Definition: Groupware-Lösung und Kollaborationssoftware von Microsoft Was ist Microsoft Exchange?

Microsoft Exchange ist eine Groupware-Lösung und Kollaborationssoftware von Microsoft. Sie ist als Server-Software für die Installation auf On-Premises-Equipment und als Online-Version zur Nutzung als Service aus der Cloud verfügbar. Mit Microsoft Exchange lassen sich persönliche und gruppenbasierte E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte und einiges mehr zentral ablegen und verwalten.

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Microsoft Exchange ist der Produktname einer im Jahr 1996 von Microsoft veröffentlichten Groupware-Lösung und Kollaborationssoftware. Sie wurde basierend auf dem Mailsystem MS Mail entwickelt und bietet neben den klassischen E-Mail-Services viele weitere praktische Funktionen für die Zusammenarbeit in Unternehmen und Arbeitsgruppen. Neben E-Mails lassen sich persönliche und gruppenbasierte Termine, Aufgaben, Kontakte und einiges mehr zentral ablegen und verwalten. Microsoft Exchange ist für die Installation und den Betrieb auf On-Premises-Equipment als Server-Software verfügbar.

Darüber hinaus bietet Microsoft die Exchange-Funktionalität in einer Online-Version als Service aus der Cloud an. Auch der hybride Mischbetrieb beider Varianten oder das Hosting der Exchange-Server-Software bei Hosting-Providern ist möglich. Der Microsoft Exchange Server setzt als Hosting-Betriebssystem Microsoft Windows Server voraus. Nutzbar sind die Funktionen der Groupware-Lösung mit der Client-Software Microsoft Outlook, mit der Outlook Web App (Outlook on the web, früher bekannt als Outlook Web Access, kurz OWA) in Standard-Webbrowsern und mit anderen Lösungen wie mit der freien Software Evolution für Linux-Rechner. Auf die E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte und andere Funktionen von Microsoft Exchange kann mit PCs, Laptops oder mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets mit allen gängigen Betriebssystemen zugegriffen werden.

Server-Software und Online-Version (Cloud-Version) von Microsoft Exchange

Die Groupware-Lösung Microsoft Exchange steht als Server-Software für die Installation und den Betrieb auf eigenen Servern (On-Premises-Equipment) oder zur Nutzung als Service aus der Microsoft Cloud als Online-Version zur Verfügung. Auch der hybride Mischbetrieb der Server-Installation und des Online-Services ist möglich. Darüber hinaus kann Microsoft Exchange auf Servern von Drittanbietern gehostet oder als gemanagter Service von anderen Cloud-Providern bezogen werden.

Die Server-Version von Microsoft Exchange

Die Server-Version von Microsoft Exchange ist für die Installation in einer Microsoft-basierten Infrastruktur vorgesehen. Sie setzt das Server-Betriebssystem Microsoft Server und den Microsoft-Verzeichnisdienst Active Directory voraus. Die aktuelle Version ist Exchange Server 2019 CU11 (Stand September 2021). Circa einmal pro Quartal veröffentlicht Microsoft ein sogenanntes Cumulative Update (CU). Der Erwerb einer Serverlizenz berechtigt zur Installation der Software auf On-Premises-Equipment. Die Software kann in zwei Editionen, in der Standard-Edition und der Enterprise-Edition, mit unterschiedlichem Funktionsumfang und verschiedenen Skalierungsmöglichkeiten erworben werden.

Die Standard-Edition ist für den Einsatz in kleineren Unternehmen vorgesehen. Mit der Enterprise-Edition lassen sich bis zu 100 Postfachdatenbanken pro Server einrichten. Zusätzlich benötigt man für den Zugriff auf den Exchange Server sogenannte Client Access Licenses (CAL - Clientzugriffslizenzen). Eine CAL lizenziert ein User oder ein Gerät. Auch die Clientzugriffslizenzen sind in der Standard- und Enterprise-Edition mit Standardfunktionalität oder erweitertem Funktionsumfang erhältlich. Beispielsweise beinhaltet eine Enterprise-CAL Unified-Messaging-Funktionen, einen erweiterten Viren- und Spam-Schutz und einiges mehr.

Microsoft Exchange ist hochverfügbar installierbar. Zu diesem Zweck werden mehrere Server zu Datenbankverfügbarkeitsgruppen zusammengefasst. Innerhalb dieser Gruppen werden alle Änderungen der Datenbank automatisch repliziert. Beim Ausfall eines Servers kann ein anderer Server mit einer Datenbankkopie ohne Ausfall dessen Rolle übernehmen.

