Informations- und Dokumentenmanagement Mit Content Services schrittweise in die Cloud

Um das Informationsmanagement in die Cloud zu verlegen, reicht es nicht aus, die alte DMS- oder ECM-Umgebung „einfach in die Cloud zu schieben“. Moderne Content-Services aus der Cloud helfen aber dabei, das Enterprise Content Management zu modernisieren.

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Mit der Digitalisierung haben sich die Anforderungen an das Informations- und Dokumentenmanagement im Unternehmen grundlegend verändert. Inhalte müssen flexibel bearbeitet und Kundenanliegen schnell und unkompliziert abgewickelt werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gleichzeitig gilt es, mit den Service Level Agreements von Internetgiganten wie Google und Amazon mithalten zu können: Versicherungsabschluss ohne lästige Papierformulare, Beratungstermine per Video-Chat, Reaktionen auf Kundenanfragen in Echtzeit über mobile Apps, Überweisungen online und Produktlieferung innerhalb von 24 Stunden.

Der Funktionsumfang herkömmlicher Enterprise-Content-Management-, sprich ECM-Lösungen – nämlich das Erfassen, Verwalten, Speichern und Archivieren von Dokumenten und Informationen – wird diesen neuen Anforderungen nicht mehr gerecht. Hier kommen Content-Services aus der Cloud ins Spiel.

Was sind Content Services?

Unter Content Services versteht man webbasierte Dienste, die entweder als separate Anwendungen oder als integrierte Lösung konzipiert sind. Sie unterstützen Unternehmen dabei, Inhalte flexibel, schnell und unabhängig von der Content-Art unternehmensweit zu managen. Sie rücken neben der Speicherung und Archivierung vor allem die effiziente und flexible Nutzung und Verarbeitung von Inhalten in den Fokus. Das trägt erheblich zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen bei.

Content-Services-Plattformen bündeln dazu Unternehmensinhalte und verfügen über ein zentrales Datenrepository. Anders als bei monolithischen ECM-Plattformen lässt sich diese dank einer Vielzahl an Schnittstellen leicht mit anderen Repositories und Archiven integrieren. Das erleichtert Unternehmen besonders angesichts der wachsenden Anzahl digitaler Informationsquellen – E-Mails, Mobile Apps, Chats, Online-Formulare und viele mehr – ein durchgängiges Informationsmanagement.

Zu den gängigsten Content Services gehören Datenerfassung, -indexierung und -kategorisierung sowie Dokumenten-, Records- und Workflow-Management sowie Analytics. Kombiniert decken diese den Dokumenten- bzw. Informationslebenszyklus ab und digitalisieren und beschleunigen dokumentenintensive Prozesse.

Integrierte Anwendungen bieten zudem Lösungen für konkrete Anwendungsfälle. Denken wir beispielsweise an digitale Personalakten, Applikationen für das Vertragsmanagement und das Accounting sowie branchenspezifische vertikale Anwendungen, z. B. für das Ingenieur- oder Finanz- und Versicherungswesen.

Schritt für Schritt in die Cloud

Die Migration eines bestehenden ECM-Systems in die Cloud erscheint je nach Unternehmensgröße, Datenvolumen und Anzahl der eingesetzten Anwendungen als Mammutprojekt. Viele Unternehmen scheuen den Weg in die Cloud oft schon aufgrund des schieren Umfangs.

Abhilfe versprechen Content Services: Sie ermöglichen eine schrittweise Umstellung des Informationsmanagements und die nahtlose Integration neuer cloudbasierter Content Services in bereits bestehende On-Premises-Systeme. Derartige Hybridlösungen geben Unternehmen die Flexibilität, Funktionen nach Bedarf und über einen längeren zeitlichen Horizont hinweg in die Cloud zu migrieren.

Neben der großen Flexibilität bieten Content-Lösungen aus der Cloud zudem weitere Vorteile: Sie können schnell implementiert werden, sind leicht skalierbar und erfordern einen deutlich geringeren Wartungsaufwand als On-Premises-Modelle. Sogenannte Low-Code-Plattformen lassen sich zudem umfassend ohne Programmieraufwand entsprechend der spezifischen Anforderungen von Abteilungen, Rollen und Regionen konfigurieren. Das können besondere Funktions- aber auch Compliance-Anforderungen sein – Stichwort DSGVO. Fortschrittliche Disaster-Recovery-Funktionen unterstützen zusätzlich die IT dabei, in Notfällen Lösungen schnell wieder zu reparieren und geschäftsentscheidende Prozesse wieder zum Laufen zu bringen.

Digital Arbeiten – jederzeit und überall

Der Digital Workplace wird Realität: Content-Services-Plattformen stellen Mitarbeitern die für deren Arbeit relevanten Inhalte jederzeit und überall aus der Cloud zur Verfügung – auf Laptop, Tablet oder Smartphone. Über konfigurierbare und personalisierte Arbeitsplätze haben sie dabei auf genau die Informationen und Applikationen Zugriff, die sie auch tatsächlich für Ihre Aufgaben benötigen.

Das beugt Überforderung angesichts der riesigen Mengen an Unternehmensinhalten und -applikationen vor und stellt zudem die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien sicher. So muss und darf beispielsweise ein Marketing-Mitarbeiter nicht auf Inhalte der Rechts-, R&D- oder Personalabteilung zugreifen.

Mitarbeiter können Inhalte jedoch nicht nur einsehen. Sie haben auch die Möglichkeit, wichtige Dokumente und Aufgaben unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort im Büro, in der Bahn oder beim Kunden sofort zu bearbeiten und gegebenenfalls in den weiteren Workflow routen. Das heißt beispielsweise, dass Schritte im Onboarding-Prozess eines neuen Kunden noch im ersten Kundegespräch angestoßen werden können – Erstellung der Vertragsdokumente oder Compliance Check.

Workflow-, Collaboration- und intelligente Automatisierungs-Tools helfen zusätzlich dabei, Mitarbeiter zu entlasten, Prozesse zu beschleunigen, Kundenanfragen schneller zu bearbeiten und damit die Kundenzufriedenheit langfristig zu steigern.

Fazit

Heinz Wietfeld

I n Zeiten der Digitalisierung ist ein schnelles und effizientes Informationsmanagement entscheidend. Dieses ausschließlich über eine feststehende On-Premises-Lösung zu betreiben, ist nicht mehr zeitgemäß: Zu groß sind die Anforderungen an die zeitnahe Bearbeitung von Kundenanliegen einerseits und der Wunsch der Mitarbeiter nach flexiblem und ortsungebundenem Arbeiten andererseits. Content Services geben Unternehmen die Freiheit, nach und nach in die Cloud zu migrieren und dabei gleichzeitig von umfassenden Funktionalitäten und Anwendungen zur effizienten Bearbeitung, Nutzung und Verwaltung von Inhalten und Daten zu profitieren.

* Der Autor: Heinz Wietfeld ist Regional Manager bei Hyland.

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