Allrounder, Kanban Boards und Zeiterfassung

Projektmanagement-Software aus der Cloud

| Autor / Redakteur: Ines Bahr * / Stephan Augsten

Vom umfassenden Projektmanagement-Tool über das reine Aufgabenmanagement bis hin zur Zeiterfassung – wir stellen internationale und deutsche Lösungen vor.
Vom umfassenden Projektmanagement-Tool über das reine Aufgabenmanagement bis hin zur Zeiterfassung – wir stellen internationale und deutsche Lösungen vor. (Bild: geralt - Pixabay.com / CC0)

Bei den Projektmanagement-Tools verlagert sich der Fokus immer mehr auf die Cloud. Kein Wunder, schließlich ermöglichen Software-as-a-Service-Angebote eine komfortable Synchronisation und Kollaboration. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf internationale Anbieter von Projektmanagement-Lösungen und deutsche Alternativen.

Internationale, insbesondere amerikanische Cloud-Anbieter haben gegenüber deutschen Herstellern häufig Vorteile bezüglich Preis, Technologie und Funktionsvielfalt. Der deutsche SaaS-Markt holt jedoch auf und bietet viele Initiativen, die auch im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig sind.

In diesem Artikel werden bekannte internationale Projektmanagement-Anwendungen aus der Cloud vorgestellt und ihren deutschen Alternativen gegenübergestellt. Die ausgewählten Tools kommen aus den Kategorien Projektmanagement-Allrounder, Aufgabenmanagement (Kanban) und Zeiterfassung.

Projektmanagement-Allrounder

Wrike
Wrike (Bild: Wrike)

Wrike ist eines der besten Projektmanagement-Optionen für die Zusammenarbeit in Teams. Die Benutzer können Privatsphäre-Einstellungen für ihre (unbegrenzte Zahl an) Projekten vornehmen. Änderungen jedes Teammitglieds können mit Wrikes Arbeitsablauf in Echtzeit verfolgt werden. Wrike ist für maximal fünf Benutzer kostenlos. Es bietet zwei Gigabyte (GB) Speicherplatz, eine API-Schnittstelle und unzählige Integrationen einschließlich Google Drive, Box, iCal, Salesforce, Github, Zendesk und HubSpot.

Dashboard der Marketingteam-Verwaltung in Wrike.
Dashboard der Marketingteam-Verwaltung in Wrike. (Bild: Wrike)

Die Projektmanagement-Software bietet Aufgabenmanagement-Funktionen, erweiterte Speicheroptionen durch Integrationen, und die Anwendung ist so einfach zu verwenden, dass man die Bedienung innerhalb einer Stunde erlernen kann. Weiterhin kann Wrike auch auf Deutsch genutzt werden. In der Business-Version, deren aktueller Preis bei 24,80 US-Dollar pro Nutzer und Monat liegt, erhalten Unternehmen weiterhin Zugriff auf Gantt Charts, Zeiterfassung, Echtzeitberichte und Individualisierungen.

Kunden beschweren sich, dass bei dem Ausfall der Internetverbindung Projektdaten nicht einsehbar sind und für kleine Teams der Preis der Premium-Version, die Unternehmen Zugang zu wichtigen Projektmanagement-Funktionen gibt, hoch ist.

projectfacts
projectfacts (Bild: projectfacts)

Eine hervorragende deutsche Alternative zu Wrike ist projectfacts. Das Tool bietet seinen Nutzern eine unheimlich breite Funktionspalette. Neben umfassenden Projektmanagement-Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Ressourcenplanung werden auch die Bereiche Kollaboration, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Personalmanagement, Rechnungsstellung und Berichtswesen abgedeckt.

Projekt-Übersicht in projectfacts.
Projekt-Übersicht in projectfacts. (Bild: projectfacts)

Das Tool beinhaltet alle wesentlichen Funktionen für eine effiziente Zusammenarbeit, zu denen unter anderem ein Unternehmenskalender, Dokumentenmanagement und Wikis gehören. projectfacts integriert verschiedene Bereiche miteinander. So wird z.B. das Ticketsystem in die Bereiche CRM, Zeiterfassung, Projekt und Abrechnung eingebunden. Im CRM-System kann der Nutzer die Tickets pro Kontakt einsehen, diese Tickets zur besseren Planung in sein Projektmanagement einbinden, Zeiten buchen und diese auch in der Software abrechnen.

