„Die Freiheit, die wir brauchen, gibt uns jetzt die App“ ERP-Modernisierung: Von Dynamics NAV zu Business Central Cloud

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Die ELP GmbH ist von Microsoft Dynamics NAV 2014 auf Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud umgestiegen – über zehn Softwareversionen hinweg. Dabei nahm das Unternehmen seinen vollständigen historischen Datenbestand mit und setzte auf Standardfunktionen und Apps statt auf umfangreiche Individualprogrammierung.

Mit rund 70 Mitarbeitern liefert die ELP GmbH European Logistic Partners (ELP) Sicherheitstechnik für die öffentliche Hand. Diese Spezialisierung bringt auch besondere IT-Anforderungen mit sich: Wo andere Unternehmen mit Standardlösungen auskommen, muss ELP oft individuelle Wege gehen und diese IT-seitig abbilden.

Dies gelang über einen langen Zeitraum mit Microsoft Dynamics NAV. ELP hatte NAV 2014 on-premises im Einsatz inklusive individuell programmierter Lösungen, zum Beispiel für die E-Rechnung und dessen Nachfolger X-Rechnung. Neue technische Anforderungen machten jedoch ein Upgrade notwendig. Um Prozesse schrittweise, jedoch konsequent und kostentransparent zu digitalisieren, entschied sich ELP für die Migration von Microsoft Dynamics NAV in die Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud.

ELP setzt beim Upgrade auf den Standard

Ein Upgrade um zehn Software-Versionen innerhalb von 8,5 Monaten – und nicht nur das. Ziel war die möglichst standardnahe Migration auf Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud-Lösung, ohne unnötige Individualentwicklungen. „Zu Beginn stellte sich unser Projektteam die zentrale Frage: Wie lassen sich unsere individuellen Prozesse möglichst nah am Standard von Business Central abbilden – mit dem Ziel, Sonderprogrammierungen auf ein Minimum zu reduzieren“, berichtet Andreas Klose, Kaufmännischer Leiter und Prokurist der ELP GmbH.

Auf der Suche nach einem geeigneten Microsoft-Partner für eine schlanke und schrittweise Umsetzung wurde die ELP GmbH auf Tecman Deutschland aufmerksam. Die Entscheidung fiel auf ein paketiertes Upgrade in die Business Central Cloud zum Fixpreis in der Standardversion. Zum Einsatz kommen die Standard-Pakete Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager & Logistik, Service, Produktion und HR. Damit wurden die definierten Anforderungen optimal abgedeckt.

Historische Daten für die Preisrechtsanforderungen sichern

Bei einem Migrationsprojekt stehen viele Unternehmen vor der Frage: Alte Zöpfe abschneiden oder historische Daten mitnehmen? Für die ELP GmbH war bald klar: Die Altdaten mussten mit in die Cloud.

„Es ist mir sehr wichtig zu sagen, dass wir unsere kompletten Altdaten mitgenommen haben, denn das war für uns ein kritischer Punkt“, so Projektleiter Andreas Klose. Grund hierfür ist eine regulatorische Vorgabe, die ELP als Dienstleister für öffentliche Aufträge erfüllen muss: das Preisrecht. Dieses schreibt vor, dass bei Auftragsabwicklung dokumentiert werden muss, zu welchen Preisen eingekauft wurde, wie die Zuschlagssätze kalkuliert wurden, welcher Gewinn realisiert wurde und welche Kosten angefallen sind. Das Unternehmen benötigt daher eine detaillierte Vor- und Nachkalkulation mit eingeholten Angeboten.

NAV-Daten bereinigen und in Business Central überführen

Aufwändig programmiert wurde der komplexe Preisfindungsprozess in der Vergangenheit in Excel. Dabei wurden zentrale Daten aus NAV extrahiert und verarbeitet. Um vergangene Kalkulationen nachweisen und künftige Kalkulationen schematisch korrekt durchführen zu können, war die Mitnahme historischer Daten somit notwendig und ein Datenverlust unter allen Umständen zu vermeiden.

