Etes Fileshare, DoubleClu Cloudsafe, XfilesPro for Salesforce Sichere Cloud-Speicher aus Deutschland – Teil 14

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Im 14. Teil unserer Reihe zu sicheren und besonders interessanten Cloud-Speichern behandeln wir wieder zwei Services aus Deutschland und einen Dienst, der durch die Integration in Salesforce interessante Möglichkeiten bietet.

Mit Etes Cloud Services und Doubleclue Cloudsafe befassen wir uns in diesem Beitrag mit zwei deutschen Cloud-Lösungen speziell für Profis. Etes bietet darüber hinaus noch Lösungen für Rechtsanwälte und Steuerberater an, bei denen der Austausch von Dokumenten besonders sicher sein muss. Da absehbar ist, dass ein neues Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA geschlossen wird, das den DSGVO-konformen Einsatz US-amerikanischer Cloud-Services ermöglicht, behandeln wir in dieser Reihe auch exemplarisch Datenspeicher von jenseits des Atlantiks. Der Cloud-Dienst XfilesPro ist ein Dienst, mit dem sich Salesforce an externe Cloud-Speicher anbinden lässt.

Etes Fileshare –Cloud-Speicher auf Basis von ownCloud

Viele deutsche Cloud-Speicherservices basieren auf Technologie von ownCloud oder Nextcloud. Das gilt auch für Etes Fileshare, einem vollständig verwalteten Speicher auf Basis von ownCloud. Die Oberfläche des Speichers und die Möglichkeiten von Fileshare entsprechen daher denen einer ownCloud-Installation. Der Zugriff auf den Speicher kann mit den Standard-Apps von ownCloud erfolgen, was die Flexibilität der Umgebung natürlich maximiert. Es stehen Apps für Windows, Linux und macOS zur Verfügung und natürlich auch für iOS/iPadOS und Android.

Die Speicherung der Daten erfolgt im eigenen Rechenzentrum. Dieses ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Die Daten werden komplett verschlüsselt übertragen. Der Speicher kann bis zu 30 Tage kostenlos genutzt werden. Danach lassen sich verschiedene Pakete buchen. Für 14 Euro/Monat gibt es 25 GB Speicherplatz für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Wer mehr Speicher braucht kann für 50 Euro/Monat auf 100 GB Speicherplatz zugreifen und für 100 Euro/Monat auf 250 GB Speicherplatz. Für 140 Euro/Monat lassen sich bis zu 1 TB Speicher nutzen.

Der Anbieter ist auf Unternehmen spezialisiert und bietet auch für KMUs interessante Funktionen aus ownCloud Enterprise. Dazu kommt die Möglichkeit auch Collabora Online anzubinden. Das geht aber nicht nur beim KMU-Paket, sondern auch bei Etes Fileshare. Dadurch lassen sich online Dokumente auf Basis von Excel, Word oder PowerPoint nutzen. Mit der Einbindung von ownCloud Enterprise können KMU über Etes auch eine private Cloud aufbauen. Das Basispaket dazu kostet 300 Euro/Jahr, zusätzliche Benutzer lassen sich ab etwa 50 Euro/Jahr anbinden. Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass sich dadurch engere Anbindungen an Kunden und Lieferanten umsetzen lassen. Die Digitalisierung der Storagefunktionen im Unternehmen, lassen sich DSGVO-konform umsetzen. Dazu kommt ein Malware-Schutz und eine Integration in Active Directory. Auch Firewalls und Zugriffsregel können in der KMU-Edition umgesetzt werden. Der Support ist deutschsprachig.

Etes Mandantencloud – Die Cloud für Kanzleien

Etes bietet verschiedene Cloud-Services an, die dafür optimiert sind, sehr sichere Umgebungen für Rechtsanwälte und Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Die Etes Mandantencloud kann parallel zur Branchensoftware für Steuerberater und Rechtsanwälte zum Einsatz kommen. Vor allem das Speichern von Dokumenten und das Teilen der Dateien mit Mandanten ist dadurch einfach, aber gleichzeitig auch sehr sicher. Der Zugriff ist über eine Weboberfläche möglich, lässt sich aber auch in den Desktop integrieren. Somit können Mandanten beispielsweise schnell und einfach per Browser auf ihre Dokumente zugreifen, während die Mitarbeiter in den Kanzleien mit der Desktopintegration arbeiten.

In der Cloud lassen sich auch Gastkonten für Mandanten einrichten. Dadurch ist der Zugriff von Mandanten auf ihre Dokumente noch einfacher. Ist kein Gastkonto erwünscht, können Rechtsanwälte und Steuerberater die Dateien stattdessen mit einem Link freigeben. Es ist aber auch der umgekehrte Weg des Dokumentenaustauschs möglich. Mandanten können sicher Daten an Rechtsanwälte oder Steuerberater übertragen. Geht im Mandantenordner ein Dokument ein, kann eine Benachrichtigungsmail verschickt werden.

Die Rechenzentren sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Das Unternehmen betreibt seine Server in Stuttgart, die Einhaltung der DSGVO ist daher kein Problem. Der komplette Datenverkehr in der Cloud läuft verschlüsselt ab. Basis ist ownCloud. Auf Anforderung lassen sich auch einzelne Verzeichnisse oder Dateien verschlüsselt speichern. Standardmäßig sind 100 GB Speicherplatz verfügbar sowie fünf Benutzerkonten, die auf die Daten in der Cloud zugreifen können. Der Preis dafür liegt bei 75 Euro/Monat. Das Datentransfervolumen ist nicht begrenzt und die Daten werden täglich gesichert.

