Social Collaboration

Vier Vorteile des cloudbasierten Intranets

| Autor / Redakteur: Hermann Roden* / Florian Karlstetter

Social Collaboration: die Wandlung von starren Intranet-Systemen hin zu interaktiven Netzwerken.
Social Collaboration: die Wandlung von starren Intranet-Systemen hin zu interaktiven Netzwerken. (Bild: gemeinfrei (geralt / pixabay) / CC0)

Ende der 1990er Jahre tauchten sie zum ersten Mal auf: Firmeneigene Intranets, die eine neue Zukunft der Zusammenarbeit versprachen. Fortan war es nicht mehr notwendig zu telefonieren oder Mitarbeiter persönlich zu treffen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Zwanzig Jahre später hat die Digitalisierung die Entwicklung um Lichtjahre weitergebracht.

Smartphone, Email sowie Video-Konferenzen sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – und aus den starren Intranet-Systemen der ersten Stunde werden interaktive Netzwerke, die als Digital Workhub ganze Prozesse in sich vereinen.

Heute befindet sich fast alles für die Arbeit in der Cloud. Diese macht Daten global verfügbar und ermöglichen es Mitarbeitern über Zeitzonen und Ländergrenzen hinweg gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Die zunehmend eingesetzten Social-Collaboration-Lösungen gehen sogar einen Schritt weiter. Eigens formierte Software-Lösungen sind quasi der Einstieg der Mitarbeiter in den Arbeitsalltag. Sie schreiben Nachrichten an Kollegen innerhalb des Intranets, bearbeiten zeitgleich Dokumente und können direkt Kontakt mit einzelnen Mitarbeitern aufnehmen.

Doch was macht den Siegeszug des Intranets aus und was für Vorteile bietet das interaktive, cloudbasierte Intranet?

1. Freie Zusammenarbeit, mobil und zu jeder Zeit

Wer kennt es nicht: Muss ich meine Anliegen zu meinen Vorgesetzten nach oben weiterreichen und wenn ja, wie? Ein Lösungsweg für dieses Dilemma ist die Kommunikation durch das interaktive Intranet. Mitarbeiter, von der Führungsebene bis hin zum Praktikanten arbeiten zusammen und kommunizieren miteinander. Diese nahtlose Kommunikation ist nicht nur ein Schritt hin zur modernen Unternehmenskultur und Digitalisierung von Unternehmen, sondern ermöglicht auch effektiv und zeitsparend zu arbeiten. Für viele Firmen bedeutet diese Digitalisierung vor allem mobiles Arbeiten: Egal von wo und wann, Mitarbeiter haben immer Zugriff auf die relevanten Daten, Informationen und Dokumente. Einige Software-Lösungen sind mittlerweile auch als Apps verfügbar, sodass Mitarbeiter per Smartphone schneller und flexibler arbeiten können.

2. Unternehmenseigene IT-Infrastruktur fällt weg

Beim cloudbasierten Arbeiten mit einer Social-Collaboration-Lösung fällt vor allem eine aufwändige, eigene IT-Infrastruktur weg. Hardware muss nicht mehr teuer gekauft werden und auch die Wartung überlässt man externen Profis. Zudem lassen sich exakt zugeschnittene Angebote in Bezug auf bspw. Speichergröße erstellen, die je nach Bedarf auch aktualisiert werden können. Apropos Aktualisierung: Updates lassen sich zudem schneller und einfacher bei einer Cloud-Anwendung aufspielen als bei eigenen Systemen. Zudem lassen sich mehrere Zugänge von verschiedenen Orten anschließen. All dies Vereinfachungen helfen Kosten zu sparen, die vor allem auch monatlich kalkulierbar bleiben.

3. Sicherheit geht vor – vor allem bei Cloud-Lösungen

Cloudbasiertes Arbeiten ist im Vergleich zu anderen Entwicklungen noch relativ jung und funktioniert in verschiedenen Ländern nach unterschiedlichen Spielregeln. Die Europäische Union setzt beispielsweise ab Mai 2018 neue Richtlinien in Kraft, die – insbesondere gegenüber US-amerikanischen Cloud-Anbietern – für mehr Datenschutz sorgen sollen („General Data Protection Regulation“). Diese haben die Zeichen der Zeit erkannt und setzen nun verstärkt auf Server und Datenzentren in der EU – so zum Beispiel Amazon Web Service oder Microsoft Azure, die auch in Deutschland Cloudrechenzentren installieren aufgebaut haben. Vor allem die hiesigen Unternehmen finden diese Entwicklung sehr wichtig und begrüßen den Serverstandort Deutschland.

