Software-Lizenzierung

Die Vorteile von SAM als Managed Service

| Autor / Redakteur: Dr. Dietmar Müller / Dietmar Müller

Software Asset Management (SAM) unterliegt einem Wandel.
Software Asset Management (SAM) unterliegt einem Wandel. (Bild: gemeinfrei, kalhh / Pixabay / CC0)

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Software Asset Management (SAM) unterliegt einem Wandel. Zwar steht die Compliance weiterhin im Vordergrund: der Abgleich von Software-Nutzung mit den erworbenen Lizenzen. Daneben gewinnt aber SAM für das IT-Management an Bedeutung. Mithilfe von SAM lassen sich Prozesse verschlanken und automatisieren. Unterstützung dabei bekommen Unternehmen von externen Spezialisten, die Nutzungsrechteprüfung, Software-Erkennung und vieles mehr übernehmen.

Nach wie vor steht im Software Asset Management die kostengünstige und rechtskonforme Nutzung von Lizenzen im Fokus. Die Kernforderung nach dem Überblick bleibt: Nur so lässt sich klären, ob die Zahl der gekauften Lizenzen mit der Software übereinstimmt, die tatsächlich auf Geräten oder als Cloud-Lösung im Unternehmen läuft. Allerdings verbindet sich mit dem professionellen Lizenzmanagement heute ein weitaus höherer Anspruch. Langfristig soll SAM die Grundlage bilden, um die Software-Landschaft strategisch zu planen.

SAM muss dafür eine hohe Datenqualität liefern und Schnittstellen zur IT-Infrastruktur, zu SAM-Tools wie auch zu Managementportalen von Cloud Services schaffen und nutzen. Denn das erweiterte Ziel lautet, andere IT-Management-Prozesse besser aufzustellen und Abläufe zu automatisieren. So lassen sich aus SAM-Reports Rückschlüsse für IT Security Management, Configuration Management, Change Management, IT Service Desk und weitere IT-Bereiche ziehen.

Wichtige Vorarbeiten, konsolidieren und Kosten sparen

Was leistet SAM? Das Erfassen der Software, das Prüfen der Nutzungsrechte und der Datenqualität zählen zur Basisarbeit. Diese Aufgaben empfinden Verantwortliche in Unternehmen oft als lästig und zeitraubend. Je mehr Zeit und Qualität sie allerdings in die Vorarbeiten investieren, desto geringer sind dann die Aufwände beim Erstellen einer Lizenzbilanz.

Eine andere Möglichkeit ist, SAM als Managed Service zu buchen. Dienstleister wissen, wie und wo sie Schnittstellen einrichten müssen, um die Automatisierung von SAM-Prozessen weiter voranzutreiben. Danach laufen in den meisten Umgebungen das Erfassen und Prüfen der Daten bis zu 20 Prozent automatisiert ab.

Aufbauend auf den geprüften Nutzungsrechten lassen sich Vertragsverhandlungen mit Herstellern führen, Lizenzvertragsprüfung machen oder die Bestellung initiieren. Grundsätzlich erzeugt SAM einen Daten-Pool für die technische und die kaufmännische Bewertung. Ein SAM-Verantwortlicher kann aus diesen Daten Optimierungspotenzial ableiten. Die erzeugten Datensätze schließlich liefern ihm Aspekte für eine strategische Beratung des Einkaufs.

SAM-Verantwortliche des Unternehmens können so – aufbauend auf diesen Vorarbeiten – das Software-Inventar konsolidieren. Die geringere Produkt- und Herstellervielfalt senkt die Kosten und stärkt die eigene Verhandlungsposition, um größere Nachlässe auszuhandeln.

