Digital Workplace mit Office 365 (Teil 3)

Digitalisierung: Vom IT-Spezialisten zum Business-Berater

| Autor / Redakteur: André Röhrich* / Florian Karlstetter

Der dritte Teil der Reihe „Digital Workplace mit Office 365“. Fokus: der mit der Umstellung auf Cloud-Plattformen einhergehende Wandel in der IT, intern wie extern.
Der dritte Teil der Reihe „Digital Workplace mit Office 365“. Fokus: der mit der Umstellung auf Cloud-Plattformen einhergehende Wandel in der IT, intern wie extern. (Bild: gemeinfrei (PublicDomainPictures / pixabay) / Pixabay)

Der Digital Workplace bedeutet einen Paradigmenwechsel in der IT – sei es intern oder bei externen Dienstleistern. Doch was heißt das konkret? Ob Unternehmen damit insgesamt weniger IT-Ressourcen benötigen oder einfach nur andere. Wie Rollenbeschreibungen künftig definiert werden. Und wie insbesondere Mittelständler diesen Wandel aktiv gestalten können.

Bereits seit vielen Jahren heißt es immer wieder: IT-Abteilungen müssen sich mehr als Dienstleister verstehen. Mit einem Umstieg auf Office 365, aber auch auf andere Cloud-Lösungen, tönt diese Forderung noch lauter. Denn mehr und mehr Kernaufgaben gehen der traditionellen IT verloren – vor allem der Betrieb von Hardware, Infrastruktur und Anwendungen. Heutige IT-Mitarbeiter entwickeln sich stattdessen zu Prozessspezialisten, die das Unternehmen in Kernprozesse gliedern. Beispiel „Lead to Cash“, vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung: Wie können Fachbereiche entlang dieser Prozesskette optimal durch IT-Lösungen unterstützt werden? Somit ist der technische Blickwinkel weitgehend passé. Vielmehr sorgt die IT dafür, dass Vertrieb, Marketing oder die produzierenden Einheiten ihre Aufgaben effektiver und wirtschaftlicher umsetzen können. Damit wird der ITler zum Business-Berater.

Die Probleme der Fachbereiche lösen

Oder zum Problemlöser – wohlgemerkt keine technischen Probleme: Wenn es seitens der Fachbereiche etwa sehr lange dauert, Angebote zu erstellen, kann die IT einen Dienst schaffen, in dem die Mitarbeiter Dokumente zentral abgelegen können. Und ein weiterer, damit verknüpfter Workflow ermöglicht es auch Außendienstmitarbeitern, mobil auf diese Dokumente zuzugreifen, was den Prozess der Angebotserstellung weiter beschleunigt.

All dies ist nichts Neues. So betreuen externe IT-Dienstleister schon länger Basisanwendungen im Rahmen des IT-Outsourcings für Unternehmen. Diese Form der Arbeitsteilung greift nun verstärkt um sich. Die interne IT rückt noch näher an das Business und gibt weitere Aufgaben an Externe ab, die nicht zum Kerngeschäft ihres Unternehmens gehören – etwa gemanagte Arbeitsplatzsysteme mit Office 365. Die Nachfrage nach solchen Systemen steigt bei externen IT-Dienstleistern derzeit stark.

Durchblick im Microsoft-Universum

Da Microsoft im Rahmen von Azure mittlerweile zudem eine fast unüberschaubare Zahl von Microservices bietet, geraten die externen IT-Serviceanbieter zunehmend in die Rolle eines Funktionsberaters: Sie sorgen nicht nur dafür, dass die Microsoft-Anwendungen laufen und verfügbar sind, sondern beraten Kunden auch dabei, welche Funktionen überhaupt für sie in Frage kommen und welche nicht. Das umfasst sowohl die Microservices der Azure-Cloud-Plattform, als auch Office 365 als Software-as-a-Service (SaaS).

Beratung wird auch wegen der inzwischen hohen Geschwindigkeit immer wichtiger, mit der Microsoft neue Services, Funktionen oder auch ganze Anwendungen an- oder auch abkündigt. Aufgabe der IT-Experten ist es hier, den notwendigen Überblick über die Entwicklung des Portfolios zu behalten und Kunden auf Fachseite entsprechend ihrer Business-Anforderungen zu beraten. Gerade mittelständische Unternehmen sind auf diese Portfolio-Beratung von Externen angewiesen, da ihre eigenen Ressourcen in der Regel nicht ausreichen, um den Detailentwicklungen im Microsoft-Universum folgen zu können.

Für IT-Mitarbeiter im Unternehmen ist der beschriebene Wandel natürlich schwierig. Bislang hatten sie in der Regel eine feste Aufgabe, wie zum Beispiel Hardware-Ressourcen bereitzustellen und diese performant und lauffähig zu halten. Heute hingegen wenden sich Fachbereiche mit anderen Fragen an ihre IT, zum Beispiel: Wie lassen sich Produktentwicklungszeiten verkürzen?

