Cloud-ERP und DMS verdichten die Vorteile des Web-Abonnements

Papierlose Prozesse optimieren das Rechnungswesen

| Autor / Redakteur: Nick Sprau* / Elke Witmer-Goßner

Cloud-basiertes ERP in Kombination mit einem Dokumenten-Management-System vereinfacht die Buchhaltung, verbessert die Verarbeitung von Rechnungen und automatisiert den Workflow.
Cloud-basiertes ERP in Kombination mit einem Dokumenten-Management-System vereinfacht die Buchhaltung, verbessert die Verarbeitung von Rechnungen und automatisiert den Workflow. (Bild: Cybrain, Fotolia)

Cloud-basiertes Enterprise Resource Planning ist nichts Neues mehr und die Vorteile sind bekannt. Doch ein bisschen mehr geht immer, nämlich dann, wenn Unternehmen das Ganze noch mit einem integrierten Dokumenten-Management-System betreiben. Der Zugriff auf Abrechnungsdaten und Berichte vereinfacht sich signifikant. Und billiger wird`s am Ende auch noch, kommentiert Nick Sprau von Metafile:

Die Wolke rollt durch immer mehr Branchen und Lieferketten mit immer größerer Präsenz und der erstaunlichen Fähigkeit, Kosten zu senken, die Produktivität zu erhöhen und die Einnahmen zu steigern. Unternehmen, die die Cloud nutzen, verlagern ihre IT-Hardware, Software und Netzwerke aus ihren eigenen Server-Räumen in gehostete Online-Rechenzentren, und abonnieren IT-Dienstleistungen, anstatt die IT-Infrastruktur im eigenen Haus aufzubauen und zu pflegen.

Zusammen mit Office-Tools, Personal-Dienstleistungen und Unterhaltungsmöglichkeiten, sind auch ERP-Plattformen in die Cloud gewandert. Heute haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre ERP-Technologien ganz oder teilweise in cloud-basierten Rechenzentren zu betreiben, was viele Vorteile gegenüber On-Premise-Technologien bieten kann, wie beispielsweise:

Kosteneinsparungen bei der Technologie: Statt lizenzierte Software für jede Maschine in der Firma zu kaufen, können Unternehmen durch Cloud-ERP-Abonnements mit einer niedrigen Monatsgebühr pro Benutzer deutlich sparen. Zusätzlich werden IT-Mitarbeiter von der Last befreit, lokale Server und Netzwerke ständig auf dem neuesten Stand zu halten und zu verbessern. Laut einer aktuellen Microsoft-Studie machen solche Routineaufgaben 75 Prozent der weltweiten IT-Ausgaben aus. Durch die Cloud-Nutzung bleibt den IT-Profis mehr Zeit, Anwendungen und Prozesse zu entwickeln, die die Effizienz und Rentabilität verbessern.

Bessere Zugriffsmöglichkeien: Weil cloud-basierte ERP über das Web arbeitet, können autorisierte Mitarbeiter jederzeit und von überall auf das System zugreifen. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter mit der gleichen und zugleich neuesten Version der ERP-Software arbeitet, da diese durch das Rechenzentrum aktualisiert wird, sobald neue Versionen veröffentlicht werden.

Leichtere Anpassung an veränderte Geschäftsbedingungen: Unternehmen, die saisonale Schwankungen oder sogar rasantes Wachstum erwarten, können sich beim Versuch, schnell zusätzliche Hard- und Software für die ganze Firma bereitzustellen, selbst ausbremsen. Die Wolke erleichtert die Skalierung und die zahlenmäßige Anpassung der Benutzer-Abonnements.

Mehr Sicherheit: Der Host kann die gesamte Verwaltung und Wartung von Anwendungen, Hardware und Daten übernehmen. Da cloud-basierte Rechenzentren eine Vielzahl von Kunden betreuen, davon etliche mit strengsten Sicherheitsanforderungen, können Unternehmen erwarten, dass die Cloud-Services einem höchsten Grad an Sicherheit und Kontrolle unterliegen – weit über dem, was die meisten Firmen sich selbst leisten könnten.

Mehr Schutz: Die Cloud dient auch als automatischer Back-up-Service für Unternehmensdaten. Während Daten, die on-premise vorgehalten werden, im Fall einer Katastrophe zerstört werden können, halten cloud-basierte ERP-Plattformen Daten in einem entfernten, sicheren Rechenzentrum vor, wo sie autorisiert von jedem Computer aus abgerufen werden können. So kommen Unternehmen nach einer Krise schnell wieder auf die Füße.

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