Gemeinsam transparente SLA erarbeiten

An die Auslagerung des SAM knüpfen Unternehmen heute die Erwartung, dass ihr Dienstleister ihnen messbare Ergebnisse liefert. Transparente Service Level Agreements (SLA) enthalten Vorgaben, was ein Provider im Managed Service erfüllen soll. Schließlich will sein Auftraggeber nachvollziehen, ob er die vertraglich vereinbarten Key Performance Indicators (KPI) tatsächlich erhält. In die SLA fließen verschiedene Leistungskennzahlen ein, die Auftraggeber und Managed Services Provider zusammen betrachten und abstimmen sollten. Gemeinsam aufgesetzte SLA bilden in der Praxis eine vernünftige Basis, auf der die externen SAM-Experten die definierte Leistung erbringen. Reports sorgen schließlich für eine Bewertung des Services.

SAM als Managed Service bringt nicht sofort die gewünschte Entlastung. In der Regel bedeutet die Übergangsphase, in der die Übergabe der Aufgaben an den Dienstleister erfolgt, sogar mehr Aufwand für den Auftraggeber. Es sollte jedoch Anspruch des Service Providers sein, seine Dienste so schnell wie möglich in den Regelbetrieb zu integrieren, so dass Rollen und Prozesse für den Anwender skalieren.

Zu den Vorteilen eines Managed Service zählt, dass er regelmäßig eine übersichtliche Lizenzbilanz liefert. Unternehmen vermeiden so Strafzahlungen, die bei Falschlizenzierungen anfallen würden. Bezieher von SAM im Managed Service erhalten in kürzester Zeit valide Ergebnisse. Unternehmen profitieren zudem von dem Know-how ihres Service Providers und einem automatisierten System, das präzise Daten erfasst und prüft. Ein Audit, etwa von Microsoft, Oracle, Symantec oder VMware, wird so zur entspannten Routine. Der Anbieter haftet auf Basis der gelieferten Daten für die Richtigkeit der Ergebnisse. Ziel von SAM as a Service ist es zudem, Beschaffungsprozesse automatisiert zu integrieren, wodurch der Lizenzstatus jederzeit in Echtzeit abrufbar ist.

Anhand von Make-or-Buy-Analysen entscheiden Unternehmen, ob ein Managed Service oder das Einarbeiten in ein eigenes Tool günstiger ist. Erfahrungswerte besagen, dass mit einem solide aufgestellten SAM die Lizenzbeschaffung bis zu 20 oder 30 Prozent weniger Kosten verursacht. Vorteil der As-a-Service-Variante: Die interne IT muss sich nicht in neue Tools und in die Lizenzbestimmungen der Hersteller einarbeiten, sondern schafft sich Freiraum, gezielter ihren Kernaufgaben nachzugehen.

Die Suche nach dem richtigen Managed-Service-Modell

Erfahrene Dienstleister wie Comparex decken die gesamte Bandbreite von SAM ab – also von der Datenerfassungs- und Datenprüfarbeit über das Ableiten von Verbesserungen aus dem Daten-Pool bis hin zur strategischen Beratung. In vielen Unternehmen verschlingt die Basistätigkeit so viel Zeit, dass SAM-Verantwortliche gar nicht über die Vorarbeit hinauskommen. Sie erreichen zwar einen rechtlich korrekten Software-Umgang, aber das Optimierungspotenzial liegt brach. Diese Unternehmen müssen sich entscheiden, welche Unterstützung ihnen am meisten bringt – SAM komplett im Managed Service oder nur das Auslagern von Teilen wie der Software-Erfassung oder der Interpretation der Daten.

Ein guter Service Provider kann die Aufgaben eines Lizenzmanagers übernehmen, aber auch die Aufbauarbeit für die nötigen Strukturen und Rollen leisten, damit SAM-Prozesse nachhaltig greifen. Mit SAM können Unternehmen heute Verbesserungen auf vielen Ebenen in der IT erzielen. Das setzt allerdings ein hohes Maß an Expertise voraus. Deshalb empfiehlt es sich für viele Unternehmen, SAM im Managed Service zu betreiben. Ein kompetenter Partner führt Unternehmen schneller zu einem rechtskonformen, effizienten und ganzheitlichen SAM.

Der Autor Patrick Amann ist Teamleiter SAM Business Continuity bei Comparex.

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