Veränderungsprozesse gemeinsam herbeiführen Der Anwender als Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation

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Europäische Unternehmen steigen in die Vollen in Sachen Digitalisierung: 2020 verdoppelten sich, wie Pleo analysierte, europaweit die Ausgaben für Software und digitale Infrastruktur. Dezentrales Arbeiten ist schon längst kein New-Work-Buzzword mehr, sondern tagtägliche Unternehmensrealität vieler Firmen.

Besonders die Buchhaltung, wo bis dato analoge Prozesse dominierten, ist prädestiniert für automatisierte Prozesse, denn die manuelle Abrechnung und das Kontieren von Unternehmensausgaben kostet nicht nur Zeit und Geld, sie ist dazu auch fehleranfällig. Jede vierte Reisekostenabrechnung, die in der Buchhaltung landet, ist laut einer YouGov-Analyse fehlerhaft! Doch es gibt Licht am Ende des Tunnels: Zunehmend wandern Zettelberge auf den Schreibtischen und auch ganze Archive in die Cloud.

Die Vorteile von Cloud-Anwendungen liegen auf der Hand: Unternehmen buchen SaaS-Dienste als maßgeschneiderte Pakete, oftmals nach Bedarf auf- und ab skalierbar. Wartung, Ausfallrisiken und Compliance-Bestimmungen werden auf den Betreiber ausgelagert. Investitionskosten bleiben gering. Das spart Kosten und setzt Arbeitszeit von Mitarbeitern frei, die im besten Fall an anderer Stelle in das Unternehmen zurückfließt. Produktivität, Kostenersparnis und Wachstum sind wichtige Motivatoren hinter Digitalisierungsbemühen – und nur eine Seite der Medaille, denn letztendlich entscheiden die Anwender darüber, ob die Digitalisierung zum Top oder Flop wird.

Diese ist ein einschneidender Prozess in ein Unternehmen – als wirtschaftliche Einheit per se, aber eben auch für seine Mitarbeiter. Nur jeder zehnte Beschäftigte fühlt sich in den digitalen Wandel einbezogen, so die Erkenntnis aus einer Studie von Microsoft. Wie schaffen es Unternehmen ihre Mitarbeiter mit an Bord zu holen, um gemeinsam die Herkulesaufgabe zu bewältigen?

Mit drei Schlüsselfaktoren zum gemeinsamen digitalen Erfolg

1. Transparente Kommunikation
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, auch in Sachen Arbeit. Vor allem in der Buchhaltung gibt es immer wiederkehrende Prozesse und Methoden. Immerhin sind viele Prinzipien in der Buchhaltung bereits seit der Antike und dem Mittelalter im betrieblichen Prozess verankert. Diese Kontinuität im Aufgabenspektrum bietet Sicherheit, denn sie bilden einen gewissen Komfortbereich für Mitarbeiter an der Arbeit. Wenn nun neue, unbekannte Anwendungen den Arbeitsalltag betreten, können diese Veränderungen zu Verunsicherung führen. Bin ich kompetent genug? Kann ich diese neuen Abläufe erlernen und korrekt anwenden? Hier ist seitens der Unternehmensführung und auch der IT-Entscheider Fingerspitzengefühl und Transparenz gefragt. Mitarbeiter müssen zu jedem Zeitpunkt in den Digitalisierungsprozess und -fortschritt miteinbezogen werden. Nur so fühlen sie sich abgeholt und sicher. Das Gebot für Entscheider lautet: Transformation nicht auferlegen, sondern gemeinsam herbeiführen.

2. Die richtige Schulung für jeden Einzelnen
Mit neuen digitalen Anwendungen ändern sich bestimmte Handgriffe. Diese müssen alle erstmal erlernt werden. Im Entscheidungsprozess, ob und in welchem Umfang neue Technologie Einzug ins Unternehmen erhalten soll, sind in erster Linie die Führungsriege und IT-Entscheider im Unternehmen beteiligt. Diese beiden Gruppen haben einer Studie von Microsoft nach jedoch durchschnittlich die höchste digitale Kompetenz im Unternehmen. Das bedeutet zugleich, dass sie gewissermaßen befangen sind in Ihren Entscheidungen da diese mit enormen Wissens- und Kompetenzvorsprung heraus erfolgt.

Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in der Buchhaltung hat keinerlei Berührungspunkte zu digitalen Anwendungen. In ihrem Arbeitsalltag haben sie manuell Belege gesichtet, sortiert, kontiert und in das Archiv gegeben. Nun soll die Buchhaltung zu weiten Teilen automatisiert werden. Was nun? Mit einem auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmten Schulungs- und Weiterbildungsplan müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen Neues zu lernen – gleichzeitig unterstützen sie dadurch deren berufliche und auch persönliche Weiterentwicklung aus denen sich neues Potenzial für das Unternehmen ergeben kann. Andersherum bedeutet mangelnde Unterstützung auch, dass Mitarbeiter sich überfordert fühlen können und die digitale Transformation im Unternehmen auf Messers Schneide steht.

3. Den Anwender als Menschen verstehen
Der Erfolg von Digitalisierungsbemühungen steht und fällt mit der Akzeptanz von denen, die sie anwenden. Es sind schließlich Menschen und nicht Tools, die den Kern unternehmerischer Tätigkeit bilden. Eine Unternehmenskultur, welche auf Vertrauen und Akzeptanz fußt, stellt die Basis für digitale Veränderung. Dazu gehört auch, Zweifel und Ängste offen äußern zu dürfen, ohne dass diese als Schwäche ausgelegt werden. Auf den ersten Blick eventuell eine leichte Aufgabe, aber neue Unternehmensprozesse zu implementieren funktioniert nicht nach dem Prinzip: Kaufen-Schulen-Anwenden-Profitieren. Bevorstehende Veränderungen berühren Mitarbeiter nicht nur auf einer beruflichen Ebene, sondern wirken sich auch auf ihre Persönlichkeitsentwicklung aus. Im Arbeitsalltag bestimmt die persönliche Motivation das Mitarbeiterengagement.

Fühlen Menschen Erfüllung in dem, was sie machen, motiviert es sie von innen heraus. Diese intrinsische Motivation ist stark daran gekoppelt, Mensch sein zu dürfen, Raum zum Wachsen zu bekommen und Fehler machen zu dürfen. Und genau hier schließt sich der Kreis zur Verantwortung eines Unternehmens seiner Belegschaft gegenüber.

* Der Autor André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei der Pleo Technologies GmbH. Das Unternehmen wurde 2015 in Kopenhagen von den erfahrenen Fintech-Gründern Jeppe Rindom und Niccolo Perra gegründet und bietet eine intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben. Diese stellt Mitarbeitern intelligente, virtuelle und physische Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets zur Verfügung. Excel-basierte Spesenabrechnungen, Handkassen und fehlende Belege gehören damit der Vergangenheit an.

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