Briefversand 2.0 Die Digitalisierung der Geschäftspost

Auch im digitalen Zeitalter können sich Unternehmen nicht leisten, auf Briefkommunikation zu verzichten. E-Mail und Co. stellen schlicht keine vollwertige Alternative dar – besonders dort nicht, wo Datenschutz und Rechtssicherheit von Bedeutung sind. Dennoch bleibt dieser Bereich von der Digitalisierung nicht unberührt: Immer mehr Unternehmen nutzen einen digitalen Briefkasten, um ihre Geschäftspost zu verschicken.

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Der Postversand ist in den meisten Büros eine derart selbstverständliche Arbeit, dass zuweilen vergessen wird, wie viel Zeit er eigentlich verschlingt. Ehe ein Schreiben dem Empfänger zugestellt werden kann, sind sieben Arbeitsschritte notwendig: Der Brief muss erstens geschrieben, zweitens gedruckt, drittens von einer befugten Person unterschrieben, viertens gefalzt, fünftens kuvertiert, sechstens frankiert und siebtens in einem Postkorb abgelegt werden. Der Aufwand summiert sich, hunderte oder gar tausende Briefe pro Woche verursachen enorme Kosten. Für viele Unternehmen liegt es deshalb nahe, den Postversand auszulagern. Bis vor einigen Jahren gestaltete sich dies jedoch schwierig: Unternehmen konnten lediglich einzelne Teile des Prozesses an externe Dienstleister abgeben, zum Beispiel den Transport der Briefe zum Postdienstleister. Erst das Hybridpostverfahren macht es möglich, fast alle der oben genannten Schritte nach außen zu geben.

Digital versenden, in Briefform zustellen lassen

Hybridpost als Schlagwort ist nicht jedem ein Begriff. Es handelt sich um ein logistisches System, bei dem Briefe vom Absender als elektronische Datei verschickt werden und als ausgedrucktes Dokument beim Empfänger ankommen. Hybridpost-Dienstleister stellen die notwendige Infrastruktur bereit und übernehmen alle Arbeitsschritte vom Druck bis zum Versand. Das Unternehmen liefert lediglich noch den Inhalt der Briefe, den seine Mitarbeiter manuell oder automatisiert erstellen können.

Ein digitaler Briefkasten fungiert dabei als Schnittstelle zwischen Online und Offline. Mitarbeiter des Unternehmens legen ihre Post in ihm ab, anschließend wird sie automatisch versendet. Der Vorgang bedarf nur weniger Klicks: Die Funktionalität ist kompatibel mit Office-Programmen sowie sämtlichen CRM, HR oder Warenwirtschaftssystemen. Diese nahtlose Einbettung in die Arbeitsumgebung erhöht den Arbeitsfluss und damit die Produktivität des einzelnen Mitarbeiters.

Wichtigstes Argument für den Umstieg auf den hybriden Briefversand ist das damit verbundene Einsparpotenzial. Unternehmen, die ihre Post selbst bearbeiten, bezahlen nicht nur die zusätzliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter, sondern tragen auch die Materialkosten für Papier, Toner und Briefumschläge. Externe Dienstleister berechnen hingegen einen Festpreis pro Brief, der in der Regel wesentlich niedriger liegt.

Digitaler Briefversand muss sicher sein

Warum die Kommunikation dann nicht vollständig digitalisieren und zum Beispiel ausschließlich E-Mails verschicken? Ein wesentlicher Vorteil der Hybridpost ist, dass Empfänger einem ausgedruckten Brief wesentlich mehr Vertrauen entgegenbringen als elektronischen Nachrichten. Im Internet herrscht ein Überfluss an Information, Millionen von Spam- und Werbenachrichten prasseln tagtäglich auf E-Mail-Postfächer ein. Elektronische Post geht deshalb oft unter, wenn sie nicht von einem Absender stammt, den der Empfänger bereits kennt. Der klassische Geschäftsbrief hingegen gilt als wertige Kommunikationsform und hat im digitalen Zeitalter eher an Ansehen gewonnen als verloren. Hinzu kommt, dass die Briefform rechtssichere Kommunikation ermöglicht, was gerade im Geschäftsleben von hoher Bedeutung ist.

Für Unternehmen gilt es jedoch sicherzustellen, dass der hybride Briefversand den gleichen Sicherheitsstandards genügt wie der traditionelle Postverkehr. Aspekte wie Datenschutz sollten bei der Auswahl eines externen Dienstleisters deshalb die entscheidende Rolle spielen. Wichtigstes Ausschlusskriterium ist die geografische Lage der Rechenzentren des Anbieters. Liegen diese außerhalb Deutschlands, greifen oft die Gesetze des jeweiligen Landes – in den Vereinigten Staaten etwa der Patriot Act, der den Betreibern von Rechenzentren abverlangt, die Daten ihrer Kunden mit US-Behörden zu teilen. In Frage kommen deshalb nur Dienstleister, die deutsche Server im Einsatz haben. Außerdem müssen die Anbieter durch adäquate technische Maßnahmen das Briefgeheimnis gewährleisten, zum Beispiel indem sie Informationen ausschließlich in verschlüsselter Form übertragen.

Geschäftspost goes digital

Unternehmen, die ihren Briefversand auf digitale Füße stellen wollen, sollten auf einen Dienstleister setzen, der drei Voraussetzungen erfüllt: Erstens muss das Angebot gängige Briefformate und Versandarten unterstützen. Zweitens sollte das zur Verfügung gestellte Tool ein hohes Maß an Nutzerfreundlichkeit aufweisen und nahtlos in sämtliche Anwendungen integriert werden können, die von Mitarbeitern des Unternehmens zur Erstellung von Briefen genutzt werden. Der Versand eines Briefes aus einem Textprogramm wie Word heraus muss mit wenigen Klicks zu erledigen sein. Und drittens sind Anbieter gefordert, bestmögliche Sicherheit zu garantieren, etwa durch Verschlüsselung. Die Digitalisierung, so steht jedenfalls fest, macht auch vor dem Postversand nicht halt. Bester Beleg hierfür ist die wachsende Zahl an Unternehmen, die ihre Geschäftspost digital bzw. hybrid verschicken.

Christian Ladner, Binect GmbH.

Die Digitalisierung der Geschäftswelt wurde in der Vergangenheit zumeist durch wirtschaftliche Faktoren vorangetrieben – etwa durch die Einsicht, dass eine Maßnahme die Produktivität steigern und die Kosten senken wird. So war es, als Unternehmen in den 1980er Jahren begannen, ihre Schreibmaschinen durch Computer zu ersetzen. Auch das Ende der Poststellen scheint sich nun anzubahnen – Ersatz liefert der digitale Briefkasten. Die Zeiten, in denen Mitarbeiter Briefe selbst mühsam ausdruckten, falzten, kuvertierten, frankierten und einwarfen, sind vorbei.

* Der Autor Christian Ladner ist Geschäftsführer der Binect GmbH.

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