Der Anbieter speichert die sensiblen Unternehmensdaten in einem ISO 27001 zertifizierten deutschen Rechenzentrum. Eine Lizenz für zehn Nutzer plus das Basishosting der Anwendung und der einmaligen Einrichtungsgebühr kosten 2.050 Euro im Jahr. Das klingt erst einmal viel, doch wenn man es auf den Betrag pro Nutzer und Monat herunterrechnet, kommt man auf 17 Euro und erhält somit ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Schwachstellen weist projectfacts im Bereich der Integrationen auf. Die Anwendung bietet keine API-Schnittstelle an. Sie befindet sich laut Angaben des Herstellers jedoch im Aufbau.

Aufgabenmanagement (Kanban)

Trello
Trello (Bild: Trello)

Trello ist ein kostenloses Online-Kanban-Tool, welches viele Funktionen in ein minimalistisches Layout integriert. Beim Anklicken einer Trello-Karte, werden weitere Informationen angezeigt. Nutzer können sehen, wer an dem Projekt arbeitet, Filter und Labels anwenden, Fälligkeitsdaten zuweisen, Dateianhänge hochladen und mit ihrem Team zusammenarbeiten. Durch das Verschieben einer Karte, kann dargestellt werden, wo sich die Aufgabe im geplanten Workflow befindet.

Kanban-Board in Trello.
Kanban-Board in Trello. (Bild: Trello)

Viele der Funktionen von Trello basieren auf Erweiterungen, die „Power-Ups“ genannt werden und zwischen 0 und 9,99 US-Dollar pro Nutzer kosten. Durch die Power-Ups werden Nutzern alternative Ansichten freigeschalten, wie beispielsweise Gantt-Diagramme und Aufgabenlisten.

Unternehmen können ebenfalls in die Business Class Version wechseln (9,99 US-Dollar), in der sie unbegrenzten Zugriff zu allen Power-Ups sowie Integrationen mit Jira, Bitbucket, Evernote, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack, Google Drive und mehr erhalten. Trello bietet einen Entwickler-API-Bereich, in dem Nutzer mit Programmierkenntnissen Apps und Plugins entwickeln können.

Einigen Nutzern zufolge, kann es passieren, dass Trello nur langsam lädt. Andere Nutzer meinen, dass E-Mail-Benachrichtigungen, bei sehr vollen Boards, lange nachdem eine Aufgabe geändert wurde, gesendet werden. Weiterhin wird der Kundenservice oft eher negativ bewertet. Wünschen Nutzer fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen wie SSO (Single Sign On), eine zweistufige Authentifizierung oder die Verschlüsselung gespeicherter Dateien, müssen 20,83 US-Dollar pro Nutzer für die Enterprise-Version bezahlt werden.

Zenkit
Zenkit (Bild: Zenkit)

Zenkit ist die deutsche Alternative zu Trello und verfügt sogar über eine Importfunktion, damit Kunden von Trello zu Zenkit wechseln können. Zenkit bietet Unternehmen ein anpassbares Aufgabenverwaltungs-Tool mit einem Dashboard, das als Kanban-Board, Liste, Kalender, Tabelle oder Mindmap genutzt werden kann.

Kanban-Board in Zenkit.
Kanban-Board in Zenkit. (Bild: Zenkit)

Angebotene Funktionen umfassen unter anderem einen Kalender, Aktivitäten-Tracker, Labels, To-Do-Listen, eine globale Suchfunktion, Kommentare und Benachrichtigen. Kleine Teams (bis 5 Mitglieder) erhalten das Tool sogar kostenlos. Zenkit ist benutzerfreundlich und attraktiv gestaltet. Das Tool stellt einen hilfreichen und schnellen Kundenservice bereit.

Einige Nutzer bemängeln, dass in dem relativ neuen Tool noch Bugs auftreten. Andere finden das Tool aufgrund der Funktionsvielfalt anfänglich etwas gewöhnungsbedürftig. Weiterhin werden fehlende Integrationen, Import-und Exportfunktionen bemängelt.

