Teamwork aus dem Homeoffice Modernes Intranet als zentraler Hub für digitale Zusammenarbeit

Autor / Redakteur: Martin Seibert* / Elke Witmer-Goßner

Die Digitalisierung von Kommunikationswegen allein macht noch keine gute Zusammenarbeit aus dem Homeoffice. Meist braucht es für New Work auch neue organisatorische Strukturen. Bei der Umsetzung hilft ein Social Intranet, das neben Zusammenarbeit auch persönliche Vernetzung und Engagement unterstützt.

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Die eigene Arbeit organisieren, mit den anderen Kollegen kommunizieren oder Aufgaben verteilen – ein Social Intranet bringt alle Mitarbeiter vor Ort oder im Homeoffice zusammen.
Die eigene Arbeit organisieren, mit den anderen Kollegen kommunizieren oder Aufgaben verteilen – ein Social Intranet bringt alle Mitarbeiter vor Ort oder im Homeoffice zusammen.
(Bild: © Shinonome Production - stock.adobe.com)

Zu viele Videokonferenzen, die ermüden. Endlose E-Mail-Diskussionen, aus denen am Ende ein unübersichtliches Beitragschaos wird. Nicht relevante E-Mail-Nachrichten, die das Postfach verstopfen. Zeitraubende Suche nach Informationen, wenn die Kollegen mal nicht in der Nähe sind. Viele Mitarbeiter, viele Unternehmen haben diese Erfahrung gemacht, nachdem sie ihre Kommunikation digitalisiert und Arbeitsplätze auf Homeoffice umgestellt haben – sei es, um New-Work-Konzepte umzusetzen oder um kurzfristig auf die Corona-Pandemie zu reagieren.

Diese Erfahrungen zeigen, dass eine Digitalisierung bestehender Kommunikationskanäle allein nicht ausreicht, wenn es darum geht, Mitarbeitern eine optimal unterstützende Umgebung für ihren Job und die Zusammenarbeit miteinander bereitzustellen. Es braucht darüber hinaus in den meisten Fällen auch eine Modernisierung unternehmensinterner Strukturen für Kollaboration, die Führung, Selbstorganisation, Eigenverantwortlichkeit und Teamwork betreffen, sowie ein Update der IT-Umgebung der Mitarbeitenden.

Es gilt, für das eigene Unternehmen moderne Strukturen für Zusammenarbeit aufzubauen, die jeden einzelnen an seinem Digital Workplace ebenso optimal unterstützen wie die Zusammenarbeit im Team und in der gesamten Organisation – und zwar so, dass eingesetzte technische Tools weniger Zeit rauben und ermüden, sondern gern genutzt werden, weil sie eine effiziente Erledigung der Arbeit auch miteinander erlauben. Für ersteres können Unternehmen beispielsweise agile Vorgehensmodelle wie Scrum und Kanban nutzen. Für die systematische und mitarbeiterfreundliche Ausgestaltung von Digital Workplaces kann ein modernes Social Intranet dienen.

Personalisierte Digital Workplaces

Ein modernes Social-Intranet-System erlaubt es Unternehmen, seinen Mitarbeitern einen maßgeschneiderten digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der im Büro, aus dem Homeoffice oder mobil von unterwegs gleichermaßen genutzt werden kann. Es kann Tool-Landschaften verknüpfen und als integrativer Motor für Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen wirken.

Damit ein Social Intranet zum maßgeschneiderten Digital Workplace für eine gleichermaßen motivierte wie effiziente Zusammenarbeit wird, braucht es erfahrungsgemäß persönliche Relevanz für jeden Mitarbeitenden inklusive sozialer Features, außerdem Funktionen für multidimensionale Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement sowie auf technischer Ebene eine hohe Integrationsfähigkeit für bestehende Business-Anwendungen, Tools und Apps.

Persönliche Relevanz und soziale Features

Ein modernes Social Intranet bringt ähnliche Kommunikationsstrukturen mit, die viele Menschen bereits aus den großen Social-Media-Netzwerken kennen, und nutzt sie für den unternehmensinternen Einsatz: So ermöglichen gute Intranet-Lösungen es, News zielgruppenspezifisch zu kommunizieren – beispielsweise nach Aufgabengebieten, Abteilung oder Standorten, damit jeder Beteiligte einfach über relevante Dinge informiert werden kann, ohne anderen Kollegen unnötig das Postfach zu füllen. Darüber hinaus bieten moderne Intranets Mitarbeitenden die Option, aktiv weitere Informationskanäle zu abonnieren, die persönlich von Interesse sind.

Mitarbeitende können Profile für sich anlegen und in Status-Updates über ihre eigene Arbeit kommunizieren. Sie können Community-Gruppen – zum Beispiel für die Zusammenarbeit in einem Projekt, die Organisation eines Betriebsfestes oder für einen Firmen-Lauftreff – bilden. So entstehen im Unternehmen mit der Zeit multidimensionale Kommunikationsstrukturen, die nicht nur die persönliche Vernetzung und die teamübergreifende Identifikation fördern, was gerade bei viel Arbeit im Homeoffice zu Pandemiezeiten und auch sonst besonders wichtig ist, sondern auch Spaß machen.

