falle der Nationalbibliothek könne man sagen, dass sie „für ihre speziellen Anforderungen eine standardisierte Lösung gesucht und mit Optimal Systems auch gefunden hat“, sagt Holst. Exemplarisch lässt sich das am Summer Release für yuuvis Momentum von Optimal festmachen. Es enthält Features, die Software-as-a-Service-Providern die Entwicklung, Administration und den Betrieb eigener Content-Management-Lösungen vereinfachen soll. Software-Architekten, Systemintegratoren und Entwickler könnten beispielsweise zusätzlich zu den internen jetzt auch externe Textextrakte importieren, falls diese bereits durch eine andere Anwendung (ERP, CRM, etc.) bereitgestellt werden. Dadurch lassen sich selbst vom System nicht unterstützte Formate für den Volltext erschließen.

ECM oder CSP mit mehr als einer Prise KI

Weitere Features sind die Zuweisung eines App-Schemas zu einem Mandanten, neue Webhooks sowie ein Tenant Management API zur einfacheren Verwaltung von Rollen im System, die Integration Künstlicher Intelligenz (KI) in den yuuvis Client. Letzteres liegt besonders Dr. Nikola Milanovic am Herzen. Er verantwortet seit 2014 die Produktentwicklung bei Optimal und leitet federführend die Softwareentwicklung der Produktlinien enaio und yuuvis, sowie die Qualitätssicherung, Wartung und sorgt für agile Entwicklungsprozesse.

Seine Lieblingsfunktion in der yuuvis-Produktreihe ist die Erweiterbarkeit durch eine REST API. Darüber können mit smarten Web-Plugins und eigenen Microservices die Grundfunktionalitäten des Produkts erweitert und damit komplexe Content-basierte Softwareprojekte mit einem Bruchteil der Kosten und State-of-the-Art-Technologien umgesetzt werden.

KI ist heute gleichbedeutend mit Automatisierung

In der yuuvis-Produktreihe äußere sich die Künstliche Intelligenz – „ich bevorzuge eigentlich den Terminus ‚Machine Learning‘“, so Milanovic – im Client: Wenn ein Benutzer eine Datei importiert, wird ihm eine Auswahl möglicher Objekttypen – wie Rechnung, Gutschrift, Mahnung etc. – angeboten. Bei einer entsprechenden Konfiguration könne der Benutzer dabei in seiner Entscheidung unterstützt werden, indem ihm zusätzlich die Wahrscheinlichkeit der Übereinstimmung angezeigt werde. „Die Vorschläge werden vom neuen Prediction-Dienst bereitgestellt, einer Künstlichen Intelligenz“, so Milanovic. „Nach der Auswahl des Objekttyps wird eine Feedback-Information an den Prediction-Dienst geliefert. Dieser optimiert daraufhin zukünftige Vorschläge entsprechend.“

Generell werde das Dokument-Lifecycle durch die Anwendung von KI-Technologien immer automatisierter. Beispiel dafür sei die genannte automatisierte Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten. Man könne sagen, so Milanovic, „dass KI praktisch immer Automatisierung bedeutet“. Eine Erkenntnis, die sich ohne Corona viel langsamer ihren Weg gebahnt hätte.

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