Büro-Software aus der Cloud

Für welche Unternehmen lohnt sich Office 365?

| Autor / Redakteur: Robert Wever und Florian Lippold * / Florian Karlstetter

Office-Software gehört zu den meist genutzten Services aus der Cloud - so auch Office 365 von Microsoft.
Office-Software gehört zu den meist genutzten Services aus der Cloud - so auch Office 365 von Microsoft. (Bild: © sdecoret - Fotolia.com)

Cloud Computing ist auf dem Vormarsch: 2015 nutzten mit 54 Prozent erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen Lösungen aus der Cloud. Dieses Ergebnis präsentierte der Digitalverband Bitkom in seinem Cloud-Monitor 2016. Die meist genutzten Anwendungen sind Büro-Software

Büro-Software aus der Cloud – ob zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Erstellung von Präsentationen. Für wen lohnt es sich, diesem Trend zu folgen? Und muss es immer Microsoft Office 365 sein? Das verraten Robert Wever und Florian Lippold von der Management- und Technologieberatung Detecon in ihrem Gastbeitrag.

Word, Excel, PowerPoint: Office 365 aus der Cloud bietet die am häufigsten genutzten Business-Anwendungen in sieben unterschiedlichen Paketen, ergänzt durch Online-Speicherplatz und Werkzeuge zur mobilen Zusammenarbeit. Der Unterschied zu den bisherigen Microsoft-Angeboten: Sie stehen als „Software as a Service“ (SaaS) zur Verfügung, also als Mietmodell. Upgrades sind bereits mit dabei. Der Betrieb eigener IT-Ressourcen für diese Anwendungen entfällt damit, was die Kosten ebenso wie das Ausfall-Risiko für das nutzende Unternehmen minimiert.

Durch Verzicht auf eigene Server sparen?

Ein Umstieg auf cloud-basierte Office-Anwendungen bedingt weitreichende Änderungen, sowohl in der Arbeitsweise als auch in der Unternehmensorganisation. Daher sollte vor der Migration unbedingt kritisch geprüft werden, ob sich der Umstieg lohnt. Einerseits ist das Sparpotenzial enorm: Unternehmen reduzieren ihre IT-Ausgaben, wenn sie Software aus der Cloud beziehen, da sie diese nicht mehr selbst einkaufen, konfigurieren und warten müssen. Lokale Server müssen nicht mehr betrieben werden, Updates und Sicherheitsmaßnahmen nicht mehr verwaltet. Durch das Baukastensystem von Office 365 können Software-Lizenzen für die Premise-Version eingespart werden. All das senkt sowohl Personal- als auch Betriebskosten. Soweit die Theorie. Doch wie sieht es in der Praxis aus?

Kostenfaktor Datenmigration

Bevor die Nutzung von Office 365 Kosten sparen kann, muss die Software aus der Cloud erst einmal eingeführt werden – dies kann mit hohem Aufwand verbunden sein. Wer nicht im Vorfeld genau eruiert, welche Infrastrukturen und Applikationen reduziert oder sogar ganz ersetzt werden können, kann eine teure Überraschung erleben.

In der Regel müssen einige Anwendungen dauerhaft lokal – und damit parallel zur Cloudlösung – betrieben werden. Diese zusätzlichen Kosten müssen in die Kalkulierung miteinbezogen werden, ebenso wie die Überführung der vorhandenen Datenbankstruktur. Kann man sie dergestalt bereinigen und archivieren, dass ihre Migration in die Cloud nur geringen Aufwand erfordert?