Kollaborative Kommunikation & Wikis als Content-Hub

Ein leistungsfähiges Social Intranet trägt aber nicht nur zur Kommunikation und Vernetzung von Mitarbeitenden bei, sondern unterstützt vor allem auch die kollaborative Arbeit an gemeinsamen Projekten und Inhalten. Hierfür braucht es ein Unternehmens-Wiki, das als ausgereifte native Wiki-Funktion des Social-Intranet-Systems oder als gute Integration einer externen Wiki-Lösung bereitgestellt werden kann. Engagierte Diskussionen und der Austausch von Ideen zu Projekten und Content lassen in einer modernen Intranet-Lösung durch Kommentarfunktionen, interne Blogs oder auch Microblogging-Features ergänzend umsetzen.

Ein integriertes Unternehmens-Wiki macht das Social Intranet zum Content-Zentrum der gesamten Organisation und bringt dabei zahlreiche Vorteile mit: Zentralisierung von Informationen, Auflösung von Wissensinseln, regelmäßigere Updates von Inhalten, umfangreichere Dokumentationen, eine bessere Auffindbarkeit von Informationen. Ein systematisch aufgebautes und genutztes Wiki, das allen zur Verfügung steht, kann eine Vielzahl interner E-Mail-Nachrichten und Meetings überflüssig machen.

Zentraler Hub für maßgeschneiderte Digital Workplaces

Damit ein Social Intranet der zentrale Anlaufpunkt für Mitarbeitende im Unternehmen wird, sollte es auch den Zugriff auf die benötigten Business-Anwendungen, Tools oder Apps des Tagesgeschäfts bereitstellen. Ein Intranet muss dabei keinesfalls alle erdenklichen Tools und Funktionen nativ anbieten, auch wenn manche Anbieter das versuchen. Für Gruppenchats, Videomeetings, Aufgabenmanagement, Office und die vielen anderen Anwendungsgebiete im Unternehmen sind exzellente dedizierte Lösungen verfügbar.

Wichtig ist die Integration: Moderne, ausgereifte Social-Intranet-Systeme mit breiten, gut aufgestellten Entwickler-Ökosystemen bieten Plugins für erweiterte Use Cases und Konnektoren, um Drittlösungen anzubinden, Daten aus externen Quellen zu integrieren und Tools aus dem Intranet heraus verfügbar zu machen. Im Optimalfall gibt es sogar eine API, die es gestattet, individuelle Integrationen zu entwickeln, um eigene Legacy-Systeme anzubinden.

Social-Intranet-Systeme mit solchen Integrationskonzepten und Ökosystemen verschaffen IT-Verantwortlichen größtmögliche Flexibilität für die Einbindung bestehender Systeme und Services und sorgen auch für beste Optionen für Erweiterungen in der Zukunft.

Cloud-Abo, Private Cloud oder selbst gehostet?

Social-Intranet-Lösungen sind aktuell in verschiedenen Nutzungsmodellen verfügbar: Manche gibt es nur als Abo in der Cloud. Sie haben nicht selten den kurzfristigen Charme, dass man meist mit mehr oder weniger kleinen Anpassungen schnell loslegen und die verfügbaren Funktionen im Unternehmen nutzen kann. Häufig ist aber ihre Integrationsfähigkeit nicht sehr hoch, so dass sie schließlich doch als isolierte Kommunikationsanwendung enden und nicht wirklich als zentraler Hub und Digital Workplaces im Unternehmen fungieren können.

Bei der Frage, ob Unternehmen ihr Social Intranet als reines Cloud-Abo beziehen, es in einer privaten Cloud betreiben oder es auf eigener Hardware im eigenen Rechenzentrum installieren wollen, sind neben der Integrierbarkeit auch Anforderungen im Hinblick auf die gewünschte Datensicherheit und die eigenen Kapazitäten in der IT-Administration zu betrachten. Unternehmen, die über knappe Admin-Ressourcen verfügen, werden sich sicherlich eher mit cloud-basierten Social-Intranet-Lösungen beschäftigen.

Unternehmen mit hohem Anspruch an Datensicherheit, Datenschutz und Geheimniswahrung werden eher eigene Hardware-Infrastruktur und Personalressourcen aufbauen, um ihre Anforderungen selbst sicherstellen zu können. Wer dieses Betriebsmodell bevorzugt, sollte eine Social-Intranet-Lösung wählen, die einen geclusterten Betrieb mit mehreren Knoten erlaubt. Diese Architektur hat den Vorteil, dass Ausfallsicherheit gewährleistet ist, dass sich Performance-Probleme schnell ausgleichen lassen und dass der Skalierung durch das Hinzuschalten weiterer Knoten keine Grenzen gesetzt sind.

Noch ein Tipp zum Schluss

Sicher, es ist wichtig, ein gutes Anforderungsprofil zu erstellen, wenn es darum geht, die passende Social-Intranet-Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Statt sich aber am Ende mit ellenlangen Feature-Checklisten zu verzetteln, empfiehlt sich der Einsatz von Testsystemen. Wer mit einem neuen System arbeitet und die speziellen Anwendungsfälle des Unternehmens und seiner Teams umzusetzen versucht, dem zeigt sich meist schnell, ob es passt – und die Chancen auf eine gute Entscheidung steigen.

Martin Seibert, Seibert Media GmbH.
Martin Seibert, Seibert Media GmbH.
(Bild: Seibert Media)

* Der Autor Martin Seibert ist Geschäftsführer des Softwareunternehmens Seibert Media GmbH, das er als 17-Jähriger gründete. Seine Begeisterung für Technologie teilt er seit vielen Jahren in YouTube-Videos und zuletzt auch als Autor des Buches „Das Social Intranet“. Dieses kann als Print-Ausgabe oder e-Paper kostenfrei angefordert werden.

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