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Apple iCloud im professionellen Einsatz (Teil 6) Mit iCloud im Team arbeiten

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Florian Karlstetter

iCloud und der Speicher in iCloud kann innerhalb eines Teams oder einer Familie gemeinsam genutzt werden. Apple hat dazu seit iOS 11 Funktionen integriert, mit denen sich der Datenspeicher gemeinsam nutzen lässt.

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Arbeiten mit der iCloud von Apple im Team: Freigaben, Speicherplatzzuweisung und Datenaustausch.
Arbeiten mit der iCloud von Apple im Team: Freigaben, Speicherplatzzuweisung und Datenaustausch.
(Bild: gemeinfrei (geralt / pixabay) / CC0 )

Wer über seine Apple-ID mindestens die 200 GB-Datenspeicher-Option bucht, kann den Datenspeicher im Team oder der Familie freigeben. Im Fokus der Freigabe stehen eindeutig Familien, aber natürlich können auch andere Teams die Technik nutzen.

Die Verwaltung der Familienfreigabe kann auf dem iPhone/iPad oder über die iCloud-Webseite erfolgen. Im Team können bis zu sechs Personen den gemeinsamen Datenspeicher nutzen. Jeder Anwender hat einen Speicherbereich, der aber zum gemeinsamen Speicherplan gehört. Von der Bedienung her unterscheiden sich privater Datenspeicher und Familienfreigabe nicht voneinander. Der Vorteil besteht darin, einen größeren Speicher gemeinsam nutzen zu können.

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Teamanwender können Daten freigeben und speichern. Auf die privaten und nicht freigegebenen Daten haben die anderen Teammitglieder und auch der Organisator der Freigabe keinen Zugriff. Innerhalb der Familienfreigabe und des zur Verfügung stehenden Speichers können Fotos, Videos, Dateien und iCloud-Backups gespeichert werden.

Familienfreigabe erstellen und Speicher zuweisen

Die Familienfreigabe kann recht einfach in den Einstellungen auf iPhones/iPads aktiviert werden. Am besten erstellt der Organisator der Gruppe die Familienfreigabe, um den Speicherplatz zu verteilen. Über den Menüpunkt der Apple-ID und der Auswahl von „Familienfreigabe“ wird bei „Geteilte Funktionen“ über „iCloud-Speicher“ die Option aktiviert.

Das Einladen von Teammitgliedern erfolgt über die Apple-ID. Wird ein Anwender eingeladen, kann er seinen eigenen Speicher behalten, oder er tritt der Familienfreigabe bei. In der Speicheranzeige auf den iPhones ist zu sehen, wer Mitglied des Teams ist und den gemeinsamen Speicher nutzt. Dadurch hat der Organisator immer im Blick, wieviel Speicherplatz Teammitglieder nutzen.

Neben dem Organisator können bis zu 5 weitere Mitglieder hinzugefügt werden. Die Einstellungen in diesem Bereich können nur vom Organisator angepasst werden. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Neben den Einstellungsmöglichkeiten auf dem iPhone/iPad können zur Konfiguration auch die Systemeinstellungen in macOS X genutzt werden, oder das Webportal von iCloud.com.

Familienfreigabe konfigurieren

Das Konto, das die Freigabe erstellt hat, ist berechtigt Anpassungen vorzunehmen. Neben iPhone und iPad können die Daten in der Familienfreigabe und die Konfiguration auch in macOS X in den Systemeinstellungen angepasst werden. Hier sind die Optionen über den Menüpunkt „iCloud“ zu finden. Über die Schaltfläche „Verwalten“ kann der Organisator die Freigabe verwalten.

In macOS X ist ebenfalls zu sehen, welche Anwender Mitglied der Freigabe sind und wieviel Speicherplatz die Mitglieder nutzen. Über die Schaltfläche „Speicherplan ändern“ kann der Speicherplan von 200 GB auf 2 TB vergrößert werden. Unter 200 GB ist keine Familienfreigabe möglich. Durch einen Klick auf „Familie“ ist zu sehen, wieviel Speicherplatz verbraucht wird.

In den iCloud-Einstellungen in macOS X kann über „Familie verwalten“ die Freigabe des Speicherplatzes beendet werden.

Familienfreigabe für Benutzer

Die Einladung der Teammitglieder kann der Organisator über den Menüpunkt „Familienmitglied hinzufügen“ durchführen.

Wenn ein Mitglied dem Team beitritt, kann es auswählen, ob es den gemeinsamen Speicherplatz nutzen will, oder seinen eigenen Speicherplatz. Außerdem kann die Standortfreigabe aktiviert werden. Ob das im Team gewünscht ist, hängt von den Anforderungen ab, wird aber sicherlich problematisch sein, wenn es um den Datenschutz im Unternehmen geht. Für Familien oder eine Gruppe von Freunden ist das hingegen kein Problem.

Jedes Familienmitglied darf nur auf seine eigenen Daten zugreifen. Natürlich kann in der entsprechenden Speicherverwaltung auf den Endgeräten des Familienmitglieds die Speichernutzung jederzeit wieder geändert werden.

Anwender können jederzeit ändern, welcher Speicherplatz verwendet werden soll.

Handoff mit iPhone/iPad und mac OS X

Mit Handoff können Anwender auf dem Mac und iPhone/iPad gemeinsam an einem Dokument arbeiten, oder ein Anwender kann ein Dokument mobil weiterverwenden. Handoff funktioniert mit Mail, Safari, Pages, Numbers, Keynote, Karten, Nachrichten, Erinnerungen, Kalender und Kontakte. Nutzen Entwickler die Handoff-API, lassen sich eigene Apps entwickeln, die diese Funktion nutzen. Die Zentrale dazu ist iCloud Drive. Dokumente, die hier gespeichert werden, lassen sich mit Handoff überall nutzen. Die Funktion muss aber erst aktiviert werden. Das erfolgt in iOS über Einstellungen\Allgemein\Handoff.

Pages, Numbers und Keynote mit iCloud Drive nutzen

iCloud erlaubt das Synchronisieren von Dokumenten auf Basis der Apple-Programme Keynote, Pages und Numbers. Anwender finden auf der Webseite iCloud.com auch die Online-Versionen von Pages, Numbers und Keynote. Hier können die Dateien bearbeitet werden, die in iCloud Drive gespeichert sind. Außerdem sind die Dateien auch in den Apps für Pages, Numbers und Keynote verfügbar, genauso wie in den installierten Versionen in macOS X. Die verschiedenen Versionen von Pages, Numbers und Keynote auf iPhone/iPad, macOS X und iCloud.com erlauben auch das Einladen anderer Anwender zur gemeinsamen Bearbeitung der Dokumente.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist