Software-Portfolio verwalten

Ordnung im Software-Bestand: On-Premises und in der Cloud

| Autor / Redakteur: Winfried Metzger* / Florian Karlstetter

Den Überblick im Software-Bestand behalten mit Portfolio Management.
Den Überblick im Software-Bestand behalten mit Portfolio Management. (Bild: gemeinfrei (freeGraphicToday / pixabay) / CC0)

Das Beschaffen und Managen von Software stellt Verantwortliche in Unternehmen aufgrund einer häufig überraschend großen Produktvielfalt oft vor Herausforderungen. Hinzukommt die Verteilung des Inventars über On-Premises- und Cloud-Infrastrukturen. Unterstützung bekommen Verantwortliche beim sogenannten Software-Portfolio-Management.

Möglich machen dies Tools, die das Gro der Aufgaben übernehmen und dabei helfen, die Anzahl an Programmen zu reduzieren. Wer noch vor dem Umzug seiner Software-Landschaft in die Cloud steht, dem helfen solche Lösungen Lizenzverstöße zu vermeiden.

Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen mit 2.500 bis 5.000 PC-Arbeitsplätzen und den dazugehörigen Servern circa 8.000 Software-Lösungen von rund 3.000 Herstellern einsetzen. Eine Vielfalt, die größer ist, als erwartet. Sie ergibt sich durch den Einsatz unterschiedlicher Programme für denselben Zweck, etwa PDF-Reader, Security-Lösungen, Grafik-Anwendungen Cloud- und Online-Speicher.

Um Kosten zu sparen und unnötige Sicherheitsrisiken zu vermeiden, sollten Unternehmen ihren Software-Kreislauf so klein wie möglich halten. Das heißt, sie löschen nicht benötigte Software und verwenden ansonsten Produkte in einer einheitlichen und aktuellen Version, inklusive neuester Patches. Ohne Patches erzeugen beispielsweise Browser, bei denen nicht alle Bugs ausgemerzt und in die neuen Funktionen integriert sind, Support-Anfragen und damit Zusatzkosten. Noch wichtiger sind Patches jedoch, weil sie Sicherheitslücken schließen.

Die IT steht hier jedoch vor einer Herausforderung, denn mitunter weiß sie nicht, welche Programme in welcher Version die Mitarbeiter nutzen. Daher kann sie auch nicht für deren Absicherung sorgen, oder diese entfernen, wenn sie nicht den Sicherheitskriterien entsprechen. Das sind wichtige Gründe, die für ein technikgestütztes Verwalten des Software-Bestandes sprechen. Inventarisierungslösungen scannen das Inventar und auch für die Auswertung von Infrastruktur-Informationen gibt es Tools.

Lösungen zum Inventarisieren und Aussortieren

Der Bedarf an solchen Tools steigt, weil durch Cloud Computing und Software-as-a-Service-Angebote der Software-Einsatz in Unternehmen noch komplexer wird. Gartner erwartet, dass 2020 knapp 24 Prozent der IT-Ausgaben Cloud-basiert sein werden. Mit dem erhöhten Cloud-Einsatz wächst jedoch die Gefahr für Unternehmen, sich Sicherheitsrisiken auszusetzen und unnötige Kosten einzufahren.

Solche Szenarien lassen sich mit Anwendungen verhindern, die das Software-Inventar analysieren und Lösungen identifizieren, die redundante oder ähnliche Funktionen bieten. Ausgereifte Lösungen wie die Portfolio Management Platform von Comparex sind zudem prädestiniert, eine Migration von IT-Services in die Cloud vorzubereiten.

Mit einer Schnittstelle zu Miss Marple oder einer anderen Inventarisierungslösung erkennen Unternehmen eingesetzte Programme und katalogisieren diese. Die Portfolio Management Platform wertet die gesammelten Informationen aus. Dafür greift sie auf einen Produktkatalog zu, der aktuell über eine Million Software-Titel von mehr als 14.000 Herstellern umfasst und kontinuierlich gepflegt sowie erweitert wird.

Damit ist jedoch nur der Anfang gemacht, ausgereifte Lösungen mit einem Aktualisierungsservice bieten die Option Inventarisierungs-Ergebnissen Version, Edition, Sprache, Lizenztyp, Kategorie und Funktionen zuzuordnen. Der letzte Punkt ist besonders nützlich: Anwender erhalten dann eine Liste aller PDF-Reader oder -Writer, CAD-Programme, Security-Anwendungen oder Datenbanken. Sie sehen zum Beispiel CAD-Programme, welche dieselben oder ähnliche Funktionen besitzen. Auch Software-Titel, die Hersteller nicht mehr unterstützen, lassen sich so anzeigen, ebenso Support- und Patch-Level. Auf Basis eines solchen Reports entscheidet die Fachabteilung aus Nutzersicht welche CAD-Anwendungen beispielsweise weiterhin eingesetzt werden.