Die praktische Umsetzung stellte das Team jedoch vor Herausforderungen. Die Datenbestände mussten aus verschiedenen NAV-Tabellen und -Feldern in die neue Business Central-Daten-Struktur überführt werden. „Die Phase der Datenbereinigung war absolut notwendig“, erinnert sich Andreas Klose. „Wir haben Dubletten in verschiedenen Tabellen und Feldern identifiziert und gefiltert. An manchen Stellen waren Artikeldaten auch doppelt gepflegt worden. In dieser Phase kam es für uns darauf an zu verstehen, welche Felder gehören zum Standard von Business Central, welche stammten aus eigenen Anpassungen und werden auch in Zukunft gebraucht?“

Zehn Softwareversionen voraus

Tecman Deutschland unterstützte die systematische Datenbereinigung mit der Anpassung nicht standardkonformer Elemente, zum Beispiel überlange Felder, und gezielten Matching-Tabellen. In intensiven Testläufen wurden Daten, die Probleme verursachten, bereinigt. Da es das Ziel war, möglichst nah am Standard von Business Central zu bleiben, sind für die individuelle Programmierung von Feldern trotz der Komplexität des Projekts nur zwei Personentage Aufwand angefallen.

„Die Migration unseres Datenbestands aus unterschiedlichen Tabellen und Feldern in Business Central hat viel geschmeidiger geklappt, als wir gedacht haben“, bilanziert Andreas Klose. „Wir haben wirklich einen großen Sprung nach vorne gemacht und uns zehn Jahre in die Zukunft katapultiert – das wollten wir, aber wir mussten auch die Kostenrechnung und andere Funktionen unbedingt in die neue Zeit mitnehmen.“

Durch sorgfältige Planung, Tests und enge Zusammenarbeit bleiben fundamentale Elemente der Geschäftsprozesse erhalten und die Geschäftstätigkeit rund um den Go-Live Termin intakt. „Wir konnten von heute auf morgen Rechnungen schreiben, Bestellungen buchen und Lieferscheine ausstellen. Auch wenn die Unterschiede zwischen NAV und Business Central Standard teilweise schon groß sind, hat die Umstellung wunderbar geklappt,“ resümiert Andreas Klose.

Trovarit Studie

ERP-Systeme treffen auf neue Anforderungen

Apps statt Individualprogrammierung

Business Central im Standard zu implementieren und durch Apps zu erweitern anstelle von Programmierung – diese Strategie erwies sich als genau richtig für ELP. Proforma-Rechnungen, die für Handel und Export gebraucht werden, konnten zum Beispiel ohne Sonderprogrammierung über alternative Nummernserien realisiert werden, ohne den Standard zu verlassen. „Wir haben dabei gelernt, dass sich im Standard viele Möglichkeiten abbilden lassen, doch für uns nicht immer möglich ist. Das haben wir teilweise über wirklich gute Apps gelöst“, so Andreas Klose.

Hintergrundwissen: Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen NAV on-premises und Business Central in der SaaS-Version ist der Umgang mit Apps und Updates. Bei NAV on-premises müssen Updates selbst angestoßen werden. Das ist in der Regel mit hohen Kosten verbunden, da der individuell entwickelte Software-Code angepasst werden muss. Bei Business Central SaaS erfolgen Änderungen über Extensions (Apps), nicht am Quell-Code selbst. Microsoft liefert automatisch zwei Major-Releases pro Jahr plus monatliche Updates – und die Apps bleiben immer kompatibel.

„Der Vorteil ist, dass wir jetzt updatefähig sind“, betont Klose. „Wir hatten dieses Jahr ein größeres Update. Tecman Deutschland hat lediglich geprüft, ob die Apps noch funktionieren.“ Statt wochenlanger Anpassungsarbeiten reichte eine Kontrolle innerhalb weniger Tage.

X-Rechnung und Belegdruck mit Apps flexibel abbilden

Besonders deutlich wird der Nutzen von Apps beim Thema X-Rechnung. ELP hatte früher eine Individualprogrammierung für X-Rechnungen. Das Problem: „Der Standard hat sich permanent geändert. Im alten NAV entstehende XML-Dateien konnten teilweise nicht mehr verwendet werden, neue Pflichtfelder machten Work-arounds notwendig", berichtet Klose. Mit der Umstellung auf eine geeignete App konnte der Prozess bei den Verkaufsrechnungen erheblich verbessert werden. Für die Auslesbarkeit von Servicerechnungen hingegen war eine kleine Programmanpassung durch Tecman Deutschland nötig. „Das war unerwartet, doch im Großen und Ganzen sind wir sehr zufrieden mit dem Prozess“, so Klose.

