Data Migration International Daten separieren vor dem Gang in die Cloud

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Bis Ende 2027 oder mit der Extended-Wartung bis 2030 sind über 50.000 Migrationen auf SAP S/4 Hana zu erwarten. Dabei müssen alte Datenbestände erfasst, relevante Daten migriert und Altsysteme stillgelegt werden.

Der Schweizer Software-Hersteller Data Migration International (DMI) mit Sitz in Kreuzlingen agiert in einem zukunftsträchtigen Markt. Es geht um Unternehmen, die ihre alten ERP-Systeme ablösen und stilllegen und alle notwendigen Daten auf das neue System migrieren wollen. Denn der Druck zur Migration auf SAP S/4 Hana steigt stetig, da der Software-Konzern aus Walldorf die Unterstützung für Altsysteme ab Ende 2027 einstellen wird. Ursprünglich war das Ende bereits für 2025 geplant, aber auf Drängen der Kunden hat SAP die Frist verlängert. Darüber hinaus soll für die Business Suite die optionale erweiterte Wartung nun bis Ende 2030 angeboten werden, statt nur bis Ende 2027.

Datenverlust befürchtet

Unternehmen schalten Altsysteme oftmals nicht ab, weil sie Datenverluste befürchten und ihre Altdaten nicht archivieren oder migrieren wollen oder können. Beim Gang in die Cloud und bei der Einführung neuer Software ist die Migration von Daten meist der ungeliebte Part. Aber es geht auch anders, meint Thomas Failer, CEO der Data Migration International Group. „Separiere die historischen Daten von den operativen Daten“, sei der zentrale Gedanke. Denn die Daten leben in unterschiedlichen Welten: „Operative Systeme laufen meist In-Memory und müssen 100 Prozent verfügbar sein. Es gibt große Datenveränderungen, viele Backups und so weiter. Das System mit den historischen Daten muss lediglich sehr stabil sein und verändert sich nicht groß.“ Das schlage sich natürlich auch in den Kosten nieder.

Stilllegung von Altsystemen

Unternehmen, die ihre Daten nicht separieren und ihre Altsysteme weiter betreiben, wenden einen großen Teil ihres IT-Budgets allein für deren Betrieb auf. „80 Prozent der Kosten lassen sich sparen, wenn man Altsysteme abstellt“, ist Failer überzeugt. Und diese Daten sind in manchen Fällen richtig alt. Dazu kommt noch ein anderer Aspekt: „Die alten Systeme sind teilweise so verbogen worden, da sind Organisationsstrukturen drin, von denen schätzungsweise 20 bis 50 Prozent obsolet sind: Buchungskreise, Werke die geschlossen sind, Werke die zusammengeführt worden sind et cetera.“

Abschalten heißt die Lösung

Die Lösung heißt neudeutsch Application Retirement, sprich Abschalten. Dazu müssen sämtliche Daten in eine zentrale und neutrale Umgebung migriert und in einem modernen Datenformat gespeichert werden. Dabei handelt es sich aber nicht um eine klassische Archivierung. Anwender – und Steuerprüfer – suchen in der Regel nach Belegen, Lohnzetteln und Aufträgen und bestehen auf einer Darstellung wie in der Altanwendung. Die Informationen müssen folglich zusammen mit ihrem Geschäftskontext gespeichert werden, bei Bedarf auch verschlüsselt. Das entsprechende Konzept nennt sich Historisierung. „Die Systeme sind zum Teil uralt, die haben Daten drin von Aufträgen aus dem Jahr 1998. Die sind aber wichtig. Man möchte wissen, was man mal dem Kunden geliefert hat und es gibt vielleicht Kunden, die auf dem Produkt aufbauen wollen. Aber man braucht diese Daten definitiv nicht in den operativen Systemen.“

Daten und Dokumente nicht verwerfen

DMI nennt seine Java-basierte Information Management Platform inzwischen JiVS IMP. Die Plattform ermöglicht es, Daten aus abgeschalteten Altsystemen, aber auch die zugehörigen Dokumente in ihrem Geschäftskontext weiter vorzuhalten – nicht nur, aber hauptsächlich für SAP. Dank der Historisierung lässt sich die Entstehung von Daten und Dokumenten sowie ihre Weiterverarbeitung nachvollziehen. Darüber hinaus können Altdaten unabhängig von ihrer Ursprungsapplikation weiterhin im Geschäftsalltag oder für Analysen herangezogen werden. „Zukünftig rank und schlank, aber die historischen Daten möchte man haben“, fasst Failer zusammen.

