Standardisierte Software-Verteilung von Cluebiz Regionale Partnerschaft für Ricolas globales Geschäft

Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Outsourcing, Standardisierung, intelligente Automatisierung und wo möglich Lösungen aus der Cloud, das ist das Erfolgsrezept des IT-Infrastruktur-Teams bei Ricola. Beim Thema Software-Verteilung setzen die Schweizer auf die Lösung des benachbarten Herstellers Cluebiz aus Basel.

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Die vor allem für ihre Halsbonbons bekannte Ricola AG vertreibt ihre Produkte aus weltweit zehn Niederlassungen in mehr als 50 Länder.
Die vor allem für ihre Halsbonbons bekannte Ricola AG vertreibt ihre Produkte aus weltweit zehn Niederlassungen in mehr als 50 Länder.
(Bild: Ricola AG)

Ricola, die Kräuterzucker der gleichnamigen Confiserie, hergestellt aus 1.400 Tonnen frischen Kräutern, die mehr als 100 Schweizer Bergbauern jährlich zuliefern, sind weltweit bekannt und beliebt. Für den globalen Erfolg sorgen Mitarbeitende weltweit verteilt. Die internationale Aufstellung mit eigenen Geschäftsstellen ist eine wichtige Säule des Erfolgs. Denn das Unternehmen exportiert etwa 90 Prozent seiner Produkte.

„Wir können nicht alles selber machen“, sagt Christian Jud, Teamleiter Infrastruktur bei Ricola. Der IT-Manager spielt dabei auf das internationale Geschäft an, das er mit seinem vierköpfigen Team aus der Zentrale in Laufen im Kanton Basel-Landschaft steuert. Denn keine der Niederlassungen – die größte mit rund 40 Mitarbeitenden liegt im US-amerikanischen Parsippany im Bundesstaat New Jersey vor den Toren New Yorks – verfügt über eine eigene IT-Abteilung.

Effiziente Prozesse für eine verteilte Organisation

Die IT sitzt mit zwölf Mitarbeitenden zentral in Laufen. Neben Juds Infrastrukturteam gibt es auch eine eigene SAP-Truppe, die sich um den Betrieb des ERP-Systems kümmert. 2019 hat Ricola erfolgreich auf SAP S/4HANA umgestellt.

Die Versorgung der Niederlassungen aber auch der rund 400 Kolleginnen und Kollegen in Produktion und Verwaltung in Laufen und der Schweiz stellt Christian Jud und sein Team durchaus vor Herausforderungen. Eine ist der Software-Betrieb an den Arbeitsplätzen. Neue Mitarbeitende brauchen zum Dienstantritt einen funktionierenden Arbeitsplatz mit Hard- und Software. Alle Clients müssen sicher sein und stets auf dem aktuellsten Stand gehalten werden und das in einer international verteilten Organisation mit insgesamt 500 Mitarbeitenden.

„Ohne Standardisierung und Automatisierung wäre das nicht zu leisten“, sagt Christian Jud. Den Anfang machte die Client-Standardisierung: Ricola bietet Desktops und Notebooks der Marke HP an. Dabei können Mitarbeitende zwischen drei verfügbaren Modellen wählen. Und auch die Software ist standardisiert und „Standardisierung fängt mit identischen Versionen an.“

„Wir paketieren ab fünf Anwendern“

Diese bezieht Ricola aus dem Cluebiz Package Shop. Zwischen 50 und 60 Pakete stehen im Shop bereit, fünf bis sechs individuelle Pakete – etwa SAP oder Office – steuert Juds Team bei. Für die unterschiedlichen Benutzergruppen sind Profile für die Standardinstallation hinterlegt. Bereits wenn fünf Anwender eine Software benötigen arbeitet Ricola mit standardisierten Paketen und installiert nicht mehr von Hand.

Früher, als man die Rechner noch von Hand installierte, dauerte eine Installation einen halben Tag. Gab es Probleme, konnte daraus auch ein ganzer Tag werden. „Weil die Fehlerquote sehr hoch war, haben wir schon früh auf standardisierte Pakete und eine Softwareverteil-Lösung gesetzt.“ Heute erledigt Cluebiz Deliveries die Erst-Installation, Update und Patches vollautomatisch an allen Ricola Arbeitsplätzen weltweit. Um Geräte aufzusetzen benötigt man heute noch einen USB-Stick, um den Client für die Neuinstallation zu booten. Der ist bald überflüssig, weil die Installation dann über die Cloud und Autopilot erfolgt.