Auch bei den Druck-Belegen ist ELP textlich auf Individualisierung angewiesen. Tecman Deutschland hat dafür die passende App empfohlen. „Das Belegdesign ist für uns wichtig. Manche Texte oder Felder müssen individualisiert sein, besonders bei Produkten mit regulatorischen Anforderungen“, erzählt Andreas Klose. „Die App gibt uns jetzt die Freiheit, die wir brauchen, ohne den Standard zu verlassen.“

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Schulungen machen das Team fit für den Wechsel

Ein zentraler Erfolgsfaktor im Projekt waren kontinuierliche, praxisnahe Schulungen durch Tecman Deutschland. Da die User mit einem stark individualisierten NAV vertraut waren, war es entscheidend, das Team frühzeitig mit den Möglichkeiten und Prinzipien von Business Central im Standard vertraut zu machen.

Die Schulungen zielten darauf ab, mehrere Lösungswege für komplexe Anforderungen im Standard verständlich aufzuzeigen, ohne vorschnell auf Individualentwicklungen zurückzugreifen. Diese Herangehensweise zahlte sich aus: Key User wurden nicht nur geschult, sondern aktiv in die Lösungsfindung eingebunden. Das Train the Trainer Prinzip funktioniert dabei sehr gut, um die Akzeptanz und das Verständnis für die neue Systemwelt von Business Central in der Cloud zu fördern.

Wichtiger Erfolgsfaktor auch für den Kaufmännischen Leiter Andreas Klose: Die Mitnahme des Teams. „Als Familienunternehmen war es uns wichtig, unsere Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen“, sagt der Projektleiter. „Daher haben wir zugesehen, dass wir bestehende Prozesse in den Standard übernehmen und das Team durch die Anbindung bestehender Microsoft Office-Tools entlasten.“

Die Wahl für ein Cloud-ERP fiel bewusst auf Business Central, um im Unternehmen genutzte Microsoft-Anwendungen nahtlos integrieren zu können. „In Business Central lassen sich Programme aus der Microsoft-Familie problemlos anbinden – etwa zur Verwaltung von Serviceaufträgen oder zur Steuerung der Werkstattprozesse“, erklärt Andreas Klose.

Microsoft 365 und Business Central: Genehmigungen digitalisieren

Diese enge Integration schafft eine einheitliche, intelligente und kollaborative Arbeitsumgebung, in der Daten, Prozesse und Kommunikation zusammenfließen. User können direkt aus Business Central heraus auf Microsoft 365-Anwendungen zugreifen, Informationen austauschen und Entscheidungen treffen, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Genehmigungsprozesse laufen dadurch heute bei ELP geschmeidiger und effizienter. Bestellungen, die früher auf Papier und per E-Mails bearbeitet wurden, stehen jetzt digital und transparent im ERP. „Das ist wunderbar", sagt Klose. „Man bekommt alle zu genehmigenden Anforderungen auf einem Kachel-Dashboard, kann Bemerkungen hinzufügen, schreibt weniger Emails und bleibt in Business Central.“

Digitalisierung schrittweise fortsetzen

ELP hat sich bewusst für eine schrittweise und paketierte Implementierung von Business Central entschieden, um Prioritäten im Tagesgeschäft Rechnung zu tragen. Für die fortlaufende Digitalisierung, zum Beispiel die Integration eines DMS, bleibt das ERP-System die zentrale Schnittstelle. Der Beratungsansatz, Standard-Software intelligent mit Apps zu verbinden und dabei individuelle Kundenprozesse zu respektieren, erwies sich dabei als erfolgreich. Standardisierte Prozesse reduzieren zudem die Abhängigkeit externer Partner.

Das Fazit von Projektleiter Andreas Klose: „Business Central gibt uns jetzt die technologische Basis, um zu wachsen – ohne dabei an Flexibilität zu verlieren. Klare Kommunikation im Projekt, Vertrauen und Verständnis für unsere Prozesse waren dabei für uns entscheidend.“

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