Software Asset Management und Cloud Services

Auch in der Wolke lauern Lizenzrisiken

| Autor / Redakteur: Martin Dietrich / Florian Karlstetter

Cloud-Services erschweren die Frage, welche Softwarelizenzen notwendig sind und wer diese bereitstellen muss.
Cloud-Services erschweren die Frage, welche Softwarelizenzen notwendig sind und wer diese bereitstellen muss. (Bild: Axians IT Solutions)

Unternehmen nutzen heute zunehmend Cloud Services statt lokal installierter Software. Aber macht das Software Asset Management überflüssig? Ganz im Gegenteil – es kommen sogar neue Herausforderungen hinzu. Denn Überlizenzierung oder Lizenzverstöße können unnötige Kosten verursachen.

Software Asset Management (SAM) galt lange Zeit als notwendiges Übel, das Geld kostet, aber keinen direkten Mehrwert zum Unternehmensergebnis beisteuert. Das hat sich mittlerweile geändert. Viele Unternehmen betrachten das Thema eher strategisch. Es geht nicht mehr nur darum, Nachlizenzierungskosten oder Strafzahlungen im Falle einer Herstellerüberprüfung zu vermeiden. Im Mittelpunkt steht vielmehr, Kosten zu sparen.

Dies gelingt zum Beispiel, indem man nicht genutzte Softwarelizenzen wiederverwendet oder Bezugsverträge an den tatsächlichen Bedarf anpasst. Auch eine strategische Planung, welche Lizenzmodelle vorteilhaft sind, spielt hier eine wichtige Rolle. Heute ist Software Asset Management in den meisten Unternehmen ein integraler Bestandteil des IT-Managements – mit klarem Fokus auf die Optimierung der Lizenzkosten und die damit verbundenen IT-Prozesse.

Cloud Services bringen neue Herausforderungen mit sich

Auch die Art und Weise, wie Unternehmen Software nutzen, hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Das erweitert die Anforderungen an das SAM. Der Trend geht zunehmend zu Cloud Services. Einerseits bieten sie die Möglichkeit, Kosten zu sparen. Doch das ist nicht immer der Fall. So sagt etwa Helmut Claß, Leiter IT License Management bei Festo: „Wir beobachten im Software Asset Management seit einigen Jahren die vermehrte Nutzung von Cloud Services und die damit verbundenen Kosten. Dabei haben wir festgestellt, dass die avisierten Kosteneinsparungen ohne gesteuerte Managementprozesse nicht in der Form eintreten, wie ursprünglich geplant.“

Manchmal kann eine verbrauchsabhängige Abrechnung sogar teurer werden als ein vergleichbarer lokaler Betrieb, weiß Claß: „Bei nutzerbasierter Abrechnung von Cloud Services beobachten wir teilweise, dass die Dienste nicht durch alle lizenzierten Nutzer verwendet werden und dadurch unnötige Kosten entstehen. Es besteht im Vergleich zur Vergangenheit nicht nur das Risiko einer Unterlizenzierung, sondern verstärkt auch ein Überlizenzierungs- und damit Fehlinvestitionsrisiko.“ Ein Beispiel: Bei Office 365 synchronisieren Unternehmen ihre lokale Active-Directory (AD) -Datenbank mit der, die sie bei Microsoft haben. Ist die lokale Datenbank jedoch nicht auf dem neuesten Stand, werden fehlerhafte Daten übertragen. Das kann leicht passieren, wenn Mitarbeiter ausscheiden oder Geräte entsorgt werden, ohne dass dies in der AD aktualisiert wird. Kunden bezahlen dann für Nutzer, die es eigentlich gar nicht mehr gibt.

Die etwas andere Art des Lizenzverstoßes

Auch zu Lizenzverstößen kann es bei Cloud Services kommen – die Szenarien sind jedoch andere als bei On-Premise-Software. Um sie zu erkennen, muss man die Lizenzbestimmungen der einzelnen Anbieter genau kennen. So können zum Beispiel erhebliche finanzielle Risiken entstehen, wenn man ein Produkt eines Anbieters auf der Cloud-Plattform eines anderen Anbieters nutzt. Ein weiterer Stolperstein ist die geschäftliche Nutzung von privaten Accounts. Viele Mitarbeiter setzen zum Beispiel Dropbox ein, um Dokumente mit anderen auszutauschen. Doch wenn sie ihren privaten Zugang im Unternehmen für geschäftliche Zwecke verwenden, erfordert das auch eine geschäftliche Lizenz.

Cloud Services machen Software Asset Management also nicht hinfällig, sondern komplexer. „Proaktive Managementprozesse in Bezug auf die Nutzung von Cloud Services sind daher unerlässlich, um die Kosten der Softwarenutzung auch weiterhin im Griff zu behalten. Aus Sicht von Festo wird die Bedeutung des Software Asset Managements im Bereich der Compliance und Kostenoptimierung in den nächsten Jahren also eher zunehmen“, führt Claß weiter aus. Unternehmen müssen ihre SAM- und IT-Management-Prozesse also an die neuen Anforderungen anpassen, um weiterhin eine kostenoptimierte Softwarenutzung und Compliance zu gewährleisten.