Online-Version von Microsoft Exchange (Cloud-Service)

Die von Microsoft in der eigenen Cloud gehostete Version von Exchange wird als Microsoft Exchange Online bezeichnet. Sie ist als Cloud-Service nutzbar und erfordert keine eigene IT-Infrastruktur zur Bereitstellung der Exchange-Services. Der Funktionsumfang ist größtenteils mit dem einer On-Premises-Installation von Microsoft Exchange vergleichbar. Erhältlich ist Microsoft Exchange Online als Bestandteil eines Microsoft-365-Abonnements oder als eigenständiges Abonnement. Die beiden verfügbaren eigenständigen Abonnements tragen die Bezeichnungen Exchange Online Plan 1 und Exchange Online Plan 2. Exchange Online Plan 1 stellt das Basisangebot von Exchange Online mit eingeschränkten Leistungsmerkmalen und begrenzter Postfachspeichergröße dar. Exchange Online Plan 2 bietet einen erweiterten Funktionsumfang mit Unified-Messaging-Funktionen und mehr Speicherplatz.

Innerhalb eines Microsoft-365-Abonnements stehen viele weitere Online-Dienste und Anwendungen von Microsoft wie die Office-Anwendungen Word, Excel und Powerpoint, SharePoint, OneDrive, Teams und andere zur Verfügung. Wie bei der Server-Version erfolgt auch bei der Online-Version der Zugriff auf die E-Mail- und Groupware-Funktionen über verschiedene Möglichkeiten wie Microsoft Outlook, Browser und Outlook Web App (OWA) oder über anderen Lösungen. Nutzbar sind mobile oder stationäre Endgeräte mit beliebigen Betriebssystemen.

Funktionsumfang und Anwendungsmöglichkeiten von Microsoft Exchange (Online)

Entwickelt hat sich Microsoft Exchange aus einem reinen E-Mail-System. Mittlerweile handelt es sich um eine Groupware-Lösung und Kollaborationssoftware mit vielen weiteren Funktionen und Services für die Zusammenarbeit in Unternehmen und Arbeitsgruppen. Mit Microsoft lassen sich persönliche oder teambasierte E-Mails, Aufgaben, Termine, Kalender, Notizen und Kontakte erstellen, abrufen, ablegen und verwalten. Unterstützt werden der E-Mail-Zugriff und -Abruf mit verschiedenen Protokollen wie mit der ActiveSync-Technologie oder POP3 und IMAP4.

Weitere Funktionen von Microsoft Exchange sind Unified Messaging, globale Adressbücher, E-Mail-Archivierung, Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter, Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Verschlüsselung mit S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), zertifikatbasierte Authentifizierung, Sender-ID-Identifizierung, Data Loss Prevention, umfangreiche Suchfunktionen, Black- und Whitelist Mail-Management, öffentliche Ordner, Fax-to-Mail-to-Fax, Postfacharchivierung und vieles mehr.

Vorteile von Microsoft Exchange (Online)

Der Einsatz der Online-Version oder der Server-Version der Kollaborationssoftware und Groupware-Lösung Microsoft Exchange bietet zahlreiche Vorteile wie:

• skalierbar für den Einsatz in Unternehmen mit unterschiedlicher Größe und verschiedenen Nutzerzahlen;

• in verschiedenen Modellen installierbar und betreibbar (On-Premises, Cloud-Service, gehostet, hybrid);

• hochverfügbar installierbar;

• im Fall der von Microsoft Exchange Online keine eigene IT-Infrastruktur für den Betrieb der Lösung notwendig, da ein von Microsoft voll gemanagter Service;

• in der Online-Version in einem Abonnement-Pricing-Modell mit transparenten Nutzungskosten verfügbar;

• volle Kontrolle und Datenhoheit in der On-Premises-Version;

• Zugriff mit Microsoft Outlook, Standard-Webbrowser und Outlook Web App und anderen Lösungen;

• mit mobilen oder stationären Endgeräten mit beliebigen Betriebssystemen nutzbar;

• Unterstützung verschiedener Zugriffs- und Synchronisationsprotokolle;

• intelligente, interaktive E-Mail-, Kalender- und Kollaborationsfunktionen;

• leistungsfähige Suchfunktionen;

• integrierte Anti-Spam- und Anti-Viren-Funktionen;

• API zur Einbindung von Anti-Spam- und Anti-Viren-Funktionen von Drittanbietern;

• tiefe Integration in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt;

• zusammen mit anderen Services und Anwendungen wie SharePoint, OneDrive, Teams und weiteren nutzbar.

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