Zu den Sicherheitsfunktionen gehört ein Logging, um jederzeit genau nachvollziehen zu können, wer auf die Plattform, Ordner und Dateien zugegriffen oder wer Dokumente in der Cloud gespeichert hat. Auch eine Versionierung ist enthalten, sodass ältere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden können. Ebenfalls beinhaltet ist Ransomware-Schutz. Dazu kommt eine Firewall für Dateien, über die festgelegt werden kann, wer auf Dokumente zugreifen und wer Dokumente bearbeiten darf.

DoubleClu Cloudsafe – Mit MFA und Verschlüsselung

Bei DoubleClu Cloudsafe handelt es sich um einen Cloud-Speicherservice für professionelle Anwender, der die Datenverschlüsselung mit AES 256 Bit unterstützt. Das Unternehmen mit Sitz in Neustadt a.d. Aisch stellt mit Cloudsafe verschiedene Sicherheitsoptionen zur Verfügung, die bei anderen Anbietern nicht standardmäßig dabei sind. Dazu gehört zum Beispiel das individuelle Verschlüsseln von einzelnen Dateien mit einem Kennwort. Bei der Anmeldung unterstützt der Dienst auch Multifaktorauthentifizierung (MFA). Zu dem Dienst gehören auch die Standardfunktionen zum Teilen von Dokumenten im Team.

DoubleClu Cloudsafe ist vor allem für Unternehmen und Organisationen interessant, die besonders hohen Wert auf Sicherheit legen. Daher kommt der Cloud-Speicher auch in den meisten Fällen zusammen mit anderen Diensten des Anbieters zum Einsatz. Zu den verfügbaren Produkten gehören zum Beispiel Identity- und Access-Management oder eine Kennwortverwaltung mit KeePass-Anbindung. Alle Funktionen sind in Apps zusammengefasst, die auch auf Smartphones und Tablets eingesetzt werden können.

Durch die Sicherheitsfunktionen der DoubleClue-App und der Unterstützung von KeePass lassen sich SSO-Szenarien mit DoubleClu umsetzen. Anwender melden sich einmal sicher an der App an und können den Speicherservice genauso sicher nutzen, wie andere an der App angebundene Dienste. Die Rechenzentren und alle Dienste sind nach ISO 27001 zertifiziert. Natürlich sind die einzelnen Services auch DSAGVO-konform.

Wenn eine Anmeldung in der Cloud notwendig ist, kann die Doubleclu-App auf dem Smartphone auf die Authentifizierungsfunktionen und -Technologien des Smartphones zugreifen. Dadurch ersparen sich Anwender Authentifizierungen per Kennwort oder QR-Code. Hier unterstützt Doubleclu FaceID und Fingerabdruckerkennung. Dazu kommt die Multifaktor-Authentifizierung des Dienstes. Auch Apps für Smartphones sind verfügbar. Die Authentifizierung der Benutzer ist zudem mit biometrischen Funktionen möglich.

XfilesPro for Salesforce – Sichere Datenablage für Dokumente in Salesforce

Mit Xfiles Pro for Salesforce lassen sich verschiedene Cloud-Speicher an Salesforce anbinden. Es handelt sich also eher um einen Dienst, mit dem sich andere Cloud-Services an Salesforce anbinden lassen. Dadurch können Anwender nahezu unbegrenzt Daten in Salesforce speichern. Die Dokumente liegen dabei sicher im externen Cloud-Speicher und werden mit XfilesPro nur verknüpft. Bei Interesse kann die Anbindung bis zu 15 Tage kostenlos getestet werden. XfilesPro wird pro Benutzer lizenziert. Die Preise dafür liegen bei etwa 1 US-Dollar pro Monat.

Salesforce ist der Marktführer bei CRM-Software und daher bei sehr vielen Unternehmen im Einsatz. Das Problem an Salesforce ist das sichere Speichern von Dokumenten. Unternehmen, die eine langfristige Speicherlösung für Salesforce suchen, legen häufig die Daten in externen Speichern ab, zum Beispiel auch Microsoft SharePoint oder auch SharePoint Online und OneDrive for Business in Microsoft 365. Auch AWS S3, Dropbox, Google Drive und viele andere kommen zum Einsatz, wenn Dokumente mit Kundenbezug gespeichert werden sollen. Das bringt Salesforce hohe Flexibilität und stellt gleichzeitig sicher, dass die Daten sicher gespeichert sind.

Zum Serviceumfang gehören Möglichkeiten, eine Verzeichnisstruktur im externen Speicher anzulegen, der von XfilesPro genutzt wird; außerdem Dateifreigaben über SMB, SFTP und andere Netzlaufwerke. Anwender können in Salesforce Dokumente hochladen, die auf den angebundenen Speichern abgelegt und auf Anforderung auch on-premises gespeichert werden können. Xfiles Pro kann E-Mails verarbeiten, sodass Anwender auch E-Mails mit Dateianhängen an Salesforce schreiben können. Die Dateianhänge speichert Salesforce im Anschluss auf dem Datenspeicher, der über XfilesPro an Salesforce angebunden ist.

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