Effizientes Personalmanagement

Cloud-Lösungen revolutionieren den HR-Bereich

| Autor / Redakteur: Ulrich Jänicke* / Florian Karlstetter

Die Vorzüge von HR-Services in der Cloud.
Die Vorzüge von HR-Services in der Cloud. (Bild: gemeinfrei (Free-Photos / pixabay) / CC0)

Die Cloud-Nutzung in deutschen Unternehmen ist letztes Jahr laut einer Bitkom-Studie stark gestiegen. Junge innovative Start-ups, aber auch immer mehr Konzerne, verlagern viele ihrer Kernprozesse in die Cloud. Public-Cloud-Plattformen sollen laut Forrester 2018 mit einem Umsatz von 44 Milliarden Dollar das am schnellsten wachsende Segment im globalen Cloud-Markt werden.

Auch im HR-Bereich werden Cloud-Services zunehmend in Anspruch genommen – mittlerweile beschäftigt sich ein Drittel der großen Unternehmen mit dem Thema HR-Cloud-Lösungen. Denn die Vorteile überzeugen: höhere Flexibilität, gestiegene Produktivität sowie deutlich geringere Kosten durch weniger administrativen Aufwand. Besonders im HR-Bereich mit dem standardmäßig hohen Grad an Verwaltungstätigkeiten sind Cloud-Lösungen deswegen für viele Unternehmen attraktiv.

Bei der Bereitstellung und -verarbeitung von sensiblen persönlichen Daten in der Cloud spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) am 25. Mai 2018 wurden die Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten noch einmal verschärft. Neuerungen sind beispielsweise die Informationspflicht, das Recht auf Vergessenwerden, die strengere Meldepflicht und die gemeinsame Haftung von Auftraggeber und Dienstleister bei Auftragsdatenverarbeitungen. Personalabteilungen müssen deswegen eine zeitgemäße IT-Strategie auf Grundlage der EU-DSGVO verfolgen. Unternehmen, die dies nicht tun, müssen mit Konsequenzen rechnen: Verstoßen sie gegen die Richtlinien der DSGVO, werden Bußgelder von 20 Millionen Euro oder bis zu 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorherigen Geschäftsjahres fällig.

Mehr Effizienz durch HR-Cloud-Lösungen

Mit passenden HR-Cloud-Lösungen werden Prozesse in den Personalabteilungen nicht nur entlastet und effizienter gemacht, auch die neuen Anforderungen der DSGVO lassen sich damit umsetzen. Bei der neuen HR Cloud Plattform aconso nubea wickeln Mitarbeiter und Führungskräfte über ein zentrales Serversystem, das sich in einem deutschen Rechenzentrum befindet, ihre HR-Prozesse mobil über ihr Smartphone ab: Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub von zu Hause aus, Manager bewerten ihre Mitarbeiter für die Zeugniserstellung innerhalb weniger Sekunden und Krankmeldungen werden bequem über die Foto-Upload-Funktion an die Führungskraft und HR-Abteilung weitergeleitet. Mitarbeiter und Manager übernehmen damit ohne großen Aufwand einen Großteil der administrativen Arbeiten der HR-Abteilung selbst.

Schnell und transparent automatisieren die Cloud-Lösungen so ganze Prozesse vom Start bis zum Abschluss und befreien HR-Abteilungen von zeitraubenden Verwaltungsaufgaben. Das Ergebnis: Schnelligkeit und Effizienz werden enorm gesteigert, die Kosten verringert.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Collaboration-Gedanke: Mitarbeiter, Management und HR kommunizieren von jedem Device aus miteinander, rufen Informationen ab oder stoßen Prozesse an – selbstverständlich auch mobil von unterwegs oder daheim.

So schaffen Cloud-Lösungen mehr Luft für strategische Aufgaben wie Employer Branding, Recruiting und Talentmanagement.

Cloud-Computing-Modelle

Es gibt verschiedene Cloud-Modelle, die HR-Abteilungen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie nutzen können. In einer Public Cloud beispielsweise werden die Services von einem Provider über ein offenes Netzwerk frei zugänglich im Web bereitgestellt. Beispiele für eine Public Cloud sind Dropbox oder Google-Docs zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten im Internet. Dieses Modell ist am kostengünstigsten, und Unternehmen können dadurch auf die Anschaffung von einem Großteil ihrer Hard- und Software verzichten. Die Datensicherheit wird hier durch eine verschlüsselte HTPPS-Verbindung sichergestellt.

