Cloud-basiertes Content Management

Mit Cloud Content Management zur digitalen Transformation

| Autor / Redakteur: Stefan Girschner / Florian Karlstetter

Verlagerung von Content Management in die Cloud als wichtiger Schritt hin zur digitalen Transformation.
Verlagerung von Content Management in die Cloud als wichtiger Schritt hin zur digitalen Transformation. (Bild: © kwanchaift - stock.adobe.com)

Für eine erfolgreiche Digitalisierung benötigen Unternehmen eine flexible Arbeitsumgebung. Legacy-basierte IT-Umgebungen können diese Anforderungen nicht mehr erfüllen. Eine Cloud-basierte Content-Management-Plattform, wie sie Box anbietet, ermöglicht nicht nur das Teilen von Dokumenten und anderen Dateien, sondern unterstützt auch dabei, die digitalen Geschäftsprozesse zu vereinfachen.

Bei einer digitalen Transformation kommt den eingesetzten Technologien eine besondere Bedeutung zu. Allerdings kann nicht allein die neue Technik den Weg in die Digitalisierung ebnen. Vielmehr kommt es auf einen ganzheitlichen Ansatz an. Dieser Auffassung sind auch zahlreiche IT-Markforschungs- und Beratungshäuser. So stellt Deloitte in den „Tech Trends 2019“ Human-centric-Designtechniken als Brücke zwischen neuester Technik und menschlichen Bedürfnissen heraus. Wenn ein Unternehmen vorne dabei sein wolle, dürfe es die Vielzahl von technologischen Faktoren nicht nur als Einzelthemen behandeln. Gerade im Zusammenspiel würde diese ihr volles Potenzial entfalten.

In der „IT-Trends-Studie 2019“ von Capgemini nannten die befragten Unternehmen für den Erfolg der Digitalisierung an erster Stelle den Aufbau interdisziplinärer Teams von Fach- und IT-Mitarbeitern und die Einstellung von Mitarbeitern mit dem erforderlichen Know-how. Erster an dritter Stelle wurden Technologien zur Analyse der firmeneigenen Daten und der Ausbau der Cloud-Kapazitäten genannt.

Legacy-Umgebung in eine moderne Arbeitsumgebung verwandeln

Paul Chapman, CIO von Box, sieht besonders in traditionelle, Legacy-basierten IT-Umgebung ein Hindernis auf dem Weg zur Digitalisierung. Seiner Meinung nach waren zwar viele Unternehmen erfolgreich dabei, eine Legacy-basierte Arbeitsumgebung in eine moderne Arbeitsumgebung zu verwandeln, allerdings scheiterten auch einige daran. „Unternehmen, die nach dem Jahr 2000 gegründet wurden, haben nicht das Problem einer Legacy-basierten Umgebung. Es reicht allerdings nicht, allein neue Technologie in ein altes Unternehmen zu bringen, um zu einem digitalen Unternehmen zu werden. Unternehmenskultur und Technologie müssen immer Hand in Hand gehen.“

Mit der Herangehensweise an die richtige Strategie der Digitalisierung stellt sich für Chapman auch die Frage nach der digitalen Disruption: „Viele Unternehmen sind der Auffassung, dass sie die digitale Disruption mit technischen Mitteln umgehen können. Technologie ermöglicht es aber nur, das Arbeitsumfeld zu verändern. Im Kern geht es darum, das Business- und Betriebsmodell zu verändern und auf diese Weise den vollständig digitalen Arbeitsplatz umzusetzen. Mit Technologie allein können Unternehmen keine digitale Disruption herbeiführen.

Es geht nicht darum, die Software umzuschreiben, sondern das Unternehmen neu aufzustellen.“ Seiner Ansicht nach liege die Herausforderung vielmehr darin, den Geschäftsbetrieb fortzuführen, die Kunden zu bedienen, Bestellungen zu bearbeiten und den Umsatz zu verfolgen. „Ich sehe eine echte Veränderung bei Dingen, die wir bereits heute nutzen. Viele Geschäftsmodelle haben sich mit der Digitalisierung grundlegend verändert. So haben zum Beispiel Video-Streaming-Anbieter wie Netflix den konventionellen Videoverleih nahezu überflüssig gemacht“, so Chapman.

Digital Natives prägen die neue Arbeitswelt

Die Arbeitswelt wird nicht nur durch neue Technologie verändert, sondern auch die jungen Mitarbeiter, die gerne als Digital Natives bezeichnet werden und sich eine neue Form der Arbeitsplätze wünschen. „Der Arbeitsplatz der Zukunft wird offener und kollaborativer sein. Ebenso wird sich auch die IT-Architektur wandeln. Um ihre Mitarbeiter zu halten, müssen Unternehmen eine IT-Umgebung bieten, die ein produktives und flexibles Arbeiten ermöglicht“, ist Chapman überzeugt. Das liegt auch daran, dass die Technologie, die privat verwendet wird, teilweise fortschrittlicher ist als die am Arbeitsplatz.

