Toms Wochentipp: Eigene Richtlinie für Copilot-Verläufe einrichten Purview trennt Copilot von Teams: Admins sollten sofort handeln

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Ältere Aufbewahrungsrichtlinien für Teams-Chats erfassen bisher auch Eingaben und Antworten von Microsoft 365 Copilot. Jetzt behandelt Purview sie als reine Teams-Regeln. Der Beitrag zeigt, welche Richtlinien betroffen sind, wie Administratoren sie finden und wie sie den KI-Assistenten neu abdecken.

Für die Aufbewahrung legt Exchange Online eine Kopie jeder Eingabe und jeder Antwort des Assistenten in einem verborgenen Postfachordner des jeweiligen Anwenders ab. Ältere Richtlinien mit dem Speicherort „Teams chats and Copilot interactions“ regeln Teams und Copilot gemeinsam. Mit der Meldung MC1481313 kündigt Microsoft an, solche Regeln in reine Teams-Richtlinien umzuwandeln. Die Umstellung beginnt Ende Oktober 2026 und soll Mitte November 2026 abgeschlossen sein.

Microsoft nimmt Copilot aus Teams-Richtlinien

Bisher fielen KI-Interaktionen automatisch unter den kombinierten Speicherort, auch bei Nutzern ohne Teams. Gemeint sind die Eingaben der Nutzer und die Antworten von Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat samt Links und Quellenverweisen, dazu die Zusammenfassungen von Diskussionsfäden, die der Assistent in Teams-Chats und Kanälen auf Anforderung schreibt. Nach der Umwandlung gilt eine solche Regel nur noch für Teams-Chats. Teams selbst bleibt unverändert.

Eine Richtlinie, die Chats über Jahre aufbewahrt, sichert die KI-Verläufe danach nicht mehr. Eine Löschrichtlinie mit kurzer Frist entfernt sie ebenfalls nicht mehr. Unternehmen mit einem Löschkonzept nach DSGVO verlieren damit die dokumentierte Frist für diese Daten. Die Eingaben bleiben dann im verborgenen Ordner erhalten, bis der Nutzer den Chat oder seinen gesamten Verlauf mit dem KI-Assistenten löscht.

So finden Administratoren betroffene Richtlinien per PowerShell

Den Bestand liefert die Security & Compliance PowerShell. Nach der Anmeldung mit „Connect-IPPSSession“ listet „Get-RetentionCompliancePolicy“ alle Richtlinien samt Speicherorten auf. Kandidaten zeigt das Feld „TeamsChatLocation“. Betroffen sind nur Richtlinien, die ein Administrator vor der Trennung der beiden Speicherorte im Tenant angelegt hat.

Im Purview-Portal führt der Weg über "„Solutions → Data Lifecycle Management → Policies → Retention policies“. Unterstützt der Tenant bereits getrennte Speicherorte, sind alte Regeln mit der kombinierten Zuordnung dort schreibgeschützt. Für jeden Treffer sollten Administratoren Geltungsbereich, Frist und Aktion notieren. Aus der Liste ergibt sich die Vorlage für die neue KI-Richtlinie.

Compliance-Teams legen eine eigene KI-Richtlinie an

Für neue Richtlinien wählt der Administrator den Speicherort „Microsoft Copilot experiences{, der eingebaute und selbst gebaute Copilot-Dienste erfasst, darunter Copilot Studio. Eine bestehende Regel trennt der Administrator auf Wunsch schon vor der automatischen Umstellung. Der Befehl „Set-RetentionCompliancePolicy“ mit dem Wert „User:TeamsChatUserInteractions“ für den Parameter „-Applications“ macht daraus eine reine Teams-Richtlinie.

Bis eine neue Richtlinie greift, vergehen bis zu sieben Tage, Compliance-Teams sollten sie zügig anlegen. Bei Überschneidungen gewinnt die Aufbewahrung. Auch ein Litigation Hold, also eine Sperre für laufende Rechtsverfahren, hält das endgültige Löschen an. Die Wirkung prüft der Administrator mit einer eDiscovery-Suche, da die App gelöschte Nachrichten zeitweise weiter anzeigt.

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