Wenige Klicks erzeugen so einen Report, der Einsparpotenziale aufzeigt. Unternehmen stärken damit ihre Verhandlungsposition gegenüber Herstellern und können bessere Preise erzielen. Sie verringern die Aufwände für Kauf, Verwaltung, Wartung und Support von Software und die Schulung der Anwender.

Anbieter von Lösungen zur Analyse des Software-Inventars arbeiten daran, diese bei Hyperscalern wie Amazon, Google und Microsoft in der Cloud bereitzustellen. Die Installation in einer Cloud-Plattform über Script-basierte automatisierte Prozesse machen die Tools auch für Firmen interessant, die lediglich 50 PC-Arbeitsplätze unterhalten. Bei der noch üblichen On-Premises-Installation rentiert sich die Portfolio Management Platform beispielsweise ab 1.000 Computern im Unternehmen schnell.

Bereit für die Cloud und alles unter Kontrolle

Unternehmen, die planen Anwendungen aus einer On-Premises-Umgebung auf eine Cloud-Plattform zu migrieren, sollten ihren Software-Bestand genau kennen. Denn, wo ein Programm liegt, hat Einfluss darauf, welche Lizenzen benötigt werden. Viele Hersteller verbieten in ihren End User Licensing Agreements (EULAs) sogar, ihre Produkte in einer Public-Cloud-Umgebung zu verwenden. Sich im eigenen Software-Bestand auszukennen und zu wissen, welche Nutzungsmodelle – On-Premises oder Cloud – benötigt werden, unterbindet die Gefahr von Lizenzverstößen und etwaigen Nachzahlungen.

Cloud-Migrationsprojekte fallen umso leichter, je höher der Virtualisierungsgrad von Servern, Speichern und Netzwerken im eigenen Rechenzentrum ist. Die Prüfung und nötige Korrektur, damit eine Server-Landschaft in die Cloud verschoben werden kann, lässt sich relativ schnell realisieren. Viel aufwendiger ist es hingegen, eine Software-Landschaft in einer Client-Infrastruktur so zu virtualisieren, dass sie in der Cloud laufen kann. Eine Lösung, die eine umfassende Analyse des Software-Bestandes durchführt, erweist sich in dem Kontext als wertvoller Wegbereiter, der aufzeigt, welche Software-Nutzung sinnvoll oder überflüssig ist.

Bietet die Lösung Schnittstellen zu den wichtigsten Cloud-Service-Providern und ein Cloud Consumption Monitoring, können Anwender mit ihrer Hilfe Reports erstellen, aus denen hervorgeht welche Nutzergruppen welchen Cloud-Dienst wie oft verwenden. Ein Unternehmen sollte bei einer niedrigen Adaptionsrate einer Anwendung handeln und die überflüssigen Accounts abmelden. Andererseits stehen Verantwortliche oft vor der Frage: Wie kommen explodierende Kostenblöcke für Software as a Service, Platform as a Service oder Infrastructure as a Service zustande? Eine mögliche Ursache: Die Mitarbeiter haben gemerkt, dass sie über die Cloud schneller provisionieren können, ohne sich den Service genehmigen lassen zu müssen. Das Monitoring fördert solche Lücken im Prozess zu Tage, die ein Unternehmen schließen muss. Die ermittelten Daten lassen sich zudem für eine Vorhersage der Cloud-Nutzung heranziehen.

Sicherheit und Kosten stets im Überblick

Winfried Metzger, Product Manager Portfolio Management Platform bei Comparex.
Winfried Metzger, Product Manager Portfolio Management Platform bei Comparex. (Bild: Comparex)

Mit einem Tool, das den Software-Bestand untersucht und Lösungen identifiziert, die redundante oder ähnliche Funktionen bieten, konsolidieren Unternehmen ihr Inventar, sparen Kosten und erhöhen die Sicherheit. Die geschaffene Datenbasis vermeidet unnötige Lizenzkäufe. Insgesamt stellt eine Lösung wie die Portfolio Management Platform in Aussicht, die Betriebskosten für die genutzte Software um 20 bis 30 Prozent zu senken. Unternehmen generieren mit ihr zudem Informationen, mit denen sie bei einem Umzug in die Cloud Lizenzverstöße verhindern können. Bietet die Lösung ein Cloud Consumption Monitoring, gewinnen sie zusätzlich detaillierte Einblicke in die Cloud-Nutzung im Unternehmen.

Der Autor: Winfried Metzger, Product Manager Portfolio Management Platform bei Comparex.

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