Zenkit stellt keine API bereit, kann jedoch durch Zapier mit vielen Apps integriert werden. SSO steht für Unternehmenskunden zur Verfügung, Daten werden in Zenkit nicht verschlüsselt. Der Vorteil von Zenkit im Vergleich zu Trello ist, dass alle Ansichten (Liste, Kanban, Tabelle, Mindmap & Kalender) auch in der kostenlosen Version verfügbar sind.

Zeiterfassung

toggl
toggl (Bild: toggl)

Besonders an toggl sind die wahnsinnig schnelle Einrichtung und die Gratisversion. Die Gratisversion von toggl ist eine hervorragende Online-Zeiterfassungssoftware für Projektmanager, die ein einfaches und übersichtliches Tool wollen, um die Produktivität Ihres Teams zu verfolgen. toggl funktioniert auf Windows, OS X, Linux, Android und iOS und in nahezu jedem Browser.

Zeiterfassungs-Ansicht in toggl.
Zeiterfassungs-Ansicht in toggl. (Bild: toggl)

Nutzer können ihre Zeit direkt in toggl erfassen und dann über eine der zahllosen Integrationen exportieren (unter anderem Asana, Atlassian Jira, Basecamp, FreshBooks, Github, Google Docs, Open Project, QuickBooks, Salesforce, Slack, Teamwork und Trello). Außerdem können die Anwender ihre Zeit offline erfassen und die Daten später synchronisieren. toggl erstellt alle 24 Stunden ein Backup an mehreren physischen Standorten und speichert alle Daten auf Rackspace.

Die meisten Nutzer entscheiden sich aufgrund der Aufgabenverwaltungs-Funktionen für ein Upgrade (Projekte werden ansonsten nicht in Aufgaben unterteilt). Außerdem ist es mit der Basisversion nicht möglich, ein Team mit mehr als fünf Nutzern zu erstellen. Der Preis für ein Upgrade ist ab neun US-Dollar pro Nutzer und Monat erhältlich. Durch ein Upgrade schalten Nutzer vielzählige Funktionen wie Berichterstattung, Business Intelligence, Gantt Charts, Stundenzettel und die Verfolgung des Projektfortschritts frei.

timetac
timetac (Bild: timetac)

Der Softwarehersteller stammt aus dem Nachbarland Österreich und bietet einen gesonderten Kundensupport für Österreich, Deutschland und die Schweiz an. Das Tool zählt nach eigenen Angaben im deutschsprachigen Raum zu den Marktführern im Bereich der Online-Zeiterfassung. timetac bietet Module zur Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personaleinsatzplanung an. Nutzer bezahlen nur für die Module, die sie benötigen. Das Tool bietet Offline-Zeiterfassung und das Projekt-Controlling ist in die Projektzeiterfassung integriert.

Projektzeiterfassung in timetac.
Projektzeiterfassung in timetac. (Bild: timetac)

Timetac bietet viele Integration (SAP, Microsoft Dynamics, Azure, Datec, Sage, FastBill) und eine offene API an. Die monatliche Basisgebühr je Firmenaccount beträgt 15 Euro. Dazu kommen 8 Euro pro Nutzer und Monat für das Modul Projektzeiterfassung. Die Software ist damit relativ teuer. Aufgrund der Basisgebühr, lohnt sich der Einsatz jedoch, wenn auch die Module Arbeitszeiterfassung (3,50 Euro), Urlaubsverwaltung (1,50 Euro) und Personaleinsatzplanung (1,50 Euro) benötigt werden.

Die Arbeitszeiterfassung ist speziell für deutsche Anforderungen ausgelegt. Arbeitgeber im DACH-Raum sind dazu verpflichtet Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten ihres Personals nachzuweisen. Mit timetac können betriebliche und gesetzliche Anforderungen leicht eingehalten werden. timetac ist wie ein Browser tab-gesteuert, daher ist die Software trotz der vielen angebotenen Funktionen intuitiv.

Der Nachteil ist jedoch, dass das Dashboard schnell unübersichtlich werden kann, da sich bei jedem Klick auf einen Punkt in der Navigationsleiste neue Tabs öffnen.

* Die Autorin Ines Bahr ist International Content Analyst bei Capterra, der unabhängigen Online-Ressource für Business-Software-Käufer. Das Unternehmen bietet verifizierte Nutzerbewertungen und unabhängige Testberichte in Hunderten von Softwarekategorien.

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