Drang in die Cloud

SAP versucht schon seit geraumer Zeit, seine Kunden zum Gang in die Cloud in Form von SAP S/4 Hana zu bewegen. Ende 2027 endet der Support für das Altsystem, und die Kunden haben dann die Wahl, den Gang mitzugehen oder sich einen neuen Anbieter zu suchen. „Die Kunden werden SAP treu bleiben“, ist Failer überzeugt. „Die Kunden wollen in die digitalisierte Welt, die bauen auf die neue Softwaretechnologie. Es ist bereits ein deutlicher Rückgang bei Investitionen in die heutigen Systeme zu sehen.“

Folglich ist mit einer sehr großen Zahl von Migrationen zu rechnen. Für Unternehmen, die noch mit SAP R/3 arbeiten, ist ein solcher Umstieg ein riesiges Unterfangen. Das alte System lässt sich nicht einfach abschalten und wird oftmals parallel zum neuen System weiter betrieben. Die Separation von historischen und operativen Daten erleichtert eine solche Migration erheblich. „Wir helfen den Kunden zu selektionieren, welche Daten müssen rüber und welche nicht“, so Failer.

Der Greenfield-Ansatz

Für viele Unternehmen empfiehlt sich ein Greenfield-Ansatz. Das bedeutet, bei null anzufangen und nur die Daten einzuspielen, die tatsächlich benötigt werden. „Unternehmen müssen so nur einen Teil des bisherigen Datenbestands auf die neue Plattform überführen, den sie zudem im Zuge der Migration bereinigen können“, so Failer. Da es sich bei den Zielsystemen häufig um teure In-Memory-Systeme handele, sei eine reduzierte Datenmenge auch eine signifikante Kostenersparnis. Denn die Systeme zur Speicherung der historischen Daten hätten wesentlich geringere Anforderungen und seien somit wesentlich günstiger. „Faktor 100 bis 1.000 Preisunterschied“, schätzt Failer und ergänzt: „Von S/4 kann man über eine Schnittstelle direkt auf unser System zugreifen.“

Fragen der Rechtssicherheit

Man habe zudem das Retention Management weiter ausgebaut, um Unternehmen auch in Sachen Rechtssicherheit zu helfen, insbesondere im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die regelt nicht nur das Verhindern unbefugter Zugriffe auf personenbezogene Daten, sondern sieht auch das Löschen von Daten vor. Und das ist in Archiven gar nicht so einfach. Mit JiVS IMP lassen sich nicht mehr aktive Daten historisieren und dann über das Retention Management steuern. Dies ermöglicht eine kontrollierte, selektive Vernichtung von Daten, unabhängig von ihrer Herkunft, reduziert das Datenvolumen und stellt sicher, dass Unternehmen stets compliant und in der Lage sind, bei Bedarf Informationen zur Verfügung zu stellen.

Nichts geht ohne Partner

Failer sieht für das Unternehmen und seine Partner ein Marktpotenzial im einstelligen Milliardenbereich und unterstreicht die Bedeutung der Partner: „Um wachsen zu können, brauchen wir Partner.“ Als mittelständisches Unternehmen könne man dieses riesige Potenzial nur gemeinsam mit Partnern erschließen. „Im Bereich SAP suchen wir in erster Linie Beratungshäuser, die Kunden vom Nutzen überzeugen können und in der Lage sind, unsere Werkzeuge einzusetzen.“ Der zweite Partnerbereich seien die Service Provider, die Infrastruktur bereitstellen sowohl für die historischen Daten als auch für die operativen Systeme. „Dann haben wir noch Partner aus dem Cloud-Geschäft. Mit denen wollen wir vertieft in Gespräche kommen, weil die daran interessiert sind, möglichst viele S/4-Systeme in ihre Cloud zu bringen.“ Größe sei dabei nicht entscheidend. Viel wichtiger sei der Zugang zu SAP-Bestandskunden aus den unterschiedlichsten Branchen, erläutert Failer.

Ein weiterer Schwerpunkt sind die Banken. Hier wolle man Partner finden, die gut in den Banken verankert sind und beratungsnahe Services bieten. Stark im Kommen sei der PLM-Bereich. „Wir glauben, dass im Product Lifecycle Management ein Riesenpotenzial schlummert. Das sind all die Unternehmen, die eigene Produkte entwickeln und dann auch produzieren, also die klassischen Manufacturer.“

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