Definition: Digital Workplace

Was ist ein Digital Workplace?

| Autor / Redakteur: Stefan Luber / Florian Karlstetter

Arbeitsplatz der Zukunft: der Digital Workplace ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation.
Arbeitsplatz der Zukunft: der Digital Workplace ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation. (Bild: gemeinfrei (geralt / pixabay) / CC0)

Beim Digital Workplace handelt es sich um eine zentrale Arbeitsplattform, die vollständig digitalisiert und mobil zugänglich ist. Sie stellt über eine einzige Oberfläche alle für die Arbeit benötigten Funktionen oder Anwendungen zur Verfügung und ermöglicht eine übergreifende Zusammenarbeit.

Eine wesentliche Rolle bei der digitalen Transformation spielt die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Der so genannte Digital Workplace (digitale Arbeitsplatz) ist das Ergebnis der digitalen Transformation in diesem Bereich. Durch die Bereitstellung einer zentralen Arbeitsplattform sollen die vernetzte Zusammenarbeit und effiziente Arbeitsweisen im Unternehmen gefördert werden.

Der Digital Workplace stellt Anwendungen, Informationen und Services bereit, die auch ortsungebunden über mobile Zugänge erreichbar sind. Die zentrale Plattform kann als eine Weiterentwicklung des Intranets betrachtet werden, die den Informationsaustausch und die kollaborative Zusammenarbeit fördert. Im Digital Workplace sind die verschiedenen Unternehmensanwendungen wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) integriert. Zudem stehen Unified Messaging-Services zur Verfügung. Damit der Digital Workplace seine Möglichkeiten voll ausschöpfen kann, sind zusätzlich Rahmenbedingungen rund um die digitale Plattform zu schaffen, die beispielsweise die Arbeitszeitmodelle und die Unternehmenskultur betreffen.

Die Vorteile des Digital Workplace

Durch die Einführung eines voll digitalisierten Arbeitsplatzes und einer zentralisierten, mobil zugänglichen einheitlichen Plattform ergeben sich eine ganze Reihe Vorteile. Der Digital Workplace führt zu mehr Flexibilität und Agilität im Unternehmen und verbessert den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Bereichen. Gleichzeitig kann er dazu beitragen, dass Mitarbeiter mit höherer Zufriedenheit und mehr Engagement tätig sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Mitarbeiter sich wesentlich leichter mit den Unternehmensprozessen vertraut machen können und einen einfacheren Zugang zu den für ihre Arbeit benötigten Informationen erhalten. Zusammengefasst sind die Vorteile des Digital Workplace folgende:

  • einfacherer Zugang zu den für die Arbeit benötigten Informationen
  • schnellerer Informationsaustausch zwischen den Beteiligten
  • bessere Verfügbarkeit der Unternehmensprozesse
  • Erleichterung des mobilen, ortsunabhängigen Arbeitens
  • Abschaffung von Insellösungen durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform
  • effizientere Prozesse und Workflows
  • Digitalisierung aller wichtigen Daten und Arbeitsprozesse
  • vereinfachtes Wissensmanagement
  • zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter

Die wesentlichen Bestandteile und Funktionen des Digital Workplace

Der Digital Workplace muss folgende Bestandteile integrieren, damit er für eine vollständige Digitalisierung des Arbeitsplatzes im Sinne der digitalen Transformation sorgen kann:

  • Mobilität und Flexibilität
  • zentrale Bereitstellung
  • Digitalisierung aller Daten und Prozesse
  • Integration der Daten
  • einheitliche Oberflächen
  • Integration der Workflows
  • Möglichkeiten zur Individualisierung
  • vernetzte Zusammenarbeit (Social Collaboration)
  • Integration von Unified Communication-Services

Eine zentrale Forderung an den Digital Workplace sind zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten auf alle benötigten Anwendungen und Daten. Der digitalisierte Arbeitsplatz soll das flexible, mobile Arbeiten ermöglichen, unabhängig davon, ob sich der Mitarbeiter im Büro, im Home-Office, beim Kunden oder auf Geschäftsreise aufhält. Zusätzlich ist der Zugang mit vielen verschiedene Geräten wie dem PC, Laptop, Smartphone oder Tablet zu ermöglichen. Oft stellt die mobile Nutzung beim Digital Workplace den vorherrschenden Modus der Arbeit dar. Der digitale Arbeitsplatz soll daher mit voller Leistungsfähigkeit auch von Mobilgeräten aus nutzbar sein.

