Papierlose Prozesse optimieren das Rechnungswesen

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Alle diese Vorteile können Unternehmen helfen, ihr Geschäft profitabler, sicherer und effizienter zu betreiben. Dabei haben viele noch gar nicht einen wesentlichen Aspekt und Vorzug cloud-basierter ERP erkannt: Dass sie über alle Prozesse hinweg auf Papier verzichten können! Obwohl sich Geschäftsvorgänge und Rechnungswesen heute mit immer schnellerer Breitband-Geschwindigkeit erledigen lassen, bauen weiterhin viele Unternehmen auf den Papierweg, wenn es um Forderungen und Verbindlichkeiten geht.

Dabei werden sie bald aus wirtschaftlichen und wettbewerblichen Gründen Schritt halten müssen mit Tempo, Genauigkeit und Effizienz, wie sie Lieferanten und Kunden gleichermaßen vorgeben oder fordern. Die gute Nachricht ist, dass die Umstellung auf papierlose ERP mit AP und AR Automation (Accounts Payable/Accounts Receivable Automation) für Lieferanten- bzw. Debitorenbuchhaltung durch günstige, cloud-basierte ERP-Plattformen und Automatisierungssoftware einfacher ist, als je zuvor.

Papierverzicht verbessert Geschäftsprozesse

Die neuesten Cloud-Versionen solcher ERP-Plattformen wie beispielsweise Microsoft Dynamics AX, GP und SL, bieten umfangreiche Rechnungswesen- und Business-Management-Funktionen. Buchhaltungsabteilungen können somit auf Papier-Rechnungen, -bestellungen oder andere gedruckte Dokumente verzichten – vorausgesetzt, dass die ERP-Technologie mit einem Dokumenten-Management-System integriert ist. Tatsächlich ermöglicht eine cloud-basierte papierlose AP-/AR-Automatisierung eine wesentliche Verbesserung der Prozesse im Rechnungswesen, während gleichzeitig die Investitionskosten der Unternehmen nach unten gedrückt werden.

Sobald Unternehmen sich entschließen, mit einer papierlosen ERP mit AP-/AR-Automatisierung zu arbeiten, verbessern sie in vielerlei Hinsicht ihre Geschäftstätigkeit:

Sie optimieren die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Prozesse: Die richtige papierlose Dokumenten-Management-Lösung konvertiert automatisch Papierrechnungen von Lieferanten in digitale Versionen, die einfach und präzise verwaltet werden können. Solche DMS-Lösungen automatisieren darüber hinaus die Workflows, um die Genehmigung und Weiterbearbeitung von Rechnungen zu beschleunigen, so dass Papierrechnungen nicht unnötig lang im Posteingang des Sachbearbeiters verbleiben oder auf dem Weg zwischen verschiedenen Abteilungen verloren gehen. Einmal in das System eingegeben, kann jede Rechnung verfolgt werden und das Management erhält einen vollständigen Überblick über Zahlungen, was auch hinsichtlich einer genaueren Finanzplanung von Vorteil ist.

Digitale Daten im System sind vertrauenswürdig: Informationen müssen nur einmal eingegeben werden; auf sie kann dann jederzeit und von überall auf der Welt zugegriffen werden. Jeder Mitarbeiter arbeitet mit der gleichen Datenversion und kann sich dank der papierlosen ERP-Plattform darauf verlassen, konsistente und zeitnahe Berichte zu liefern.

Betriebskosten sinken drastisch: Eine kombinierte Lösung aus Microsoft Dynamics und papierloser DMS-Lösung verringert Personalkosten, die aus der Verwaltung der Stapel an Papierdokumenten resultieren. Sie erlaubt der Organisation aber auch, in den Genuss von Lieferanten-Rabatten für pünktliche Zahlungen zu kommen und beseitigt die Gefahr, Mahngebühren für verspätete oder vergessene Rechnungsbegleichungen zahlen zu müssen.

Papierloses ERP spart auch Zeit: Einige Organisationen sortieren tagelang Rechnungen weit verstreuter Filialen oder Franchisenehmer. Andere starten interne Expeditionen, um unbezahlten Rechnungen auf die Spur zu kommen. Selbst in besonders gut organisierten Unternehmen wechselt der Papierkram oft mehrfach von einer Abteilung zur nächsten, bis er endlich im Eingangskorb des richtigen Entscheiders landet. Digitales, cloud-basiertes papierloses ERP zentralisiert und automatisiert die Arbeitsabläufe und verkürzt den Schwanz an papiergebundenen Abläufen, die eine Unmenge administrativer Zeit verschlingen.

Prognosen werden genauer: Durch den genaueren und aktuelleren AP-/AR-Prozess, den papierloses ERP bewirkt, kann das Management sicher sein, einen vollständigen und stets aktuellen Blick auf die finanzielle Situation des Unternehmens werfen zu können, bei der Projektion finanzieller Trends und deren Auswirkungen auf das Unternehmen.

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