Transparenter Schutzengel durch E-Discovery

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Verschiedene Maßnahmen können die Akzeptanz unter den Mitarbeitern aber fördern und den Aufwand der Revisionen mindern. Einen zentralen Punkt stellt insbesondere die Gewährleistung des Datenschutzes sowie die Erläuterung von Sinn und Zweck der Audits durch die Geschäftsführung dar.

Datenschutzkonform handeln

Insbesondere im E-Mail-Verkehr lassen sich frühzeitig rechtswidrige Handlungen entdecken. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn der, wenn auch präventive, Zugriff auf die archivierten Daten ist eine heikle Angelegenheit: Verstößt ein Unternehmen bei der Kontrolle gegen gesetzliche Datenschutzbestimmungen, macht es sich selbst strafbar.

Um die Korrespondenzen nun dennoch datenschutzkonform zu überprüfen, können personenbezogene Daten anonymisiert bzw. pseudonymisiert werden. Im Zuge der Anonymisierung werden alle Daten, die die Identität der relevanten Korrespondenzpartner offenbaren könnten, geschwärzt. Ergibt sich daraus kein Verdacht, wird der Prozess geschlossen, ohne dass der Datenschutz der Person verletzt wurde.

Bei der Pseudonymisierung werden die Gesprächspartner geschützt, in dem ihre Namen durch Synonyme ersetzt werden. Im Gegensatz zur simplen Schwärzung können mit dieser Methode Kommunikationsmuster und Diskussionsstränge zwischen einzelnen Personen herauskristallisiert werden, deren Identität erst im begründeten Verdachtsfall preisgegeben werden muss.

E-Discovery-Lösungen tragen zu einer effizienten und präzisen Sichtung von Daten bei und können den Ausgang eines Verfahrens maßgeblich beeinflussen. Aus welchem Sektor ein Unternehmen stammt, spielt in diesem Fall keine Rolle, da die Datenbestände aller Unternehmen stetig zunehmen. E-Discovery-Software hilft präventiv angewendet Unternehmen Compliance-gerecht zu handeln und Manipulationen wie im Fall des ADAC vorzubeugen.

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