Best Practices für Software Asset Management 4.0

Der erste Schritt hin zu einem modernen Software Asset Management besteht in einer Analyse der eigenen IT-Strategie. Unternehmen sollten sich zunächst darüber im Klaren sein, ob und in welchem Rahmen sie Cloud Services überhaupt erlauben möchten. Das hängt eng mit Fragen der IT Security zusammen. Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Bedarfsermittlung, Bedarfsfreigabe, Beschaffung, Inbetriebnahme, den Betrieb und die Außerbetriebnahme von Soft- und Hardware müssen festgelegt werden. Außerdem ist zu klären, welche Art von Lizenzierung man anstrebt, zum Beispiel auf Nutzerbasis, Gerätebasis oder eine Mischlizenzierung.

Anschließend geht es an die Inventarisierung. Unternehmen müssen zum einen ihre vorhandenen Softwarenutzungsrechte analysieren. Dazu gehört die Überprüfung von Lizenzkosten, Laufzeiten und Vertragsbestimmungen sowie der angewendeten Lizenzierungsarten. Zum anderen müssen sie genau erfassen, welche Software überhaupt im Unternehmen im Einsatz ist. Herkömmliche Inventarisierungs-Tools reichen im Zeitalter von Cloud und Virtualisierung dafür nicht mehr aus, da sie nur lokale Installationen erfassen.

Stattdessen sind erweiterte Maßnahmen erforderlich, zum Beispiel Scans der Netzwerkverbindungen. Um herauszufinden, auf welchem physischen Host welche virtuellen Maschinen laufen oder welcher Anwender einen Exchange Server verwendet, braucht man entsprechende Schnittstellen. In der Regel ist eine Kombination aus verschiedenen Tools und Methoden nötig, um eine vollständige Bestandsaufnahme zu gewährleisten.

Im Idealfall werden SAM-Prozesse nicht nur punktuell ausgeführt, sondern dauerhaft implementiert. So können Unternehmen sicher sein, dass ihre Software-Asset-Daten stets auf dem aktuellen Stand sind. Im Falle eines Audits durch einen Hersteller sind sie in der Lage, schnell die erforderlichen Dokumente vorzulegen.

Ein externer Dienstleister kann unterstützen

Es ist in vielerlei Hinsicht empfehlenswert, sich durch einen spezialisierten Dienstleister unterstützen zu lassen. Er kennt die Lizenzmodelle verschiedener Hersteller und kann beraten, wie sich Kosten einsparen lassen. Außerdem ist er mit den aktuellen Tools und Möglichkeiten zur Inventarisierung vertraut und empfiehlt geeignete Maßnahmen. Ein guter Dienstleister agiert herstellerunabhängig und bezieht immer die individuellen Anforderungen und bestehenden Prozesse eines Unternehmens mit ein.

Wer Office 365 einsetzt, fährt gut damit, einen von Microsoft zertifizierten Partner zu wählen. Dieser hat viel mehr Möglichkeiten, in Lizenzfragen zu beraten oder auch Systeme anders zu konfigurieren, um eine eventuelle Unterlizenzierung kostengünstig zu beseitigen. Außerdem kann er aus einem Verwaltungsmodul in Microsoft Azure Daten zu Nutzern und Lizenzen auslesen und so die Bestandsaufnahme erleichtern. Unternehmen, die sich selbst gar nicht mit SAM auseinandersetzen möchten, können das Thema komplett als Managed Service an den Dienstleister auslagern.

Vorteile für Unternehmen

Martin Dietrich, Senior Consultant Software Asset Management bei Axians IT Solutions.
Martin Dietrich, Senior Consultant Software Asset Management bei Axians IT Solutions. (Bild: Axians IT Solutions)

Software Asset Management sichert die Einhaltung von Lizenzverträgen, vermeidet Strafzahlungen in Folge von Fehllizenzierungen und kann Kosten reduzieren. Darüber hinaus bietet es aufgrund der Schnittstellen zum gesamten IT Infrastrukturbetrieb die Möglichkeit, auch in anderen IT Management-Prozessen Optimierungspotenziale zu identifizieren. In vielen Unternehmen verwenden zum Beispiel IT-Security Management, Configuration Management, Change Management oder der IT Service Desk die Analysen, die das Software Asset Management bereitstellt.

Samuel Amoako, IT License Management bei Festo beschreibt die Vorteile: „Aufgrund der Vielzahl an Schnittstellen in alle IT-Infrastrukturbereiche und hohen Qualitätssicherungsstandards können wir anderen IT-Bereichen eine Vielzahl an Informationen zentral und als individuell zugeschnittene Berichte auf einer aktuellen Datenbasis bereitstellen, die sonst nur zeitaufwendig separat aus einzelnen Datenquellen ermittelt werden könnten. Das spart auch Zeit bei der Planung bereichsübergreifender Projekte.“

Gerade im Hinblick auf Cloud Services ermöglicht eine genaue Analyse der aktuellen IT-Infrastruktur und deren Nutzung die Eindämmung von Schatten-IT. Proaktive Prozesse für Software Asset Management bringen also vielerlei Vorteile – und sind im Zeitalter der Cloud wichtiger denn je.

* Martin Dietrich, Senior Consultant Software Asset Management bei Axians IT Solutions.

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