Lizenzmanagement in der Cloud

Im Lizenzdschungel den Durchblick behalten

| Autor / Redakteur: Andreas Knols* / Elke Witmer-Goßner

Mit der Nutzung von Cloud-Services muss das Alte nicht verschwinden, was ein Lizenzmanagement umso wichtiger macht.
Mit der Nutzung von Cloud-Services muss das Alte nicht verschwinden, was ein Lizenzmanagement umso wichtiger macht. (Bild: © gi0572/stock.adobe.com)

Wer Ressourcen aus der Cloud nutzen oder Systeme in die Cloud migrieren will, sieht sich häufig mit einem Dickicht aus unterschiedlichen Lizenzbestimmungen konfrontiert. Mit professioneller Beratung und Unterstützung schlagen Unternehmen Schneisen in das Dickicht und finden die am besten geeigneten Strategien aus Public-, Private- oder auch On-Premise-Angeboten. Und sie können das eine tun, ohne das andere zu lassen: Auch mit einer hybriden Cloud-Lösung lassen sich Vorteile realisieren.

Die Nutzung von Cloud-Diensten wird auch für mittelständische Unternehmen immer selbstverständlicher. Das zeigen alle Erhebungen einschlägiger Marktanalysten wie Crisp und Experton. Dabei dürfen die Unternehmen jedoch nicht das Management ihrer Software-Lizenzen aus den Augen verlieren. Denn die Bestimmungen über die Nutzung von Cloud-Lizenzen sind je nach Hersteller sehr unterschiedlich. Auch die Weiternutzung bestehender On-Premise-Lizenzen nach dem Prinzip „Bring Your Own License“ (BYOL) ist eine Option. Am Anfang aller „Cloudifizierung“ sollte daher im Rahmen einer Lizenzberatung die Bestandsaufnahme des eigenen IT-Inventars stehen.

Lizenzanalyse und -vorhersage

Zur Inventarisierung gehört eine Lizenz- oder Gap-Analyse. Diese gibt Aufschluss darüber, ob ein Unternehmen unter- oder gar überlizenziert ist. Auf diese Weise lassen sich auch unliebsame Überraschungen bei Hersteller-Audits vermeiden, die Vertragsstrafen (Pönale) zur Folge haben. Zudem kann ein Unternehmen herausfinden, welche Schritte notwendig sind, um die eigene IT in Teilen oder ganz in der Cloud zu betreiben. Die Cloudifizierung bestehender Verträge ist ein solcher Schritt. So verfügen etwa große Anbieter wie SAP und Microsoft über BYOL-Programme, um bislang On-Premise betriebene Workloads in der Cloud weiter zu betreiben.

Ein anderes hilfreiches Werkzeug sind Dashboards (Steuerkonsolen), die anhand der bisherigen Nutzung Vorhersagen darüber erlauben, welche und wie viele Lizenzen bis Jahresende benötigt werden und welche verzichtbar sind. Durch diese proaktiven Reports ist die Geschäftsführung bereits frühzeitig über die zu erwartenden Lizenzkosten für das Gesamtjahr im Bilde und auch für die IT-Strategen wird es leichter, ihre Kosten im Griff zu behalten. Mit der Lizenzanalyse können Cloud-Provider Unternehmen wertvolle Tipps geben, um eine Unter- oder Überlizenzierung zu verhindern und den Lizenzumfang auf die tatsächlich benötigten Mengen zu reduzieren.

Das Beste aus beiden Welten nutzen

Die Eintrittsbarrieren in die Cloud haben sich nicht zuletzt dadurch gesenkt, dass die Anbieter flexibler geworden sind. Cloud oder On-Premise ist keine Entweder-Oder-Frage mehr, da oft hybride Lösungen möglich sind. Zu fast allen Public-Cloud-Produkten gibt es Cloud-Äquivalente, die sich On-Premise oder in einer Private Cloud abbilden lassen. Beispielsweise können Unternehmen Microsoft Exchange als Cloud-Dienst lizensieren und beziehen, während sie gleichzeitig Teile der Exchange-Infrastruktur weiterhin On-Premise betreiben, ohne letzteres zusätzlich lizensieren zu müssen. Eine ähnliche Regelung gilt auch für den neuen Windows Server. Dieser ist laut EULA (End User License Agreement) „Cloud Native“, doch wird Nutzern ausdrücklich das Recht eingeräumt, ihn On-Premise einzusetzen. Entsprechend verfährt auch der Netzwerk-Marktführer Cisco, dessen Appliances wie Router und Firewalls sich sowohl in der Cloud, als auch On-Premise betreiben lassen. Diesen Angeboten liegt das Prinzip des „Dual Use Right“ zugrunde: Ein Unternehmen kauft eine Lizenz und entscheidet selbst, wo der entsprechende Workload betrieben wird. Dadurch kann es den Betrieb eines Mailsystems oder eines Servers auch in die Cloud eines Providers übergeben.

