Unified Communications als Service

Über die Cloud voll im Bilde

| Autor / Redakteur: Dietmar Kraume* / Elke Witmer-Goßner

Cloud-basierte Videokonferenzlösungen sind Baustein einer ganzheitlichen Kommunikations- und Kollaborationsstrategie.
Cloud-basierte Videokonferenzlösungen sind Baustein einer ganzheitlichen Kommunikations- und Kollaborationsstrategie. (Bild: © Prostock-studio - stock.adobe.com)

In der Praxis steigen Unternehmen oft mit einer Videokonferenzlösung ein, wenn sie die interne Zusammenarbeit verbessern möchten. Denn diese spart Kosten und macht Mitarbeiter produktiver. Hierbei erweisen sich cloud-basierte Anwendungen in vielerlei Hinsicht als erste Wahl, auch weil ein gewichtiges Gegenargument nicht mehr zieht.

Unified Communications (UC) ist heute noch nicht Standard, obwohl „digitale Nomaden“, die von überall arbeiten wollen, längst keinen Exotenstatus mehr innehaben. Praktisch für diese Spezies und ihre Bürokollegen ist eine App oder eine Plattform, über die sie sowohl Telefonie als auch Instant Messaging, Video, Serverzugriff und File Sharing abwickeln. Microsoft Teams beispielsweise verfolgt diesen Ansatz, der Unternehmen einige Vorteile bringt: Sie sparen Lizenzen, die bei separaten Anwendungen anfallen, und vermeiden Medienbrüche in der Kommunikation. Selbst Skeptiker überzeugt die Qualität, die UC-Lösungen heute bieten.

Unternehmen, die nun strategisch den UC-Einstieg angehen wollen, haben zwei Aufgaben vor sich. Zunächst steht die Umstellung der Sprachkommunikation auf All-IP-Telefonie an. Danach analysieren sie die gesamte IT-Umgebung und das Verhalten der Nutzergruppen. IT-Spezialisten sind so in der Lage, abzuleiten, welche UC-Infrastruktur und -Bereitstellung, ob aus der Cloud oder On-Premises, sich besser eignet und worauf es ankommt, um gemäß der Compliance zu agieren.

Mit Video auf Anfang schalten

In der Praxis leitet jedoch die Videokonferenztechnologie meist den Einstieg ein, die Kommunikation zu modernisieren. Dagegen spricht erst einmal nichts, wenn man eine Anwendung wählt, die sich später in eine UC-Plattform integrieren lässt. Technisch haben sich die Videolösungen in Ton- und Bildqualität so verbessert, dass sie die direkte Zusammenarbeit fördern, zum Beispiel durch das Teilen und Bearbeiten von Dateien oder Bildschirminhalten. Videokonferenzen lassen sich in nahezu jeder Arbeitssituation durchführen, sie senken die Reisekosten und verlängern die effektive Arbeitszeit. Denn nicht zu unterschätzen ist der Augenkontakt, der Konferenzteilnehmer zum sofortigen Bearbeiten von Projektaufgaben in der Live-Situation animiert.

Was gibt der Markt an Videolösungen her? Zu den Anbietern, die voll auf Software setzen, zählen Microsoft, Zoom, Google, Webex oder Gotomeeting. So vereint Zoom Videokonferenzen, Online Meetings, Chat und mobile Zusammenarbeit. Dieser Cloud-Service lässt sich auf beliebiger Hardware einsetzen. Ähnliches gilt für Google Hangouts. Bei den Hardware-basierten Videokonferenzlösungen unterscheidet man nach Desktop-Systemen, Set-Top-Boxen und Raumsystemen, wobei sich vor allem Cisco, Poly, Lifesize und Logitech im Markt einen Namen gemacht haben.

Bereitstellung aus der Cloud, oder?

Geräteunabhängige Interoperabilitätslösungen wie UCInterop bieten freie Systemwahl.
Geräteunabhängige Interoperabilitätslösungen wie UCInterop bieten freie Systemwahl. (Bild: SoftwareONE)

Mit der Systemwahl fällt auch die Entscheidung, ob man die Anwendung aus der Cloud bereitstellt. Die Argumente dafür sind bekanntlich zahlreich. An der Spitze stehen Flexibilität und Kosten. Wen die Bedarfsplanung überfordert, wendet sich an einen UC-Spezialisten wie SoftwareOne, der die nötige Kapazität ermitteln sowie die Multipoint Control Unit (MCU) in der Cloud einrichten und verwalten kann. Unternehmen müssen dann keine feste Anzahl an MCU-Ports, ein begrenztes ISDN-Gateway oder Serverkapazitäten kaufen: In der Cloud nutzen sie das, was sie benötigen, wobei sie skalieren können. Zudem entlastet eine cloud-basierte MCU die eigene IT-Infrastruktur bei der breitbandintensiven Videokommunikation mit Nutzern außerhalb des Unternehmens. Daneben werden mehrere Knotenpunkte genutzt, was die Latenzzeit für Teilnehmer verbessert, die sich aus großer Entfernung einwählen.

So entsteht eine agile und schlanke Kommunikationsstruktur, die beispielsweise über Verschlüsselung und Datenhosting abgesichert wird. Das reicht Gesundheits- und Finanzdienstleistern sowie DAX-Konzernen aus Compliance-Gründen oft nicht. Sie verlangen, dass der Cloud-Service zumindest ISO 27000-Standards erfüllt. Ansonsten sehen sie sich zur lokalen Bereitstellung gezwungen. Andere Unternehmen verfügen bereits über etablierte eigene Strukturen und können nicht ohne Weiteres in die Cloud migrieren. Ihnen bleibt zumindest die Option, gedanklich eine hybride Umgebung durchzuspielen.

Problemlos im interoperativen Modus

Ein gewichtiges Argument gegen die Cloud lässt sich heute leicht vom Konferenztisch wischen: fehlende Interoperabilität. Wenn im Konferenzraum Technik von Cisco oder Polycom steht, können sich Mitarbeiter von anderen Standorten oder externe Partner auch mit Skype for Business oder anderen Apps einwählen. Dazu müssen sie bloß einen cloud-basierten Interoperabilitätsservice wie UCInterop zwischenschalten. Die Nutzer behalten damit ihre gewohnte Oberfläche. Der Service ist geräteunabhängig, lässt sich als Hybridversion oder lokal in die IT einbinden und richtet sich in erster Linie an die Anwender von Skype for Business sowie Microsoft Teams. Aber auch andere können den Service nutzen, indem sie sich über einen Web Browser einwählen.

Video und mehr aus der Cloud

Director Technology bei SoftwareONE.
Director Technology bei SoftwareONE. (Bild: SoftwareONE)

Nutzer müssen sich heute mit beliebigen Endgeräten problemlos in eine Videokonferenz einwählen können, wenn ein Unternehmen die interne wie externe Zusammenarbeit forcieren möchte. Dazu eignen sich vor allem cloud-basierte Videokonferenzlösungen, die andere Kommunikationskanäle einbinden und zudem das notwendige Maß an Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten. Sie bilden so einen Baustein einer bereits bestehenden ganzheitlichen Kommunikations- und Kollaborationsstrategie (UCC) oder den Auftakt zum sukzessiven Aufbau einer UC-Infrastruktur. Wer jedoch komplett auf eine UC-Lösung verzichtet, nimmt hohes E-Mail-Aufkommen, viele Geschäftsreisen, Datenschutz- und Compliance-Verstöße sowie unproduktive Teamarbeit in Kauf.

* Der Autor Dietmar Kraume ist Director Technology bei SoftwareONE.

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