Individuelle Geschäftsprozesse in der Cloud abbilden

ERP aus der Wolke – wie kann das funktionieren?

| Autor / Redakteur: Michael Bzdega * / Florian Karlstetter

Das Hosting eines ERP-Systems in der Cloud als interessante Alternative zu klassischen Bereitstellungsmodellen.
Das Hosting eines ERP-Systems in der Cloud als interessante Alternative zu klassischen Bereitstellungsmodellen. (Bild: © sk_design - Fotolia.com)

In Zeiten knapper IT-Ressourcen denken Unternehmen auch beim Thema ERP immer häufiger über eine Cloud-Lösung nach. Wobei es „die“ Cloud-Lösung gar nicht gibt: Denn zum einen stehen verschiedene Bezugsmodelle zur Wahl. Zum anderen gilt es, die Lösung an die eigenen Geschäftsprozesse individuell anzupassen. Das Beispiel des Anlagenbauers und Dienstleisters EMDION zeigt, wo die Stärken von ERP aus der Cloud liegen.

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine der IT-Domänen, in denen sich die Informationsverarbeitung in der Cloud erst seit kurzem anfängt durchzusetzen. Das liegt vor allem an der Komplexität der einzelnen Anwendungen in den Unternehmen. In der Vergangenheit waren Cloud-Lösungen nicht flexibel genug, um sie an die unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse anzupassen. Mit dem Aufkommen moderner ERP-Angebote aus der deutschen Business Cloud ist diese Hürde ausgeräumt. Und so entlasten immer mehr Unternehmen ihre knappen IT-Ressourcen, indem sie Hosting, Wartung und Support des ERP-Systems einem Provider übertragen.

Auch die norddeutsche EMDION GmbH setzt auf die Cloud: „Die Technologie verändert sich so schnell. Innerhalb von drei Jahren ist die Serverlandschaft komplett veraltet. Für kleine Unternehmen wird es da immer schwieriger, Schritt zu halten, alles zu aktualisieren und zu warten. Mit einer ERP Business Cloud sind wir immer auf dem aktuellen Stand der Technik“, erklärt Wilfried van Schwartzenberg, Geschäftsführer bei EMDION, einem Systemintegrator für maßgeschneiderte Sicherheits-, Kommunikations- und Informationssysteme für Industrie, Offshore-Windkraftanlagen und Marine.

Gemeinsam mit seinem Mitgeschäftsführer Friedrich Baur und weiteren Kollegen übernahm er im Januar 2017 von seinem vorherigen Arbeitgeber das Geschäft mit Zutrittskontrollsystemen, Rauchmeldelösungen sowie Gas- und Schaumlöschanlagen in die neu gegründete GmbH. Ihnen blieb extrem wenig Zeit, die operative Infrastruktur ihres Unternehmens aufzubauen. Denn sie hatten bereits von Anfang an mit Kundenprojekten alle Hände voll zu tun. „Wir benötigten eine Lösung, die einfach auf unsere Bedürfnisse anpassbar ist“, sagt van Schwartzenberg. Nur zwei Monate nach Projektstart ging EMDION mit den ersten Geschäftsprozessen live.

Diese hohe Agilität macht die Cloud nicht nur für junge Unternehmen oder Startups mit begrenzten Budgets interessant. Auch große Mittelständler, die schnell wachsen und Niederlassungen flexibel anbinden wollen, profitieren. Je nach Situation eines Unternehmens bietet sich dabei ein anderes Bezugsmodell an. Unternehmen in einer Aufbau- oder Modernisierungsphase, so wie EMDION, greifen eher zu einem Software-as-a-Service (SaaS)-Modell. Hier bezieht das Unternehmen Software, IT-Services, Support und Hosting aus einer Hand. Die Anwendung ist sehr schnell verfügbar und bedingt keine hohen Anfangsinvestitionen in Softwarelizenzen und Hardware. Abgerechnet wird monatlich, flexibel nach der Anzahl der Benutzer.