Abschied vom klassischen Administrator

Hier müssen IT-Spezialisten zum einen in der Lage sein, zu erkennen, was die Produktentwicklung ausbremst und zum anderen, welche Lösung Abhilfe schaffen könnte. Hinzu kommen Fragen wie: Müssen dabei eventuell weitere Fachbereiche mit eingebunden werden? Ist ein neues Entwicklungsprojekt zu initiieren? Oder genügt es, einfach einen bestehenden Dienst auf Basis von Office 365 zu erweitern? Für diese Aufgaben als Lösungs-Designer und Anwendungsmanager brauchen IT-Mitarbeiter ganz andere Fähigkeiten als der klassische Administrator.

Da ein solcher Rollenwandel eine hochbrisante Frage im Unternehmen darstellt und starke Beharrungskräfte auf den Plan ruft, beruhigt es erfahrungsgemäß die Lage, wenn Externe diesen Veränderungsprozess moderieren und begleiten. Als unabhängige Dritte sind sie eher in der Lage, alte Denkmuster aufzubrechen und den notwendigen Wandel in Bewegung zu setzen.

Ob bisher traditionell agierende IT-Mitarbeiter sich in die neuen Aufgaben einarbeiten können, ist dabei weniger eine Frage des Alters als des Mitarbeitertyps. Letztlich muss ein Unternehmen prüfen und entscheiden, ob und wieweit sich die einzelnen IT-Teammitglieder weiterentwickeln lassen oder nicht. Falls nicht, gibt es auch im Cloud-Umfeld durchaus Standardprozesse, die sich nach festen Vorgaben abarbeiten lassen, sodass die Umschulung leichter fällt. Doch sind solche Jobs immer rarer gesät.

Praktika bei den Fachabteilungen

Generell hat es sich bewährt, dass die Mitarbeiter in den Weiterbildungen die neuen Anwendungen schnell ausprobieren können – flankiert von Praktika in den Fachbereichen, um deren Anforderungen und Denkweisen besser zu verstehen. Hinzu kommen Mittel wie Job-Rotation/Job-Shadowing oder eine konsequente Durchmischung von Projekten aus unterschiedlichen Abteilungen. Das geht nicht von heute auf morgen, sondern ist ein Prozess von zwei bis drei Jahren.

Auch bei den externen IT-Dienstleistern ist dieser Wandel im Gang. Deren Kundenberater verfügen heute über ein ganz anderes Know-how und eine viel größere Flexibilität als früher. Zumal die Kunden schnell die Lösungen sehen und ausprobieren wollen, die ihnen Berater anbieten – etwa in Workshops, in denen sie testen können, ob eine Lösung die erhofften Mehrwerte bringt.

Spezialisierung der IT-Dienstleister nimmt zu

Da so auch die IT-Service-Anbieter immer mehr zum Fachberater werden, kristallisiert sich eine neue Arbeitsteilung heraus: Während der IT-Betrieb immer mehr in die Public Cloud der großen Hyperscaler wandert, eröffnet sich vor allem kleineren und mittelgroßen IT-Providern die Chance, sich auf bestimmte Kundensegmente oder -herausforderungen zu spezialisieren und die individuellen Probleme der Kunden zu lösen – zum Beispiel bei der Integration der Cloud-Welt in die weiterhin bestehenden Altsysteme, die in Colocation-Rechenzentren weiter laufen.

Gerade der deutsche Mittelstand ist zu individuell aufgestellt, als dass sich das ganze Geschäft über die Standards der Public Cloud abbilden ließe. Bei Diensten wie Exchange oder Skype mag dies funktionieren. Kommt etwa ein branchenspezifisches ERP-System hinzu, sieht die Situation schon ganz anders aus. Generell jedoch ist die Richtung eindeutig: Auch seine Geschäftskunden navigiert Microsoft mehr und mehr in die Cloud. Office 365 ist nur das prominenteste Beispiel. Das mag mangels wirtschaftlicher Alternativen mancher IT-Chef und manches Unternehmen als Zumutung empfinden. Zugleich sorgt diese Cloudifizierung des Geschäfts jedoch auch für eine zum Teil seit langem notwendige Modernisierung der IT-Technologien im deutschen Mittelstand.

André Röhrich, Leiter Business Productivity DevOps und Niederlassungsleiter Dresden bei der QSC AG.
André Röhrich, Leiter Business Productivity DevOps und Niederlassungsleiter Dresden bei der QSC AG. (Bild: QSC)

Zudem kann ein Schritt wie der Umstieg auf Office 365 ganz neue Dynamiken in Gang setzen: Haben sich ein Unternehmen und seine IT erst einmal mit der Cloud-Welt vertraut gemacht und zum Beispiel auch den Nutzen von Microservices verstanden, können sie die Abhängigkeit von Microsoft & Co. auch wieder senken – indem es mithilfe der angebotenen Microservices eigene Lösungen aufbaut und dafür keinen dedizierten Software-Anbieter mehr braucht.

Der Autor: André Röhrich verantwortet bei der QSC AG den Bereich „Business Productivity Development & Operation“, der vor allem Microsoft-Cloud-Lösungen entwickelt und betreut. Nach seiner Berufsausbildung zum Fachinformatiker Systemintegration bei der Deutschen Telekom arbeitete Röhrich als IT-Berater und Projektleiter bei T-Systems. Zu QSC kam er Anfang 2013.

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