Der Anwendungsfall entscheidet

Cloud oder Nicht-Cloud, also welche Lizenzierung vorzuziehen ist, entscheidet sich in der Regel nach dem Anwendungsfall. Bei Bürosoftware für die stationären Mitarbeiter wird es zumeist deutlich günstiger sein, ein Paket wie Office 2013 zu kaufen, als viele Lizenzen auf monatlicher Mietbasis zu beschaffen, die in der Praxis oft wenig genutzt werden. Anders liegt der Fall hingegen bei den Mitarbeitern von Vorstand, Vertrieb und Außendienst, die häufig unterwegs sind und flexibel über verschiedene Endgeräte Zugriff auf diverse Office-Applikationen benötigen. Um ihnen komfortables Arbeiten zu ermöglichen, empfiehlt sich eher die Office-Mietlösung aus der Cloud.

Bei einer Infrastrukturlösung wie beispielsweise einem älteren Windows Server 2008 ist es meist sinnvoller, diesen aus Gründen des Investitionsschutzes noch eine Zeit lang On-Premise laufen zu lassen, um ihn dann in die Infrastruktur eines Cloud-Providers zu überführen. Dort werden die Kosten für Betrieb, Wartung, Monitoring und gegebenenfalls Weiterentwicklung sowie Backup und Recovery in der Regel niedriger sein als bei einem Weiterbetrieb in Eigenregie. So lassen sich ältere Server mit einem günstigen BYOL-Modell in der Cloud konservieren und einsatzbereit halten.

Cloud-Provider bieten Vorteile

Cloud-Provider haben hierbei die Chance, als zuverlässige Ratgeber („Trusted Advisor“) ihrer Kunden zu wirken und deren jeweilige IT-Szenarien anzupassen. Je nachdem, wie die Hersteller ihre Produkt- und Preispolitik verändern, erweist sich für einen bestimmten Geschäftsfall als günstiger, Workloads aus AWS, Azure oder der SAP Public Cloud in das Rechenzentrum eines Cloud-Providers zu verlagern. Nutzt ein Unternehmen etwa bereits SAP HANA aus der SAP Cloud und will einen weiteren HANA-Service beziehen, kann es diesen auch in der Private Cloud oder als Managed-Private-Cloud-Lösung bei einem Cloud-Provider betreiben, wenn dieser den Service etwa mit Shared-Infrastruktur günstiger anbietet. Lizenzbestimmungen werden dadurch nicht verletzt.

Um Unternehmen die hybride Nutzung von Software und Infrastruktur zu ermöglichen, sollten Cloud-Provider entsprechende Transfermodelle oder „Cloud-Brücken“ vorhalten. Damit lassen sich Services bei Bedarf aus Public oder Private Clouds in eine On-Premise-Installation überführen – oder in umgekehrter Richtung. Cloud Provider sollten zudem in der Lage sein, ihren Kunden mit Pay-Per-Use-Tarifen transparente Angebote zu machen. Lizenziert wird nur, was tatsächlich verbraucht wird. So lässt sich Software auch flexibel gemäß der Mitarbeiterentwicklung ab- oder zubuchen: Beschäftigt ein Unternehmen befristet für drei Monate fünf zusätzliche externe Mitarbeiter, erhalten sie genau für diesen Zeitraum ihre Office-Lizenzen.

Andreas Knols, QSC AG.
Andreas Knols, QSC AG. (Bild: QSC)

Darüber hinaus bieten Cloud-Provider ihren Kunden in der Regel an, durch veredelte Cloud-Services Mehrwerte zu schaffen, etwa mit Archivierungsfunktionen, Supportmodellen oder einer schnelleren Netzanbindung. Auch bei der Absicherung von Public Cloud Services durch Backup und Disaster Recovery stehen sie Unternehmen mit Rat und Tat zur Verfügung. Last but not least sind Cloud-Provider mit ihrer Erfahrung und Expertise speziell für den Mittelstand die richtigen Ansprechpartner, wenn es um Lizenzen und Migration geht.

* Der Autor Andreas Knols ist Leiter Product Management Cloud bei der QSC AG. Zuvor hat Andreas Knols unter anderem als Enterprise Architect für Desktopvirtualisierung zahlreiche Großprojekte zur Desktop- und Anwendungsvirtualisierung im Banken-, Luftfahrt- und Handelssektor erfolgreich begleitet.

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