Transparenter Schutzengel durch E-Discovery

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Im dritten Schritt kommen die Reviewer wieder zum Einsatz. Sie untersuchen die von der Software vorgeschlagenen Dokumente und geben ihre Einschätzung wieder an das System zurück, was die Trainingsmenge weiter optimiert. Nach erfahrungsgemäß acht bis 14 Durchläufen werden auf diese Weise alle relevanten Dokumente extrahiert.

Unabhängige Untersuchungen bestätigen, dass mit Axcelerate 5 nur noch zehn bis 30 Prozent des gesamten zu analysierenden Datenbestands gesichtet werden müssen, um ausnahmslos alle relevanten Dokumente aufzuspüren.

Reviewer müssen nahezu keine irrelevanten Dokumente mehr sichten, wodurch viel Zeit und hohe Kosten eingespart werden können. E-Discovery-Lösungen sind mit vergleichsweise geringem finanziellen Aufwand bereits im fünf bis sechsstelligen Bereich verfügbar.

Compliance-Strukturen erneuern

Nachdem die unternehmensinternen Strukturen massiv in die Kritik geraden sind, hat der ADAC konkrete Reformen zur Erneuerung der internen Organisation angekündigt, wozu insbesondere eine neue Compliance-Struktur gehören soll.

Die Einführung von Compliance-Richtlinien zählt heute für Konzerne zum Standard. Es gibt jedoch immer wieder Unternehmen, denen durch die fehlerhafte Durchsetzung und Kontrolle der internen Richtlinien großer finanzieller Schaden und ein Imageverlust widerfährt, der sich vermeiden lassen kann, ohne dabei den Datenschutz zu gefährden.

Compliance gibt Unternehmen umfassende Richtlinien vor, regelkonformes Verhalten firmenweit zu etablieren und zu befolgen. Die Einführung eines Compliance-Programms allein schützt jedoch noch kein Unternehmen vor Strafen, wenn einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams gegen die Richtlinien verstoßen.

Ein Compliance-Management-System kann nur durch eine Kombination aus Compliance-Risikomanagement, einer Compliance-Programmentwicklung und der regelmäßigen Kontrolle der eingeführten Prozesse erfolgreich sein. E-Discovery-Lösungen ermöglichen eine erfolgreiche Compliance-Kontrolle sowie Schadensprävention durch interne Audits.

Transparenz durch präventive Maßnahmen gewährleisten

Ein vertrautes Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist zwar lobenswert, jedoch leider nicht immer ausreichend. Die Ereignisse der ADAC-Affäre demonstrieren, dass das Fehlverhalten Einzelner einem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen kann. Um diesem Fehlverhalten vorzubeugen, bieten sich Kontrollmaßnahmen wie präventive interne Audits an.

Präventive Kontrollen führen laut einer Studie von KPMG jedoch nur 74 Prozent der befragten Unternehmen durch, im Mittelstand nicht einmal die Hälfte. Dabei schützen die vorbeugenden Maßnahmen nicht nur vor finanziellem Schaden und Imageverlust, sondern stellen für die Aufsichtsorgane sogar eine Pflicht dar.

Interne Audits haben zu Unrecht einen schlechten Ruf, sehen sich doch viele Mitarbeiter darin ihrer persönlichen Rechte gefährdet und haben Angst, dass am Ende primär ihre Schwächen aufgedeckt werden.

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