IT-Awards 2018 Effizientes Content-Management in der Datenwolke

Ein leistungsfähiges Enterprise Content Management (ECM) ist unabdingbar, um Dokumente, Inhalte und Informationen in modernen Unternehmen effektiv zu verwalten. Klassische Systeme sind oft komplex und häufig nur schwer an veränderte Geschäftsanforderungen oder rechtliche Rahmenbedingungen anzupassen. ECM-Systeme in der Cloud schaffen hier Abhilfe und bieten zahlreiche Vorteile.

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ECM ist ein umfangreiches Themengebiet, das unter anderem Bereiche wie Dokumentenverwaltung, Collaboration, Business Process Management und Archivierung vereint. Es dreht sich vorrangig um unstrukturierte oder nur schwach strukturierte Informationen. Diese werden als Dokumente oder Content bezeichnet und unterliegen meist bestimmten Anforderungen bezüglich ihrer ordnungsgemäßen Aufbewahrung oder Verarbeitung. Der Begriff „Enterprise“ ist bei ECM nicht im Sinne von Großunternehmen zu verstehen, sondern soll vielmehr die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Fachbereiche einer Firma verdeutlichen.

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Als Abgrenzung zu ERP-Systemen („Enterprise Resource Planning“) werden ECM-Systeme häufig „dokumentennah“ genutzt. Sie umfassen dabei beispielsweise Redaktionssysteme, Aktenverwaltung, Archivlösungen oder Dokumentenmangement (DMS) unter dem Dach einer einheitlichen Plattform, die sich als Middleware in die IT-Infrastruktur einfügt. Sie ermöglicht den einheitlichen Zugriff, verhindert Insellösungen, stellt Informationen zentral bereit und vermeidet Daten- und Dokumentenredundanz. Schwerpunkt ist dabei meist der unternehmensinterne Einsatz der Informationen - allerdings sind auch Web-Content-Management oder der Einsatz als B2B-Extranet gängiger Funktionsumfang von ECM-Plattformen.

Ab in die Cloud

Da Cloud-Dienste mittlerweile zum Geschäftsalltag in vielen Unternehmen gehören, haben auch die ECM-Plattformen längst den Weg dorthin gefunden. Entsprechende Dienstleister stellen die Plattformen in Form standardisierter oder dedizierter Services bereit, die Kunden werden prinzipbedingt per Internet angebunden. Unterschiedliche Anforderungen der Nutzer werden über verschiedene oder konfigurierbare Varianten abgedeckt. Ein besonderer Vorteil von Cloud-ECM ist die im Vergleich mit herkömmlichen Systemen problemlose und hohe Skalierbarkeit.

Die Abrechnung erfolgt zum Beispiel nach Nutzungsdauer oder –intensität, über Pauschalbeträge pro Nutzer oder auch über den verwendeten Speicherplatz. Bereitstellung, Wartung und Betrieb sind dabei bereits eingerechnet - dies ermöglicht Unternehmen einen transparenten, flexiblen und verhältnismäßig schnell umsetzbaren Einsatz von Cloud-ECM, ohne dabei unerwartet hohe Kosten fürchten zu müssen. Insgesamt ist ein deutlich geringerer Investitionsbedarf als bei herkömmlichen ECM-Konzepten zu verzeichnen.

Vorzüge von Cloud-ECM

Cloud-ECM birgt eine Menge Vorteile für den betrieblichen Einsatz, ist aber auch nicht ganz ohne Risiken. Eine Kernüberlegung ist sicher der wirtschaftliche Nutzen gegenüber herkömmlichen ECM-Systemen, da keine hohen Anfangsinvestitionen nötig sind und sich die Preisgestaltung meist am tatsächlichen Bedarf orientiert. Diese finanzielle Flexibilität erweist dann als wertvoll, wenn etwa variierende Nutzerzahlen vorliegen oder das verwendete Speichervolumen häufig schwankt. Fast immer ist der Leistungsumfang der Angebote klar definiert und standardisiert, was für Transparenz sorgt.

Auf der technischen Seite ist vor allem die im Vergleich mit herkömmlichen ECM-Systemen schnellere Bereitstellung in Verbindung mit der skalierbaren Auslegung der Cloud-Plattformen ein großer Vorzug. Bei einfacheren Anwendungsszenarien ist aufgrund der starken Standardisierung sogar ein unverbindlicher Testlauf denkbar, ehe sich ein Unternehmen für den Einsatz der Cloud-ECM-Lösung entscheidet. Wächst ein Betrieb, lässt sich das System vergleichsweise unkompliziert an veränderte Rahmenbedingungen anpassen.

Fast schon selbstverständlich ist die Cloud-typische Unterstützung des sicheren, ortsunabhängigen Zugriffs über diverse Endgeräte. Mit Vorsicht ist dagegen die Herausforderung für die IT-Abteilung zu genießen: Cloud-ECM-Systeme erfordern zwar keine eigene Soft- und Hardware und sind im produktiven Betrieb ohne großen Aufwand zu verwalten – allerdings stellen gerade die Implementierungsphase oder auch der Wechsel zu einem anderen Anbieter die IT-Abteilung vor eine große Aufgabe. Zudem ist je nach Dimensionierung des Cloud-Systems eine performante Internetanbindung nötig, die durchaus kostspielig sein kann.

Risiken im Praxiseinsatz

Zu den weiteren Risiken zählt eine unzureichende Planung im Vorfeld der Cloud-ECM-Einführung: Werden vorhandene Systeme nur ergänzt statt durch entsprechende Cloud-Produkte abgelöst, erhöht dies die Komplexität der IT-Architektur. Zudem sollten fachliche Anforderungen immer vor dem Wechsel auf ein Cloud-basiertes System gründlich definiert werden, um nicht später an unerwartete und möglicherweise unüberwindbare Grenzen zu stoßen. Aufgrund des hohen Standardisierungsgrads stehen oft nur wenige Individualisierungsmöglichkeiten bei Cloud-ECM-Systemen zur Verfügung. Die Umsetzung unüblicher Anforderungen kann daher schwierig bis unmöglich sein.

Wichtige Aspekte wie Datenschutz, rechtliche und sicherheitstechnische Fragen gilt es im Vorfeld gründlich zu erörtern und etwa in Form von internen und externen Compliance-Vorgaben schriftlich zu fixieren. Ein möglicher Nachteil ist auch die Bindung an einen bestimmten Anbieter: Bei einem Wechsel entstehen möglicherweise Zusatzkosten, etwa für Bereitstellung und Export der vorhandenen Daten und Informationen in einem offenen Format. Und schließlich sollte beim Einsatz eines Cloud-ECMs nicht vergessen werden, dass auch dieses Verfahren Ausfälle verzeichnen kann. Der Grund muss dabei nicht zwingend beim jeweiligen Anbieter liegen: Auch ausfallende Internetverbindungen, hohe Latenzen und unperformante Schnittstellen können zu Frust führen.

Ein großer Teil dieser Risiken lässt sich aber bereits im Vorfeld eliminieren: Eine ausführliche Beratung durch den Cloud-ECM-Anbieter der Wahl ist in jedem Fall ratsam.

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