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Cloud-Plattform von Konica Minolta Workplace Pure Accounting ordnet Dokumentenkosten zu

Von Ira Zahorsky 2 min Lesedauer

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Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH
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Cloudgermany.de GmbH

Konica Minolta ergänzt Workplace Pure um Accounting. Die Funktion erfasst Druck-, Scan- und Cloud-Aktivitäten, weist sie Abteilungen oder Projekten zu und liefert Dashboards für Kostenanalysen. Auch Multifunktionssysteme außerhalb der Plattform werden berücksichtigt.

Die Cloud-Plattform Workplace Pure von Konica Minolta bekommt eine Abrechnungsfunktion. (Bild: Konica Minolta)
Die Cloud-Plattform Workplace Pure von Konica Minolta bekommt eine Abrechnungsfunktion.
(Bild: Konica Minolta)

Konica Minolta führt mit Workplace Pure Accounting eine Abrechnungsfunktion für seine Cloud-Plattform ein. Unternehmen können damit nachvollziehen, welche Dokumenten- und Cloud-Services genutzt werden und welche Kosten dabei anfallen. Die Daten lassen sich Abteilungen, Teams oder Projekten zuordnen.

Einheitliche Basis für die Kostenverteilung

Workplace Pure Accounting berücksichtigt verschiedene dokumentenbezogene Aktivitäten. Dazu zählen:

  • Drucken
  • Scannen
  • Kopieren
  • Dokumentenkonvertierung
  • Übersetzungsservices

Die Nutzung wird in einer gemeinsamen Abrechnungsgrundlage zusammengeführt. Administratoren können für einzelne Nutzungstypen eigene Preise hinterlegen. Auf dieser Basis lassen sich Kostenmodelle abbilden, die den jeweiligen organisatorischen Strukturen entsprechen.

Die Plattform zeigt anschließend, in welchen Bereichen Leistungen in Anspruch genommen werden. Dashboards stellen die Ergebnisse grafisch dar und können für weitere Auswertungen exportiert werden. Damit erhalten Unternehmen eine Grundlage, um die Nutzung von Dokumentenservices zu prüfen und Kosten verursachungsgerecht zu verteilen.

Ulf Koch, Senior Portfolio Manager Deutschland & Österreich bei Konica Minolta, erklärt: „Kostenkontrolle ist heute eine der wichtigsten Aufgaben in der betrieblichen Prozesssteuerung. Aufwände verursachungsgerecht einzelnen Abteilungen oder Projekten zuzuordnen, stellt für viele Unternehmen eine schwierige, aber essenziell notwendige Aufgabe dar.“

Multifunktionssysteme außerhalb der Cloud einbezogen

Die Erfassung beschränkt sich nicht auf Vorgänge innerhalb der Workplace-Pure-Umgebung. Auch Multifunktionssysteme außerhalb der Plattform können eingebunden werden. Dafür kommt eine Authentifizierungsanwendung direkt auf den Geräten zum Einsatz.

Vor dem Start einer Funktion müssen sich Anwender anmelden. Unterstützt werden Benutzername und Passwort, PIN sowie Kartensysteme. Die Zuordnung der Aktivitäten soll dadurch auch dann möglich sein, wenn die Nutzung nicht direkt über die Cloud-Plattform erfolgt.

Für Unternehmen ist dieser Punkt relevant, weil Dokumentenprozesse häufig über unterschiedliche Zugangswege und Geräte laufen. Eine getrennte Betrachtung einzelner Systeme würde die Kostenanalyse erschweren. Workplace Pure Accounting soll diese Daten in einer gemeinsamen Auswertung zusammenführen.

Einführung mit Workplace Pure 2.8

Die Abrechnungsfunktion wird mit Version 2.8 von Workplace Pure verfügbar. Konica Minolta hat sie zuvor im Rahmen eines Early-Access-Programms mit ausgewählten Kunden in Europa getestet.

Nutzer von Workplace Pure können Accounting ohne zusätzliche Kosten aktivieren. Die Funktion steht direkt über die Plattform zur Verfügung. Damit erweitert Konica Minolta Workplace Pure um ein Werkzeug, das nicht nur die Nutzung von Dokumenten- und Cloud-Services sichtbar machen, sondern auch eine differenzierte interne Verrechnung ermöglichen soll.

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