Nutzerfreundliche Vernetzung und Gruppenarbeit Microsoft Teams als zentraler Einstieg in die Cloud

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Das Kanalisieren der Kommunikation und des Datenaustauschs in einer App macht Mitarbeiter produktiver. Den Ansatz verfolgen viele Anbieter, so auch Microsoft mit seiner Anwendung Teams.

Diese Kollaborationslösung kann sich zumindest aus Anwenderperspektive als zentrale Plattform für die moderne Zusammenarbeit in der Cloud entwickeln, wenn Unternehmen strukturiert vorgehen. Ein Update im März brachte neue Funktionen für Microsoft Teams. Seitdem können Nutzer in Videokonferenzen auf einen „Raise Hand“-Button klicken, wenn sie sich in die virtuelle Runde einbringen und etwas sagen wollen. Die ebenso neu eingeführte Echtzeit-Geräuschunterdrückung für Video- und Telefonanrufe lässt vor allem die Mitarbeiter im Homeoffice entspannter den Austausch mit Kollegen, Partnern und Kunden angehen.

Kollaboration für ganze Projektteams

Intelligente Kommunikation misst sich heute eben daran, dass es Mitarbeitern ein Set an Tools zum nutzerfreundlichen Vernetzen und Zusammenarbeiten bereitstellt. Gerade Projektteams, die in hoher Schlagzahl Dinge lösen müssen, erleichtert Teams den Alltag. Denn der Collaboration-Hub bietet nicht nur diese zwei Features, sondern geht weit über Gruppenchats, Online-Meetings, Telefonate und Webkonferenzen sowie Dateienaustausch und -bearbeitung der Office-365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und SharePoint hinaus. Das macht Teams auch für Unternehmen interessant, deren Projektarbeit weniger intensiv abläuft.

Privatnutzern, Firmen, Schulen und anderen Anwendergruppen stellt Microsoft in Corona-Zeiten bis September 2020 seine Kollaborations-Anwendung kostenlos bereit. Normalerweise wird Teams über Microsoft 365 Business Essentials, Business Premium sowie Enterprise E1, E3 und E5 lizenziert. In der Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendung Microsoft 365 stellt Microsoft untere anderem die Dienste Exchange, Skype for Business und SharePoint bereit, die früher nur lokal liefen. Das SaaS-Angebot bietet mehr Services und Sicherheit für die Kollaboration und die Kommunikation in der Cloud, wobei der Konzern Teams als Drehscheibe für die Zusammenarbeit positioniert. Die Cloud-Anwendung wird auf absehbare Zeit Skype for Business ersetzen.

Konzeptionell vorarbeiten

Welche Enterprise-Variante den eigenen Bedarf am besten abdeckt, sollte ein Unternehmen in einer Vorab-Analyse ermitteln. Auf den Prüfstand gehören hierbei die Kommunikation und Zusammenarbeit, wie sie bisher abgelaufen sind. Wenn klar ist, wo es in und zwischen den Abteilungen hakt, fällt es leichter Anwendungsfälle und Benutzergruppen für Teams zu definieren. Unabdingbar ist in dem Kontext ein rollenbasiertes Nutzungskonzept. Ansonsten könnte ein Anwender in Teams eine Gruppe gründen und jeden anderen Nutzer in diese einladen.

Für das nötige Sicherheitsniveau und die administrative Kontrolle empfiehlt es sich, Multifaktorauthentifizierung und Identitätsmanagement gedanklich durchzuspielen und später zu implementieren. Mit diesen beiden Features von Teams lässt sich auf Basis der festgelegten Nutzerrollen festlegen, wer aus welcher Region als Gast einer Gruppe beitreten darf. Allerdings sollten Verantwortliche und die IT-Abteilung nicht alle Prozesse und Werkzeuge bis ins letzte Detail genau auf die jeweiligen Nutzerprofile herunterbrechen und vorgeben. In der Praxis zeigt sich, dass Nutzer Freiraum brauchen, sich den Dienst nach ihren Vorstellungen anzupassen. Schulungen und Trainings bereiten sie darauf vor.

Hinsichtlich der DSGVO-Konformität bleibt Unternehmen ein Kraftakt erspart. So macht Microsoft transparent, in welchen Rechenzentren in Deutschland und in der EU personenbezogene Daten aus Teams abliegen. Für den Ausnahmefall, dass Microsoft rechtlich verpflichtet ist, Daten ins EU-Ausland zu übertragen, geschieht das gemäß der Standardvertragsklauseln. Diese schreibt die EU für den richtlinienkonformen Datentransfer in andere Wirtschaftsräume vor.

Mit externer Implementierungshilfe zum produktiveren Alltag

Die identifizierten Einsatzszenarien müssen zudem einer wirtschaftlichen Prüfung standhalten. Technische Voraussetzungen für den optimalen Betrieb sind ein sicheres, stabiles Netzwerk und genügend Bandbreite. Dann steht einer Implementierung nichts mehr im Wege. Diese wird für die meisten Unternehmen kaum Schwierigkeiten bereithalten, weil sie bereits Windows-Betriebssysteme nutzen oder andere Software von Microsoft einsetzen. Am einfachsten haben es die Office-365-Anwender.

Aber auch für sie gilt: Ein Konfigurationsfehler unterläuft schnell und kann sicherheitsrelevant sein. Diese möglichen Fallstricke kennen erfahrene IT-Dienstleister wie SoftwareONE, denen auch Branchenvorschriften, spezielle Datenschutzanforderungen oder komplexe Firmenstrukturen vertraut sind. Sie bringen sowohl die Expertise für die Technologie als auch für das Change Management mit, bisherige On-Premises-Strukturen nun in der Cloud abzubilden. Mit dem Spezialisten an ihre Seite holen Unternehmen sicher mehr aus ihrem SaaS.

Ein wesentlicher Vorteil des Programmes besteht darin, dass es sich über viele Schnittstellen um Drittanbieter-Anwendungen erweitern lässt. Prinzipiell kann man jede Gruppenarbeit individuell konfigurieren. Dazu lädt zum Projektstart ein Verantwortlicher die betreffenden Mitarbeiter ein. Diese können gleich strukturiert loslegen. Während sie beispielsweise per Video telefonieren, haben sie Zugriff auf Word-, Excel-, PowerPoint- oder OneNote-Dokumente und andere Dateien, die sie nach Bedarf teilen und bearbeiten. Die verschiedenen Service laufen im Hintergrund, die der Team-Client in eine einzige nutzerfreundliche Oberfläche einbindet. Egal, was jemand tut, es passiert alles in seinem Dashboard.

Aufatmen bei Sicherheitsverantwortlichen

Die Cloud-Anwendung Teams wird den aktuellen Skype-for-Business-Online-Client künftig ablösen und sich zum zentralen Collaboration-Hub entwickeln. Der SaaS kanalisiert die Kommunikation nutzerfreundlich auf einer Plattform und stellt zudem die Tools bereit, damit Mitarbeiter Dateien teilen und bearbeiten können.

Sie erledigen ihre Aufgaben zielgerichteter, schneller und effektiver. Messaging-Apps, welche die interne IT nicht kontrollieren kann, verlieren so ihre Relevanz, was die Sicherheitsverantwortlichen aufatmen lässt. Daneben erweist sich Teams als zentraler Einstieg für Anwender in die Cloud-Welt von Microsoft – und womöglich darüber hinaus.

* Der Autor Andreas Krüger arbeitet als Principal Consultant bei SoftwareONE und Microsoft Most.

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