Papierlose Prozesse optimieren das Rechnungswesen

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Einen weiteren Vorteil, AP- und AR-Daten in der Cloud zu platzieren, bringt die automatische Sicherung mit sich, die eine der Wolke innewohnende Eigenschaft ist. Im Falle einer Katastrophe, zum Beispiel in Form von Hackerangriffen, Feuer, Tornados oder Überschwemmungen, bleiben alle Abrechnungsdaten der Organisation in der Cloud intakt. Benutzer können sich einfach weiterhin auf einem Computer einloggen und von überall mit den Daten arbeiten. Da alle Daten digital vorliegen, geht auch kein Papier verloren, wird beschädigt oder unrechtmäßig kopiert. In dieser Hinsicht sind digitalisierte Daten sicherer als Papierquittungen oder andere physikalische Dokumente.

Auch Unternehmen, die sich dafür entscheiden, bestimmte Daten in ihren eigenen Räumlichkeiten zu halten, um beispielsweise besondere Zugriffsbeschränkungen oder Zugangskontrollen einzurichten, können ERP mit integriertem DMS aus einer Hybrid-Cloud-Umgebung verwenden. Hier verbleiben die meisten sensiblen Daten auf den Servern des Unternehmens, während andere Funktionen in der Cloud verwaltet werden können.

Wechsel in die Cloud ohne Überraschungen

Unabhängig davon, welche Konfiguration ein Unternehmen wählt, sollen die folgenden fünf Tipps helfen, dass der Übergang zur Cloud reibungslos verläuft:

• 1. Auch wenn die endgültige Entscheidung für eine Cloud-Lösung noch nicht gefallen ist, sollten sowohl bei der Wahl des ERP- als auch des Dokumenten-Management-Systems Anbieter in Betracht gezogen werden, die auch Cloud-Computing-Lösungen haben. Ein späterer Umzug in die Cloud und somit der Umstieg der aktuellen Technologie auf cloud-basierte Systeme wird dann viel weniger teuer und aufwändig.

• 2. Es ist nicht nötig, sofort alle geschäftskritischen Anwendungen in die Cloud zu transferieren. Es genügt, anfangs ein kleineres Projekt zu implementieren, beginnend beispeielsweise mit E-Mail-System oder Rechnungswesen, um dann auf diesem aufzubauen.

• 3. Soll die ERP-Lösung im eigenen Haus verbleiben, muss sichergestellt sein, dass der Anbieter der papierlosen AP-/AR-Automatisierung seine Lösung mit dem Inhouse-System integrieren kann. Bei einem Wechsel in die Cloud sollte das ganze System in der Lage sein, dorthin zu transferieren, so als wäre es eine integrierte Lösung.

• 4. Unternehmen sollten sicher sein, dass ihre Technologie-Anbieter Erfahrung darin haben, Lösungen zu integrieren, die sich in unterschiedlichen sicheren Datenbanken befinden. In der Praxis zeigt sich, dass sich in der Regel die Anwendungen eines Unternehmens in unterschiedlichen Rechenzentren befinden. Somit erhöht sich die Gefahr, dass diese Anwendungen zu eigenständigen, isolierten Clouds werden.

• 5. Alle Firmen sollten ihre Lieferanten ermutigen, digitale Rechnungen und andere Unterlagen einzureichen, anstatt Papier. Digitale Daten können Franchisenehmer und Außenstellen überschaubar direkt an die Zentrale übertragen, anstatt zig Stapel Papierdokumente zu scannen. Das Scannen in ein cloud-basiertes System ist zwar eine nützliche und auch notwendige Funktion, verbraucht aber zu viel Bandbreite zwischen Büro und Cloud im Vergleich zum Senden digitaler Dokumente.

* Der Autor Nick Sprau ist Vice President of Marketing bei Metafile Information Systems, Inc. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Rochester im US-Bundesstaat Minnesota, vertreibt unter anderem die Lösung MetaViewer Paperless ERP for Microsoft Dynamics. Der Originalbeitrag ist im „ERP SoftwareBlog“ unter dem Titel „How Paperless ERP in the Cloud Can Brighten Accounting Processes” (Teil 1; Teil 2) erschienen.

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