Einfache Lösungen auch für nicht IT-affine Kollegen

„Alles geht total einfach und ohne Schulungen. Mit der Software-Installation kommen auch die nicht sonderlich IT-affinen Kolleginnen und Kollegen in den Niederlassungen klar. Man braucht nur eine Internet-Verbindung“, schwärmt Christian Jud. Denn ist ein Softwarepaket erst auf einem Rechner angekommen, verteilt es Cluebiz Deliveries automatisch an alle anderen angeschlossenen Clients über eine Peer-to-Peer-Verbindung. „Das ist ein Riesenfortschritt. Denn früher hat die Verteilung der Installations-Pakete über VPN das ganze Netzwerk dicht gemacht.“

Wichtig ist es, die Verteilung genau zu planen. Dafür sind in Deliveries Hard- und Softwareprofile hinterlegt. „Über die Profile ist die Standardisierung bereits ins System eingebaut. Das Design von Deliveries unterstützt unsere Kunden bei der Standardisierung“, erläutert Adrian Huber, Geschäftsführer und Entwicklungsleiter von Cluebiz. Und Christian Jud ergänzt: „Cluebiz unterstützt uns auch konzeptionell mit Best Practices, Tipps und Tricks.“ Sind die Profile geplant, läuft die Verteilung mit einem Klick.

In Deliveries kann die IT die Installationsreihenfolge festlegen. Das ist gerade bei komplexen Installationen wichtig, bei der die wechselseitige Abhängigkeit von installierter Software und Treibern häufig für Probleme sorgt. Die Installation läuft dann automatisiert inklusive Reboots durch.

Mit dem Partner auf Augenhöhe arbeiten

Weil das Team zwar schlagkräftig, aber „so klein ist, ist es besonders wichtig, dass wir mit unseren Partnern gut zusammenarbeiten“, betont Jud. Er ist offen für Outsourcing und sucht nach kompetenten Partnern, an die er Aufgaben delegieren kann. Besonders wichtig ist es, mit den Partnern auf Augenhöhe zu arbeiten. Daher nimmt Jud seine Partner im Vorfeld sehr genau unter die Lupe. Mehr als drei Monate habe Ricola mit Cluebiz gesprochen und die Lösung und die Paketübernahme getestet, erinnert sich Adrian Huber. Selbst einen Besuch bei einem Referenzkunden habe es gegeben, ergänzt Jud. Schließlich sei man handelseinig geworden.

Tatsächlich hatte Ricola vor Cluebiz die Deployment-Lösung eines namhaften Wettbewerbers im Einsatz. Allerdings sei diese zu komplex, zu aufwändig in der Bedienung und letztlich auch zu teuer gewesen. Allein für kostenpflichtige Updates und Wartung sei ein Techniker des Herstellers zweimal im Jahr für fünf Tage in Laufen gewesen.

Das funktioniert bei der cloud-basierten Cluebiz-Lösung vollautomatisch im Hintergrund, ohne dass der Kunde es bemerkt oder extra Kosten anfallen. Aber das sei nur ein Vorteil. „Weniger Schulungsaufwand, günstiger in der Lizenz und im Betrieb“, bringt es Christian Jud auf den Punkt.

Die Zukunft einer Schweizer Partnerschaft

Gerade plant der Teamleiter eine größere Migration. In den nächsten Wochen wird sein Team 300 Clients neu aufsetzen, die auf denen noch ein alter Build von Windows 10 läuft. Auch hier spielt Deliveries seine Stärken aus: „Mit dem alten System konnten wir maximal fünf Systeme gleichzeitig aufsetzen, mit Cluebiz unbeschränkt viele.“

In den vergangenen Jahren haben Ricola und Cluebiz ihre Zusammenarbeit ausgebaut: Inzwischen erledigt Deliveries auch das Windows-Patching. Und auch die Software-Inventarisierung basiert auf Listen der installierten Software. Mit Cluebiz kann sich Jud auf dem kleinen Dienstweg abstimmen. Denn der Hersteller hat im nur wenige Kilometer entfernten Basel seine Zentrale. „Da ist immer ein Supporter in der Nähe“, erklärt Christian Jud erst augenzwinkernd und erklärt dann: „Wir schauen schon, dass wir regionale Partner finden. Das hat auch mit unserer Marke zu tun: Wir sind eine Schweizer Firma und produzieren in der Schweiz. Wenn die Möglichkeit besteht, etwas aus der Schweiz zu beziehen, dann ist uns das lieber.“

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