Ein weiterer Aspekt im Hinblick auf Sicherheit ist die sogenannte „Schatten-IT“: Neben den offiziellen Kommunikationskanälen im Büro nutzen viele Mitarbeiter Messenger und soziale Netzwerke, um mit ihren Kollegen zu kommunizieren. Diese „Schatten-IT“ ist oftmals schneller, unkomplizierter und mobiler. Obwohl dies in vielen Unternehmen weltweit mittlerweile gängige Praxis ist, birgt die Nutzung anderer Dienste wie Instant-Messengern auch Gefahren, da oftmals der Datenschutz nicht geklärt ist bzw. sensible Unternehmensdaten so auch auf Servern von externen Anbietern landen. Eigene cloudbasierte Intranetlösungen bieten dagegen geschützte Kommunikations- und Datennetze mit umfangreichen fortwährend aktualisierten Sicherheitsvorkehrungen. So ist das Risiko, Opfer von Hacker-Angriffen oder Schadsoftware zu werden geringer.

4. Wissenssilos und IT-Fragmentierung werden effektiv bekämpft

Ein weiterer wichtiger Pluspunkt des digitalen Arbeitsplatzes in der Cloud ist, dass voneinander isolierte Wissenssilos vermieden werden. Mitarbeiter sind einfach und schnell zu erreichen – sie sind stets nur ein paar Klicks entfernt. Außerdem beugt der digitale Arbeitsplatz die sogenannte IT-Fragmentierung vor: Statt viele unterschiedliche und oftmals nicht miteinander kompatible Softwarelösungen für einzelne Arbeitsschritte zu nutzen, können Mitarbeiter in einem cloudbasierten Intranet alle für sie wichtigen Tools zusammenführen und müssen so nicht die Anwendungen und Software wechseln.

Die genannten Vorteile verdeutlichen, weshalb Unternehmen weltweit immer öfter den Schritt zu Social-Collaboration Hubs in der Cloud gehen, um ihre Digitalisierung voranzutreiben. Ein aktuelles Beispiel ist Allianz Versicherungen: „Der digitale Arbeitsplatz ist bei der Allianz seit langem ein Schwerpunktthema und ein wichtiger Teil unserer digitalen Transformation," betont Michael Wegscheider, Global Portal Manager bei der Allianz SE. „Mit unserem eigenen interaktiven Intranet 'Allianz Connect' bauen wir auf diesem Fundament auf und bringen zwei Welten zusammen: interne Unternehmenskommunikation und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Das Engagement hat sich intensiviert, da alle unsere Mitarbeiter miteinander kommunizieren und bei quasi jedem Projekt zusammenarbeiten können – und das auf der ganzen Welt. So sind wir fit für die digitale Zukunft auf globaler Ebene.“

Das Beispiel der Alllianz Versicherungen verdeutlicht: Durchgängig digitalisierte Kommunikation und Prozesse innerhalb und zwischen Unternehmen sind der Schlüssel zum Erfolg im 21. Jahrhundert – egal ob Kleinunternehmen, Mittelständler oder weltumspannender Konzern.

Der Autor

Hermann Roden ist als Vice President Professional Services bei Jive Software, einem Unternehmen von Aurea, tätig.
Hermann Roden ist als Vice President Professional Services bei Jive Software, einem Unternehmen von Aurea, tätig. (Bild: Jive Software)

Hermann Roden ist als Vice President Professional Services bei Jive Software tätig, einem führenden Unternehmen für Social-Collaboration-Software von Aurea. Er ist verantwortlich für den Dienstleistungsbereich in Europe, Middle East and Africa und kann auf umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Beratung, Vertrieb und Einführung von Enterprise-Softwarelösungen zurückblicken. Zuvor war der in München ansässige Diplom-Kaufmann bereits in verschiedenen international agierenden Unternehmen im Dienstleistungs- und Vertriebsmanagement tätig, u.a. 9 Jahre bei Oracle Deutschland B.V. & Co. KG, wo er zuletzt als Director Application Consulting gearbeitet hat. Hermann Roden hat Betriebswirtschaftslehre an der Universität Hamburg studiert.

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