Elektronische Rechnung fördert Digitalisierung E-Rechnung als digitaler Treiber in deutschen Büros

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Die E-Rechnung könnte von der Pflicht zur Kür werden. Denn ihre Einführung verspricht Vorteile wie Kosten- und Zeitersparnis. Seit Anfang des Jahres ist sie Pflicht. Zunächst wirkt sie komplex, sollte Unternehmen aber nicht verunsichern.

Seit Januar 2025 ist die elektronische Rechnung in Deutschland Pflicht. Seither sollten alle B2B-Unternehmen Rechnungen in den vorgesehenen Formaten zumindest empfangen können. Durch die Umstellung sollen Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Einige Herausforderungen bleiben dennoch: Für viele Unternehmen ist es nach wie vor schwierig, den Überblick über die verschiedenen E-Rechnungsformate, gesetzlichen Fristen und Vorgaben zu behalten.

Zulässige Formate

Corinna Hölzel, Senior Product Marketing Managerin bei d.velop weiß, wie Unternehmen davon profitieren. „In Deutschland sind für die E-Rechnung die Formate XRechnung und ZUGFeRD vorgesehen, wobei es sich bei letzterem um ein kombiniertes Format handelt, bei dem die strukturierten Daten in ein PDF eingebettet werden“, erklärt die Expertin.

Auch wenn die E-Rechnung zunächst komplex wirkt, sollten sich Unternehmen nicht verunsichern lassen. Die Einführung verspricht viele Vorteile. So ließen sich durch den geringen manuellen Aufwand Zeit und Kosten einsparen, wenn die Systeme erst einmal richtig laufen.

Dabei gehe es – so Hölzel – nicht nur um die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen, auch Papier-, Druck- und Portokosten müssen in die Bilanz eingerechnet werden. Dies bedeute gleichzeitig auch ein Plus in Sachen Nachhaltigkeit. „Die schnellere Verarbeitung elektronischer Formate erlaubt es zudem, das Cashflow-Management zu optimieren. Bisher eingesetzte OCR-Technologien zum Auslesen der Rechnungsinformationen aus PDF- Rechnungen sind außerdem fehleranfällig – und oft mit hohem Aufwand verbunden. Bei der Nutzung der E-Rechnung kann dieser Schritt komplett entfallen“, erläutert Hölzel.

Elektronische Rechnungsstellung als Booster der Digitalisierung

Die E-Rechnung sei eine Chance, die Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung maßgeblich zu beschleunigen. Hölzel meint: „In den letzten Monaten hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen, die beginnen, E-Rechnungen einzuführen, ihr digitales Dokumentenmanagement generell ausbauen.“

Damit würde die E-Rechnung dazu beitragen, das papierlose Büro endlich Realität werden zu lassen. Davon profitierten schließlich auch die Mitarbeiter, da viele zeitraubende Routinearbeiten, beispielsweise in der Ablage, entfallen. KI-Integrationen in modernen Dokumentenmanagement-Systemen erlaubten es, Informationen schnell zu finden. Wenn kein händischer Übertrag aus analogen Dokumenten mehr notwendig wäre, könnte zudem die Fehleranfälligkeit in Geschäftsprozessen reduziert werden.

Auch in puncto Sicherheit könnten Unternehmen von der E-Rechnung profitieren: Wichtige, sensible Dokumente können mit elektronischen Signaturen versehen werden, wodurch ihre Legitimität sichergestellt und Fälschungssicherheit gewährleistet wird.

Aktiv werden

„Die E-Rechnung ist mehr als nur ein neues Dateiformat – sie ist ein Hebel für die digitale Transformation in Unternehmen und Organisationen jeglicher Größe“, betont E-Rechnungs-Expertin Hölzel. Wer die Übergangsfristen sinnvoll nutze, könne nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern interne Prozesse grundlegend verbessern. Mit den richtigen Tools und erfahrenen Partnern gelinge der Umstieg reibungslos – und eröffne neue digitale Perspektiven.

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