Interessante Alternative: Hosting des ERP-Systems in der Cloud

Ein anderes Modell ist das Hosting des ERP-Systems in der Cloud - eine interessante Alternative für Unternehmen, die ihre IT verschlanken oder ihre ERP-Lösung nicht selbst betreiben möchten. Hierbei erwirbt das Unternehmen die Lizenzen seines ERP-Systems und überträgt den Betrieb an den Hoster. So erhalten alle Mandanten automatisch und regelmäßig Updates, ohne dass sich die IT darum kümmern müsste.

Zahlreiche Unternehmen entscheiden sich auch für ein Mischmodell. Sie ergänzen ihr bestehendes, on-premise ERP-System mit einer Cloud-Lösung.

Erfolgreich in die Cloud starten

Wer seine Geschäftsprozesse mittels ERP aus der Cloud abbilden will, benötigt ein individualisierbares ERP-System. Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass betriebsspezifische Erweiterungen des Standardsystems in der Cloud ebenfalls umsetzbar sind. Manche Dienstleister bieten auch die Möglichkeit, neben dem ERP-System weitere Anwendungen in der Cloud zu betreiben, etwa Office- oder HR-Anwendungen.

Ein besonderes Augenmerk muss bei der Provider-Auswahl auf die Absicherung gegen Hacker, Viren und Spionage gelegt werden. In Deutschland betriebene, hochleistungsfähige Rechenzentren garantieren nicht nur den nötigen Datenschutz, sondern auch Verfügbarkeit und Performance. Weil in Deutschland abseits der Ballungszentren oft noch langsame Internetleitungen an der Tagesordnung sind, sollte der Provider einen Hochgeschwindigkeits-Netzzugang mit anbieten.

Im Idealfall liefert er die ERP-Anwendung in verschiedenen Cloud-Modellen, mit Netz-Anbindung sowie First- und Second-Level-Support aus einer Hand – und mit deutschsprachigen Mitarbeitern inklusive detaillierten Service-Level-Agreements. So können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und ihre eigenen Ressourcen zielgerichteter einsetzen.

In zwei Monaten startklar

Davon profitierte auch die Firma EMDION: Nur zwei Monate nach Projektstart wickelte das Unternehmen bereits Angebotserstellung, Auftrag, Lieferschein und Rechnung komplett über ERP aus der Cloud ab, ebenso das Finanzwesen: „Wir sind ja eher Techniker als Kaufleute. Hier muss unser ERP stark sein. Das Rechnungswesen muss einfach funktionieren, ohne viel manuellen Zusatzaufwand“, sagt Wilfried van Schwartzenberg.

Mit der ebenfalls cloudbasierten Materialwirtschaft verwaltet EMDION die zahlreichen Teile, die in jedem Projekt benötigt werden. „Stellen Sie sich einfach mal ein großes Kreuzfahrtschiff vor. Vom Maschinenraum bis zur Kapitänskabine kommen da schnell 15.000 Rauchmelder zusammen, die es zu installieren und laufend zu warten gilt.“ Bis zu 200 Lieferanten hat EMDION pro Projekt, je nachdem wie viele und welche Anlagen die Techniker installieren sollen. Für die Techniker vor Ort ist der schnelle Zugriff auf nötige Informationen und relevante Dokumente ein echter Produktivitätsgewinn. Dies ermöglicht das in proALPHA ERP integrierte Dokumenten Management System (DMS). Jeder Techniker hat jederzeit und überall die Auftrags- und Projektunterlagen, die er gerade braucht.

Der Autor: Michael Bzdega ist Solution Architect Business Cloud bei proALPHA
Der Autor: Michael Bzdega ist Solution Architect Business Cloud bei proALPHA (Bild: proALPHA)

EMDION plant für die erste Jahreshälfte 2017, weitere proALPHA Module unter die Lupe zu nehmen und auf seine Anforderungen auszurichten, darunter das Produktionsmodul für die Zusammenstellung der Projektanlagen, sowie die Module Projektmanagement und Service. Zudem lässt sich die ERP-Lösung mit anderen Anwendungen integrieren, etwa mit CAD-Systemen. Deshalb will Wilfried van Schwartzenberg als nächstes seine Konstruktionsabteilung an das ERP anbinden. In Zukunft sollen auch die Daten aus der 3D-Konstruktion, Elektrokonstruktion und Bauplanung automatisiert in proALPHA fließen.

* Michael Bzdega, Solution Architect Business Cloud bei proALPHA

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