Im Gegensatz dazu werden die Services in einer Private Cloud nur einem begrenzten Nutzerkreis zur Verfügung gestellt – das heißt, dass jedes Unternehmen sein eigenes Virtual Private Network (VPN) besitzt. Aus Datenschutz- und IT-Sicherheitsgründen zieht es ein Großteil der Unternehmen vor, ihre IT-Dienste in einer privaten Cloud zu betreiben und somit selbst ausschließlich den eigenen Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Die Hybrid Cloud ist eine Mischform aus der Public und der Private Cloud und bietet das Beste aus beiden Cloud-Welten. Bestimmte Services laufen öffentlich über https gesichert, während datenschutzkritische Anwendungen und Daten in der geschützten privaten Cloud betrieben und verarbeitet werden. Das Unternehmen kann dabei selbst bestimmen, welche Services und Daten in der öffentlichen und welche in der privaten Cloud betrieben werden sollen. Lösungsanbieter stellen ihre Dienste neben der On-Premises-Variante oftmals auch in der Private Cloud oder als Hybrid-Modell bereit. Da es viele relevante Faktoren für diese Wahl gibt, sollte die Frage, welche Cloud-Variante bevorzugt wird, immer in Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter erfolgen.

Darüber hinaus besteht natürlich auch die Möglichkeit, in einem Hybrid-Modell eine bestehende On-Premise-Lösung wie beispielsweise das führende HCM (Human Capital Management)-System mit einer Cloud-Lösung wie aconso nubea zu kombinieren. Unternehmen, die ihr führendes HR-System weiterhin On-Premise betreiben wollen, wählen gerne diese Variante.

EU-DSGVO – die Zeit ist um

Problematisch ist allerdings, dass im Mai 2018 noch drei von vier Unternehmen im Rahmen einer Studie von Bitkom angaben, die neuen Richtlinien nicht vollständig bis zum 25. Mai 2018 umsetzen zu können. Die größten Herausforderungen bei der Umsetzung der EU-DGSVO waren dabei der schwer abschätzbare Aufwand (66 Prozent) und die fehlende Rechtssicherheit (56 Prozent).

Ulrich Jänicke, CEO und Mitgründer der aconso AG.
Ulrich Jänicke, CEO und Mitgründer der aconso AG. (Bild: aconso)

Besonders Unternehmen mit veralteten IT-Infrastrukturen haben Probleme, die neuen Richtlinien wie Verfahrensdokumentation oder Nachweispflichten umzusetzen. Unternehmen sollten deswegen weiterhin verstärkt umfassende Digitalisierungsstrategien planen und in die Wege leiten, um den Richtlinien der EU-DSGVO gerecht werden zu können. Cloud-Dienste helfen dabei, Personalabteilungen zu digitalisieren und die Richtlinien der DSGVO einzuhalten. Auch mit der Unterstützung eines bewährten HR-Dienstleisters können Unternehmen die Herausforderungen der DSGVO meist kostengünstiger und effizienter umsetzen, als wenn sie allein auf sich gestellt sind. Auskunft über die Qualität des Anbieters geben ISO-Zertifizierungen oder Security-Audits.

Zusätzlich ist eine moderne, abteilungsübergreifende Planung notwendig, die alle Beschäftigten - vom Mitarbeiter zum Geschäftsführer - und alle Unternehmensbereiche - von der Personal- zur IT-Abteilung - einschließt. Auch dabei kann die Cloud helfen, denn unter Einsatz von kombinierten Cloud-Lösungen erhalten Abteilungen ganzheitliche Einblicke in Daten und können darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen, die weit über die eigene Abteilung hinaus gehen. Dadurch entsteht ein rundum vernetztes Unternehmen, das nicht nur die Richtlinien der EU-DSGVO umsetzen kann, sondern auch die grundlegende Basis für seinen zukünftigen Erfolg legt.

Der Autor: Ulrich Jänicke, CEO und Mitgründer der aconso AG.

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