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Lokaler E-Mail-Server oder Cloud-Lösungen – ein Vergleich Office 365 vs. Exchange Server 2013

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, was die wesentlichen Unterschiede zwischen Exchange Online in Office 365 und dem lokalen Betrieb von Exchange-Servern auf Basis von Exchange Server 2013 sind. Wir zeigen wichtige Gemeinsamkeiten und Unterschiede.

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In der neuen Version verfügt Office 365 über eine ähnliche Verwaltungsoberfläche wie Exchange Server 2013.
In der neuen Version verfügt Office 365 über eine ähnliche Verwaltungsoberfläche wie Exchange Server 2013.
(Bild: Joos)

Setzen Unternehmen Exchange lokal ein, ergeben sich zunächst einige Nachteile. Es ist mindestens eine Servermaschine notwendig; soll eine gewisse Ausfallsicherheit hergestellt werden, brauchen Firmen sogar mindestens zwei Server. Die Server müssen installiert, gewartet und verwaltet werden. Außerdem entstehen Stromkosten für den Betrieb und die Kühlung. Nicht zu Letzt brauchen Unternehmen noch Lizenzen für Betriebssystem und Exchange sowie die Clientzugriffslizenzen.

Eine wichtige Rolle spielen zudem der Virenschutz, der Spamschutz und die Datensicherung. Auch diese Programme müssen eingerichtet, gewartet und vor allem lizenziert werden (siehe Abbildung 1).

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Das alles treibt die Kosten für lokal betriebene Server in die Höhe. Dazu kommen noch Schulungskosten, da die Verwaltung von Exchange, Windows Server und Active Directory keine einfache Angelegenheit ist. Exchange Online speichert durch sein Hochverfügbarkeitskonzept alle E-Mails mehrfach. Außerdem bietet Microsoft mit Office 365 eine Verfügbarkeit von 99.9%. Das heißt, grundsätzlich ist eine Sicherung in Exchange Online nicht notwendig.

Exchange Online im Vergleich zu lokalen Servern

Die Nachteile von lokal betriebenen Exchange-Servern sind die Vorteile vom Betrieb einer Cloud-Lösung wie Exchange Online. Nachteile beim Einsatz von Exchange Online, zum Beispiel über Office 365 sind zunächst die Anbindung der Benutzer. Diese übertragen durch die Internetleitung alle notwendigen Daten auf den eigenen Rechner. Das heißt bei Ausfall der Internetleitung können die Anwender nur noch mit den bereits übertragenen Daten arbeiten.

Ein weiterer Nachteil ist die Übertragung der Datenmenge in die Cloud. Unternehmen geben die Herrschaft der Daten aus der Hand und verlassen sich auf Microsoft, dass die Daten stabil und sicher abgelegt werden. Dass Geheimdienste oder andere Unternehmen Zugriff auf die Daten erhalten, lässt sich nicht ausschließen. Davor scheuen sich berechtigterweise viele Unternehmen.

Weitere Nachteile sind fehlende Möglichkeiten der Steuerung. Es lassen sich keine eigenen Connectoren erstellen (siehe Abbildung 2), keine lokalen Unified Messaging-Funktionen nutzen und generell weit weniger Einstellungen vornehmen (siehe Abbildung 3). Zwar bietet auch Exchange Online die Möglichkeit Unified Messaging-Dienste zur Verfügung zu stellen, aber bei Weitem nicht so umfangreich wie lokal installierte Server.

Zusammen mit lokal betriebenen Lync-Servern, können Unternehmen auf Basis von Exchange und Lync umfassende Telefoniedienste und Telefonzentralen zur Verfügung stellen. Das geht online nur sehr eingeschränkt.

Die Verwaltung von Office 365 erfolgt entweder über die PowerShell oder das Webinterface. Für lokale Installationen können Admins die Exchange-Verwaltungskonsole, die PowerShell und verschiedene Zusatztools nutzen. Mit diesen Werkzeugen erhält man in Exchange Server 2013 vollständige Kontrolle über die eigenen Server (siehe Abbildung 4).

Ein Virenschutz ist in Office 365 mit Exchange Online Protection (EOP) bereits integriert. Unternehmen benötigen also keinen weiteren Virenschutz um E-Mails nach Viren zu scannen (siehe Abbildung 5). Auch Exchange Server 2013 verfügt über einen integrierten Virenschutz. Dieser lässt sich mit EOP verbinden, um einen höheren Wirkungsgrad zu erreichen. Compliance-Technologien wie eDiscovery oder auch Data Loss Prevention (DLP) sind sowohl in Exchange Server 2013 als auch in Exchange Online verfügbar. Microsoft bietet auch die Möglichkeit, nur das Archiv-Postfach in Exchange Online auszulagern. Hier erhalten Unternehmen auf Wunsch nahezu unbegrenzten Speicherplatz.

