Moderne Teamarbeit mit Box

Intelligentes Cloud Content Management überwindet regulatorische Grenzen

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Der Standort ist Programm – im Wolkenkratzer residiert das Münchner Box-Team.
Der Standort ist Programm – im Wolkenkratzer residiert das Münchner Box-Team. (Bild: © Oliver Raupach – stock.adobe.com)

„Wir befinden uns mitten in einer Revolution bei der Unternehmenssoftware, die von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen befeuert wird und Box machen wir zur intelligentesten Cloud Content Management Plattform der Welt“, erklärte Aaron Levie, Mitgründer und CEO von Box im vergangenen Jahr anlässlich der großen Kunden- und Partnerkonferenz BoxWorks.

Reines Filesharing und on-premises betriebenes Enterprise Content Management (ECM) stoßen schon lange an ihre Grenzen. Inhalte und Daten hätten für Unternehmen heute einen ganz anderen Stellenwert: informell, aber in erster Linie auch materiell. Letztendlich ginge es nicht nur um das bisschen Speichern, Archivieren und die Erschließung von Dokumenten und Daten. Und auch ECM aus der Cloud sei nur ein Teil der Wahrheit. Digitale Transformation verlange mehr, erklärte Levie: „Unternehmen, die die digitale Transformation vorantreiben, müssen aus ihren Inhalten einen gesteigerten Wert und höhere Intelligenz generieren.“

Per Stritich, Vice President von Box Deutschland.
Per Stritich, Vice President von Box Deutschland. (Bild: Box)

Als Anbieter von „Cloud Content Management“ wolle man den Kunden ein „nahtloses Gefühl“ vermitteln, betont Per Stritich, der als Vice President die Regionen DACH, CEE und CIS verantwortet. Sein Büro befindet sich seit kurzem in München, in unmittelbarer Nachbarschaft zu den großen strategischen Partnern und Plattformanbietern Amazon, Fujitsu, Google, IBM und Microsoft. Von hier aus werden alle Aktivitäten in Deutschland, Österreich und der Schweiz gesteuert. Die räumliche Nähe insbesondere zu den eher konservativen und sehr sicherheitsbewussten deutschen Kunden sei notwendig geworden, habe sich aber auch schon als besonders fruchtbar erwiesen, sagt Stritich. Von München aus könne Box mehr Aktivität im DACH-Raum zeigen und enger mit den bereits erwähnten Plattformanbietern, OEMs sowie anderen Produktpartnern, aber auch qualifizierten Channel Resellern zusammenarbeiten.

Klassisches Enterprise Content Management stößt inzwischen an Grenzen: meist fehlen stringente Prozesse, die Datenlage ist unsicher und im besten Fall erlaubt es nur fragmentiertes Arbeiten. Box definiert sich daher selbst als Spezialist für „Content Collaboration“, indem alle Dokumente und Daten – sowohl intern wie extern – einbezogen werden können. Als „Content Layer“ agiert Box im Hintergrund. Tausende APIs erlauben die Anpassung an firmenindividuelle Anforderungen. Box lässt sich somit in alle Anwendungen integrieren, die Unternehmen bereits im Einsatz haben. Über IT-unabhängige Prozesse funktioniert so Teamwork über Abteilungen und geografische Grenzen hinweg. Die Stärke von Cloud Content Management mit Box liege einfach darin, dass Unternehmen über ihre gesamten Inhalte an einem zentralen und sicheren Ort in der Cloud verfügen können, ohne Datensilos, ohne fragmentierte Systeme und unter Vermeidung von Schatten-IT, fasst Stritich zusammen.

Kollaboration mit Hilfe von KI

Künftig werden es aber vor allem auf maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz basierende Services sein, die das Cloud Content Management neu formen. Mit Box Skills hat der Anbieter ein Rahmenwerk geschaffen, das es ermöglicht, nahezu jeden Geschäftsprozess bei Box zu digitalisieren. Damit lassen sich Tools für maschinelles Lernen wie beispielsweise maschinelles Sehen, Videoindizierung und Sentiment-Analyse auf in Box gespeicherte Inhalte anwenden. Die neuen Funktionen werden von Google Cloud, IBM Watson und Microsoft Azure unterstützt. Zusätzlich können Entwickler das Box Skills Kit nutzen zum Aufbau branchenspezifischer oder benutzerdefinierter Fähigkeiten.

DSGVO als Chance begreifen

Klassisches Enterprise Content Management ist wie ein Irrgarten mit vielen Sackgassen. Die Wünsche vieler Anwender wie zum Beispiel mobile Workflows oder zeitgemäße Collaboration-Tools – auch im Zuge des digitalen Wandels notwendig – können die meisten Systeme nicht mehr erfüllen.
Klassisches Enterprise Content Management ist wie ein Irrgarten mit vielen Sackgassen. Die Wünsche vieler Anwender wie zum Beispiel mobile Workflows oder zeitgemäße Collaboration-Tools – auch im Zuge des digitalen Wandels notwendig – können die meisten Systeme nicht mehr erfüllen. (Bild: Box)

Angesichts des cloud-basierten und KI-gestützten Contentmanagements müssten klassische, on-premise ECM-Anbieter eigentlich nur kapitulieren, ist sich Per Stritich sicher. Doch auch hinsichtlich der bald in Kraft tretenden Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sieht er große Chancen sowohl für sein Unternehmen, aber auch im Besonderen für die Kunden. Unbestritten sei mit dem neuen Gesetz die größte Compliance-Herausforderung der letzten Jahre verbunden, insbesondere für Anbieter und Nutzer der Public Cloud. Box nutze daher bewusst Rechenzentren mit Standort in Deutschland („Box Zones“) und bietet die Dienste „KeySafe“ und „Governance“ an, um Unternehmen mehr Kontrolle über ihre kritischen Daten zu geben. Mit Box Governance können Kunden gesetzliche Richtlinien einhalten, e-Discovery-Anforderungen erfüllen und sensible Daten effektiv verwalten. Mit Box Keysafe erhalten Firmen eine von Box unabhängige Kontrolle ihrer Inhaltsverschlüsselungscodes. Zudem ist Box einer der wenigen Anbieter, die nach den international anerkannten und gültigen Corporate Binding Rules (BCR) zertifiziert sind, und erfüllt damit den derzeit bestmöglichen EU-Standard zum Schutz persönlicher Daten. Der aus der Artikel-29-Datenschutzgruppe der Europäischen Kommission hervorgegangene Standard gilt als Nachfolger des gekippten Safe-Harbor-Abkommens.

Damit branchenspezifische Compliance-Anforderungen bei der Verwaltung von Cloud-Inhalten erfüllt werden können, hat Box kürzlich auch die sogenannte GxP-Validierung speziell für Pharma-, Biotechnologie und Medizinunternehmen vorgestellt. Dadurch können beispielsweise klinische Inhalte zwischen Sponsoren, Forschungseinrichtungen und Prüfeinrichtungen ausgetauscht werden – und das in regulierten Branchen. Dieser Ansatz dient Life-Science-Firmen der Entwicklung, Validierung und Verwaltung ihrer GxP-Compliance-Standards innerhalb von Box und soll die reibungslose Zusammenarbeit von regulierten und nicht regulierten Inhalten erleichtern. Die GxP-Validierungsmethode entspricht den GAMP5-Leitlinien, beschleunigt den Validierungsprozess und senkt die Risiken, indem die kontinuierliche Einhaltung der Compliance-Anforderungen durch die Box-Plattform durch tägliche Tests sichergestellt wird.

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