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ERP-Prozesse mit KI X-ERP: KI legt Angebote nach kurzer Rückfrage direkt an

Von Ira Zahorsky 2 min Lesedauer

Anbieter zum Thema

X-DIGI GmbH
Fujitsu Technology Solutions GmbH
Hyland Software Germany GmbH
Cloudgermany.de GmbH

Der KI-Assistent Xmiley, Teil der Software X-ERP von X-Digi, macht aus einer gesprochenen Anweisung einen fertigen Angebotsvorgang. Bei unklaren Artikeldaten fragt das System nach, bevor es Kundendaten, Preise und Summen im ERP zusammenführt.

Der KI-Assistent Xmiley erstellt in X‑ERP per Spracheingabe ein Kundenangebot, fragt bei Unklarheiten gezielt nach und legt den fertigen Beleg direkt im ERP-System an.(Bild: X-DIGI)
Der KI-Assistent Xmiley erstellt in X‑ERP per Spracheingabe ein Kundenangebot, fragt bei Unklarheiten gezielt nach und legt den fertigen Beleg direkt im ERP-System an.
(Bild: X-DIGI)

Ein gesprochener Auftrag kann in X-ERP mehrere manuelle Schritte ersetzen. Ein Kurzvideo des Anbieters (s. u.) zeigt, wie der KI-Assistent Xmiley Kundendaten durchsucht, passende Artikel identifiziert und ein Angebot direkt im ERP-System anlegt.

Im Praxisbeispiel erhält Xmiley den Auftrag, für den Kunden Mustermann ein Angebot mit dem Artikel „Beratung“ zu erstellen. Da die Stammdaten mehrere passende Einträge enthalten, entscheidet sich die KI nicht selbst für eine Variante. Stattdessen fordert sie eine Präzisierung an. Nach der Antwort legt Xmiley das Angebot an und stellt die Belegnummer als anklickbaren Verweis bereit. Das Dokument lässt sich dadurch unmittelbar öffnen und kontrollieren.

ERP-Daten bilden die Grundlage

Die Angaben im Angebot stammen aus dem X-ERP-System. Dazu gehören unter anderem:

  • Kundendaten
  • Artikelinformationen
  • Preise
  • Steuern
  • Gesamtsummen

Der Anwender kann den erzeugten Beleg prüfen und bei Bedarf weiterbearbeiten. Die KI übernimmt damit vor allem die Suche und Dateneingabe, während die fachliche Kontrolle beim Nutzer bleibt.

„Für uns ist KI dann wertvoll, wenn sie nicht nur Antworten formuliert, sondern echte Arbeit im ERP-System erledigt“, erklärt Michael Haak, Fachhandelsbetreuer beim Softwareentwickler X-Digi. „Xmiley versteht die Absicht des Anwenders, nutzt die vorhandenen Unternehmensdaten und führt den gewünschten Prozess direkt aus.“

Rückfragen statt automatischer Fehlentscheidungen

Der Ansatz unterscheidet sich von einem Chatbot, der lediglich Informationen ausgibt. Xmiley ist mit den Geschäftsprozessen von X-ERP verknüpft und kann – abhängig von den vorhandenen Berechtigungen – auch Belege und andere Vorgänge anlegen.

Entscheidend ist dabei die Reaktion auf unklare Eingaben. Enthalten die Stammdaten mehrere passende Artikel, trifft die KI keine willkürliche Auswahl. Die Rückfrage soll verhindern, dass ein falscher Datensatz ungeprüft in das Angebot gelangt.

Damit verschiebt sich der Einsatz Künstlicher Intelligenz im ERP-System von der reinen Auskunft hin zur Prozessausführung. Der gesprochene Auftrag beschleunigt den Ablauf, ersetzt aber nicht die Prüfung des Ergebnisses.

X-Digi und X-ERP

X-Digi ist ein deutsches Softwareentwicklungsunternehmen mit Sitz in Heiligenhaus, das sich auf Unternehmenssoftware und IT-Beratung spezialisiert hat.
Das Hauptprodukt ist X-ERP, eine browserbasierte All-in-One-Unternehmenslösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die Plattform bündelt zahlreiche Geschäftsprozesse in einer einzigen Microsoft-SQL-Datenbank, um Insellösungen zu vermeiden.
Das System ist in über 40 Sprachen verfügbar und wird je nach Kundenwunsch als Cloud- oder On-Premises-Lösung betrieben. Vertrieb und Support erfolgen ausschließlich über qualifizierte Fachhandelspartner.

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