Exchange-Funktionen, die in Exchange Online fehlen

Unternehmen die keinen eigenen Exchange-Server einsetzen, haben keine so umfassende Kontrolle über Richtlinien, Sicherheitseinstellungen und Funktionen wie dies bei lokal betriebenen Exchange-Servern möglich ist. Ausfallsicherheit und mehrere Datenbanken lassen sich nicht anlegen (siehe Abbildung 6). Auch eine gezielte Datensicherung ist nicht möglich. Hier gibt es nur die Möglichkeit Cloud-Funktionen mit lokal betriebenen Servern zu vermischen, auf Zusatztools zu setzen, oder auf eine Datensicherung der Clouddaten zu verzichten.

Wollen Administratoren Postfächer von älteren Exchange-Versionen zur aktuellen Version migrieren, ist es nicht möglich diese einfach zu verschieben, wenn Office 365 im Einsatz ist. Hier müssen Administratoren mit Migrations-Tasks arbeiten. Dafür ersparen sie sich aber die komplizierte Installation und den Parallelbetrieb mehrerer Exchange-Server.

Wenn größere Unternehmen Überwachungslösungen wie System Center einsetzen, lassen sich Office 365-Postfächer und Dienste in Office 365 leider nicht so effizient anbinden wie lokal betriebene Server. Auch die Anbindung an Active Directory, die Verwendung der Active-Directory-Rechteverwaltung und das Anbinden von Dritthersteller-Connectoren ist über Exchange Online nicht darstellbar. Unternehmen können aber die Rechteverwaltung zusammen mit Zusatzdiensten in Windows Azure nutzen. Das macht die Einrichtung aber wieder etwas komplizierter.

Wenn Unternehmen mit verschiedenen Connectoren arbeiten, oder selbst Einstellungen in den Grenzwerten vornehmen wollen, geht das nur mit lokal betriebenen Exchange-Servern (siehe Abbildung 7). In Exchange Online stehen Anwendern standardmäßig 25 GB zur Verfügung. Gegen Mehrpreis lässt sich dieser Grenzwert aber erhöhen.

In Office 365 betreiben Unternehmen lediglich Postfächer. Serverdienste und Serverrollen wie Postfach-, und Clientzugriffserver in lokalen Installationen von Exchange Server 2013 lassen sich mit der Cloud nicht betreiben. Zugriff auf die Datenbanken besteht nicht.

In der alten Version von Office 365 waren noch nicht die modernen öffentlichen Ordner aus Exchange Server 2013 integriert. Die aktuelle Version verfügt aber ebenfalls über die Möglichkeit, öffentliche Ordner zur Verfügung zu stellen.

Support und Hochverfügbarkeit

Exchange Online wird von Microsoft gewartet. Es gibt einen 24x7 verfügbaren Telefonsupport. Microsoft arbeitet aber auch bei Exchange weiter daran, die Kosten zu reduzieren. In der neuen Version lassen sich zum Beispiel mehr Datenbanken auf einem Server bereitstellen.

Im Bereich Hochverfügbarkeit bietet Microsoft in Exchange Online eine 99.9% Verfügbarkeit. In Exchange Server 2013 setzen Unternehmen dazu auf Datenbankverfügbarkeitsgruppen die auf mehrere Server verteilt sind.

Wenn Unternehmen die Möglichkeiten beider Lösungen nutzen wollen, bietet es sich an, auch lokale Server zu betreiben (On Premise). Exchange Server 2013 arbeitet dazu optimal mit Exchange Online zusammen. Dazu hat Microsoft den Assistenten für die Anbindung an Office 365 überarbeitet und deutlich verbessert.

Fazit

Ob Unternehmen Exchange lokal betreiben oder auf Exchange Online und Office 365 setzen, spielt für Anwender generell keine Rolle. Je kleiner das Unternehmen ist, umso mehr lohnt sich der Einsatz von Office 365. Aber auch große Unternehmen profitieren von den Möglichkeiten, zum Beispiel um Clouddienste parallel zu lokalen Installationen zur Verfügung zu stellen. Ein Blick lohnt sich in jedem Fall!

Office 365 ist mittlerweile stabil und leistungsstark ist. Der Microsoft-Dienst ist also auf jeden Fall eine zuverlässige Möglichkeit, Anwender mit E-Mail-Diensten zu versorgen.

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