Strategien für den E-Rechnungsprozess Skandinavien macht es vor: So funktioniert E-Invoicing richtig

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Seit Anfang dieses Jahres ist der Empfang strukturierter E-Rechnungen Pflicht. Bis 2028 gilt noch eine Karenzphase. Wie zukunftsfähige E-Rechnungsprozesse gehen, zeigt Skandinavien. Einheitliche Standards, durchgängige Automatisierung und klar strukturierte Prozesse sorgen dort für reibungslose Abläufe – und spürbare Effizienzgewinne.

In Deutschland galt diese Pflicht bis Ende 2024 nur für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern – erst seit dem 1. Januar 2025 müssen nun alle Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen zumindest empfangen können. Ab 1. Januar 2028 müssen dann alle Rechnungen verpflichtend in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden.

Viele Unternehmen haben die technische Basis dafür bereits geschaffen, doch oft bleibt E-Invoicing ein isoliertes IT-Projekt. Laut einer Pleo-Studie unter 350 Entscheidungsträgern im Finanzbereich sehen 71 Prozent der deutschen Unternehmen E-Rechnungen als entscheidenden Schritt in der Digitalisierung, 68 Prozent erwarten konkrete Einsparungen bei Zeit, Budget und Ressourcen.

5 Strategien für zukunftsfähige E-Rechnungsprozesse

Die folgenden fünf Ansätze aus Norwegen, Finnland, Schweden und Dänemark zeigen, wie aus einer gesetzlichen Vorgabe ein Wettbewerbsvorteil wird.

1. Rechnungen automatisch durchbuchen
In Norwegen laufen E-Rechnungen direkt ins Buchhaltungssystem, werden automatisch validiert, vorkontiert und zur Zahlung vorbereitet. Ein Regelwerk gleicht Beträge mit Bestellungen oder Budgets ab und markiert nur Abweichungen zur manuellen Überprüfung. Dieses „Exception-based Processing“ reduziert Routinearbeiten, senkt Fehlerquoten und schafft Kapazität für Analysen oder strategische Projekte. In Deutschland lässt sich das mit ERP-Integrationen und Workflow-Automatisierungen umsetzen, oft mit dem Effekt, dass sich der manuelle Aufwand um bis zu 50 Prozent verringert.

2. Einheitliche Formate durchsetzen
Finnland verfolgt eine Null-Toleranz-Strategie: Ohne strukturierte E-Rechnung keine Zahlung. Das sorgt für saubere Daten, vermeidet Medienbrüche und verhindert, dass Mitarbeitende Rechnungen händisch erfassen müssen. Unternehmen in Deutschland können diesen Ansatz adaptieren, indem sie Lieferanten klare Formatvorgaben machen, diese in Verträgen festschreiben und technische Filter einsetzen, die nur konforme Formate zulassen.

3. Rechnungsdaten strategisch auswerten
In Skandinavien betrachten Unternehmen E-Rechnungen als Datengrundlage für die Steuerung ihres Geschäfts: Sie analysieren Zahlungsziele, Skontoverhalten und Genehmigungszeiten, um Liquidität zu optimieren und Engpässe zu vermeiden. So kann erkannt werden, wenn ein Lieferant immer vorzeitig bezahlt wird, obwohl Skonti ungenutzt bleiben. Viele ERP- und Ausgabensysteme in Deutschland bieten bereits solche Analysefunktionen, werden aber oft nur zur reinen Abwicklung genutzt.

4. Mit einem Use Case starten
Oft wollen Unternehmen den kompletten Wechsel in einem Schritt vollziehen. Anders in Dänemark: Dort beginnen viele mit einem klar abgegrenzten Bereich, etwa Agentur- oder Beraterrechnungen, weil diese Prozesse gut standardisierbar sind und feste Ansprechpartner haben. Der Vorteil: Der gesamte End-to-End-Prozess kann in kleinem Rahmen erprobt, optimiert und anschließend skaliert werden. Das senkt Risiken und erleichtert den Change-Management-Prozess erheblich.

5. Finanzprozesse teamfähig machen
In Schweden ist E-Invoicing nicht auf die Finanzabteilung beschränkt, sondern Teil eines integrierten Ausgabenmanagements. Rechnungen werden direkt der Abteilung zugewiesen, die diese inhaltlich prüfen kann. Rollenbasierte Freigaben, digitale Workflows und klare Verantwortlichkeiten sorgen für Geschwindigkeit, Transparenz und belastbare Prozesse. Das Ergebnis: weniger Rückfragen, kürzere Durchlaufzeiten und eine bessere Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

Vom nordischen Vorbild profitieren

„In Skandinavien wurde die E-Rechnung früh als strategischer Hebel verstanden – nicht als Pflicht, sondern als Motor für standardisierte, automatisierte und teamübergreifende Finanzprozesse“, sagt Søren Westh-Lonning, CFO bei Pleo. „Der Unterschied liegt im konsequenten Vorgehen: einheitliche Formate, durchgängige Automatisierung, aktive Datennutzung und eine enge Zusammenarbeit zwischen Finance, Einkauf und Fachabteilungen.“

Für Deutschland bedeutet das: Wer die kommenden Jahre nutzt, um diese Prinzipien umzusetzen, profitiert doppelt. Erstens, indem gesetzliche Vorgaben pünktlich und ohne Reibungsverluste erfüllt werden. Zweitens, indem aus E-Rechnungsprozessen ein strategischer Vorteil entsteht.

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