Eine Grundvoraussetzung für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes stellt die Datenintegration dar. Der Digital Workplace ist gleichzeitig zentrale Arbeitsplattform und Informationsplattform. Hierfür sind die Daten der verschiedenen im Unternehmen vorhandenen Systeme wie Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) zu integrieren. Auf der Benutzeroberfläche des Digital Workplace finden die Mitarbeiter alle Funktionen und Informationsmöglichkeiten an zentraler Stelle. So sind auch die Informationen der Warenwirtschaftssysteme über die Web-Oberfläche abrufbar.

Durch die einheitliche Benutzeroberfläche und die dort für die Arbeit verfügbaren Anwendungen und Informationen lässt sich die Komplexität heutiger Systeme wesentlich verringern. Konnektoren und Schnittstellen sorgen dafür, dass sich heterogene Systeme problemlos an die einheitliche Oberfläche anbinden lassen. Eine übersichtliche Struktur des digitalen Arbeitsplatzes beschleunigt die Arbeit und führt zu effizienteren Prozessen. Hierfür ist es notwendig, dass alle benötigten Workflows klar definiert sind und direkt aus dem Dashboard der Mitarbeiter erledigt werden können. Optimierte Freigabeprozesse und automatische Erinnerungsfunktionen für einzelne Arbeitsschritte sind Bestandteil der digitalisierten Workflows. Die Workflows umfassen zum Beispiel die Bearbeitung von Reisekosten- und Urlaubsanträgen oder komplette Abläufe des Projektmanagements.

Um personalisierte Arbeitsplätze zu schaffen, die einzelnen Mitarbeitern genau die von Ihnen benötigten Anwendungen und Informationen bereitstellen, ist es wichtig, dass sich der Digital Workplace individuell gestalten lässt. Dazu gehören persönliche Dashboards, auf denen sich der Mitarbeiter schnell zurechtfindet, und ein rollenbasiertes Rechtemanagement mit individuellen Lese- und Schreibberechtigungen.

Social Collaboration

Ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Digital Workplace ist Social Collaboration. Der digitale Arbeitsplatz vereinfacht den Informationsaustausch, indem er Social Media-Elemente integriert. Es handelt sich dabei um speziell für die Arbeit im Unternehmen optimierte soziale Netzwerkfunktionen, mit denen sich die Zusammenarbeit in Teams und Projekten organisieren und erleichtern lässt. Es stehen virtuelle Arbeitsräume und -oberflächen für verschiedene Gruppen zur Verfügung, auf denen eine einfache Zusammenarbeit und ein schneller Informationsaustausch ermöglicht wird. Dokumente und Daten können geteilt und gleichzeitig gemeinsam bearbeitet werden. Selbst Kunden oder Geschäftspartner lassen sich integrieren. Es entsteht ein effizienter Wissensaustausch sowohl im Unternehmen als auch mit externen Partnern.

Komplettiert werden die Funktionen des Digital Workplace durch Unified Communication-Services. Alle Kontaktinformationen von Kollegen, Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern sind direkt verfügbar. Über diese Informationen können Mitarbeiter direkt aus der Oberfläche des digitalen Arbeitsplatzes per Sprache, Bild oder Text in Kontakt treten. Unterstützt werden Kommunikationsmöglichkeiten wie Telefonieren, Videokonferenz, Chat, Screensharing und viele weitere.

Wichtige begleitende Faktoren des Digital Workplace

Der Digital Workplace kann seine volle Leistungsfähigkeit nur entfalten, wenn bestimmte begleitende Rahmenbedingungen erfüllt sind. Je nach Digitalisierungsstand des Unternehmens kann dies einen kompletten Wandel in der Unternehmenskultur bedingen. Neben dem Einsatz der Software für den Digital Workplace sind Social Business-Aktivitäten, mobile Arbeitsweisen, flexible Arbeitszeitmodelle und moderne Bürokonzepte zu unterstützen. Dazu zählt beispielsweise die Bereitstellung von Home-Office-Arbeitsplätzen und mobilen Endgeräten.

Prinzipiell gestattet der Digital Workplace auch die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes im Unternehmen. Konzepte, bei denen Mitarbeiter keinen festen Büroarbeitsplatz mehr besitzen, sondern diesen bei Bedarf individuell bereitgestellt bekommen, werden denkbar. Damit der Digital Workplace tatsächlich zu effizienterem Arbeiten beitragen kann, ist es aber auch erforderlich, dass Mitarbeiter den begleitenden Umständen aufgeschlossen gegenüber stehen. Zudem müssen Sie über ausreichende digitale Kompetenzen verfügen, um die Möglichkeiten des digitalen Arbeitens voll auszuschöpfen.

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