Individualisierung praktisch unmöglich

Je nach Anforderung kommt ein weiterer wichtiger Faktor ins Spiel: Office-Anwendungen aus der Cloud sind stark standardisiert. Um spezifische Anforderungen zu erfüllen, fallen zusätzliche Ausgaben für die Anpassung an, etwa in den Bereichen Compliance oder Barrierefreiheit. Bei der Berechnung des Total Cost of Ownership (TCO) für Office 365 aus der Cloud darf nicht vergessen werden, dass neben Evaluierungs- und Umsetzungskosten häufig weitere Investitionen anfallen. Um die cloud-basierten Dienste sinnvoll nutzen zu können, ist meist eine leistungsfähigere Netzinfrastruktur nötig. Auch sind Remanenz- und Rückbaukosten sowie die finanziellen Risiken eines Anbieterwechsels zu kalkulieren.

Die Daten im Blick

Neben erzielbaren Kostenvorteilen haben Unternehmen selbstverständlich auch Schutz und Sicherheit ihrer Daten im Blick, wenn sie diese in die Cloud auslagern wollen – das geschieht meist mit gewissen Sorgen. Dem wirkt Microsoft durch eine Partnerschaft mit der Deutschen Telekom entgegen. Das Unternehmen nutzt hochsichere und zertifizierte Twin-Core-Rechenzentren in Biere und Magdeburg für die Auslieferung von Office 365 aus der Cloud. Anwender profitieren dabei von einer durchgehenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach dem strengen deutschen Datenschutzrecht. Außerdem fungiert die Telekom als Datentreuhänder, der jeglichen Zugriff auf die Daten verhindert. Selbst Microsoft kann diese nicht einsehen.

Unternehmensgröße ausschlaggebend?

Große Firmen haben meist individuelle On-Premises-Lösungen mit einem hohen Reifegrad im Wirkbetrieb. Migriert man diese in die Cloud, übersteigen die Kosten schnell den Nutzen. Auch die geforderte Anpassungsfähigkeit an die vorgegebene IT-Landschaft kann häufig nicht erreicht werden. Großunternehmen empfiehlt sich Office 365 aus der Cloud deshalb eher nur für die Nutzung ausgewählte Services aus dem Gesamtpaket.

Anders ist die Situation bei kleinen und mittleren Betrieben. Befindet sich die IT erst im Aufbau oder verfügt sie über relativ agile Strukturen, zahlt sich Office 365 aus der Cloud mit weniger Kosten und mehr Effizienz aus. Hier sollte jedoch im Vorfeld differenziert abgeklärt werden, welche Bestandteile sinnvoll sind. Denn einzelne Angebote anderer Cloud-Anbieter, freie Bürosoftware oder linux-basierte Serverlösungen wie die Open-Xchange App Suite können durchaus attraktive Alternativen sein. Wer von Office 365 profitiert, hängt häufig von der Unternehmensgröße ab (siehe Abbildung 2 in der Bildergalerie)

Office aus der Cloud – ja oder nein?

Diese grundsätzliche Entscheidung sollte erst nach einer vollständigen Business-Case-, Risiko-, Wettbewerbs- und TCO-Analyse getroffen werden. Erfahrungsgemäß lässt sich jedoch sagen, dass schon aufgrund der erzielbaren Personaleinsparungen, die beim – zumindest teilweisen – Wegfall des Eigenbetriebs der Office-Anwendungen möglich werden, die Entscheidung wohl in der Regel zugunsten einer Einführung von Office 365 aus der Cloud ausfallen wird.

Die Autoren: Robert Wever (links) und Florian Lippold sind beide bei dem Consulting-Unternehmen Detecon tätig.
Die Autoren: Robert Wever (links) und Florian Lippold sind beide bei dem Consulting-Unternehmen Detecon tätig. (Bild: Detecon)

Die Autoren

Robert Wever ist bei Detecon in Köln als Managing Consultant tätig. Er verfügt über 14 Jahre Berufserfahrung in der IT-Branche. Er berät und begleitet in seinen Projekten Unternehmen über alle Phasen und Themen des Lifecycles von IT-Services.

Florian Lippold ist bei Detecon in München als Business Analyst im Bereich „Strategisches IT Management“ tätig.

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 44082575 / Office und Betriebssysteme)