Vorteile einer Best-of-Breed-Lösungsarchitektur

„Heute erhalten Unternehmen durch den Best-of-Breed-Ansatz die jeweils besten Funktionen der benötigten Anwendungen. So wie Box einer der besten Anbieter von Cloud-Content-Management-Lösungen ist.“ Da Box eine Plattform-Ökonomie verfolgt, können andere Anbieter ihre Lösungen mit der Best-of-Breed-Lösung von Box verbinden. „Das ermöglicht es ihnen, eine einzigartige Erfahrung zu machen. Denn es reicht nicht, nur eine konventionelle Legacy-Umgebung in die Cloud zu bringen. Vielmehr ist es nötig, unabhängig von der vorhandenen IT-Infrastruktur zu werden“, sagt Chapman.

Für viele Unternehmen stellt sich nun die Frage, wie sie verschiedene Anwendungen und Services für Machine Learning, Big Data oder KI zusammenbringen können. Für Chapman ist die Kombination aus Firmenkultur, Technologie und Best-of-Breed-Architektur entscheidend, denn in diesem Bereich würden sich Veränderungen im Zuge der digitalen Transformation stark auswirken. „Neue Firmen wie Uber oder Airbnb haben keine eigene Infrastruktur mehr, sie benutzen vielmehr die Services von anderen Anbietern. Daher können so schnell und flexibel agieren und sich von anderen Anbietern abheben. Die größte Herausforderung für alte Unternehmen ist die Schnelligkeit, sich zu verändern“, so Chapman.

File Sharing wichtiger Bestandteil des Content-Management-Systems

„Die Raffinesse, wie man mit dem Content im Unternehmen umgeht. Grundsätzlich geht es um File Sharing von überall und zu jeder Zeit. Die speziellen Funktionen von Content Management ermöglichen die Einhaltung von Policies, Governance, Compliance, gesetzlichen Bestimmungen sowie Datenschutz“, berichtet Chapman. 90 Prozent der Inhalte würden Anwender generell teilen, sodass diese auch andere User anschauen und bearbeiten könnten. Allerdings erfolge dies immer noch durch Senden einer Dateikopie per Mail. „Mit dieser Methode sind aber einige Probleme verbunden, wie fehlende Versionskontrolle und Sicherheitsrisiken. Die Kontrolle über geteilte Inhalte wird nur erreicht, wenn man den Speicherort festlegt. Bei Box werden die gespeicherten Daten übirgens auf zwei unterschiedlichen Ebenen verschlüsselt“, erklärt Chapman.

Auch Box setzt auf Machine Learning und künstliche Intelligenz

„Wir bieten seit Anfang 2019 mit Box Skills Machine-Learning-Funktionen an, die die Analyse von Video-, Audio- und Bildinhalten oder auch Transkriptionen und Übersetzungen von Texten ermöglichen. Durch Einsatz von Machine Learning und Automation bekommen Anwender mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten. Mit den Custom Skills bieten wir außerdem ein Entwicklungs-Kit an, mit dem Anwender die Box Skills gemäß den individuellen Anforderungen anpassen können“, berichtet Chapman. So können Unternehmen mit Box Zones die Anforderung umsetzen, dass ihre Daten in einer bestimmten Region unter ihrer Kontrolle verbleiben. Zugleich ist aber gewährleistet, dass die Mitarbeiter an den weltweit verteilten Firmenstandorten zusammenarbeiten können.“

Entscheidend für die Unternehmensstrategie sieht Paul Chapman, dass Box neutral gegenüber den großen Cloud-Plattformanbietern Microsoft, IBM und Google ist: „Wir verwenden jeweils diejenige Plattform, die am besten zu dem jeweiligen Anwendungsfall passt. Angebote wie Google Drive oder Microsoft OneDrive sind für uns keine echte Konkurrenz, da diese Lösungen nur Basisfunktionen für File Sharing bieten, aber keine ausgefeilten Funktionen wie unsere Cloud-Content-Management-Plattform, mit der sich die digitalen Geschäftsprozesse vereinfachen lassen.“

Michael Mors, General Manager Central Europe bei Box Deutschland GmbH, ergänzt: „Auch wenn wir keine regionalen Kundenzahlen veröffentlichen, können wir sagen, dass wir derzeit rund 92.000 Kunden weltweit haben, darunter 70 Prozent der weltweiten Fortune 500-Unternehmen. Dazu gehören global aufgestellte Unternehmen wie Amazon, AstraZeneca, CocaCola, Deloitte, Komatsu oder die Metropolitan Police of London sowie im DACH-Raum Apleona und TeamViewer. Da wir Kunden aus allen Branchen bedienen, gibt es keine allgemein übertragbaren Anwendungsfälle. Als Beispiel kann ich ein Pharmahersteller nennen, der mit unserer Lösung die Markteinführung von Medikamenten beschleunigen möchte.“

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