Datenschutz bei E-Rechnungen

Elektronische Rechnungserstellung aus der Cloud

| Redakteur: Florian Karlstetter

Automatisierte E-Rechnungserstellung aus der Cloud als sichere Variante.
Automatisierte E-Rechnungserstellung aus der Cloud als sichere Variante. (Bild: JustOn GmbH)

Warum ausgerechnet eine Cloud-Lösung eine sichere Variante bei der automatisierten E-Rechnungserstellung ist, erklärt Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH aus Jena.

Da elektronische Rechnungen eine Vielzahl sensibler Informationen enthalten, kommt dem Thema Sicherheit und Datenschutz eine große Bedeutung zu. Lagert ein Unternehmen die Rechnungserstellung aus, bleibt es dennoch weiterhin zuständig für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an Sicherheit sowie Ordnungsmäßigkeit und sollte entsprechende Richtlinien vertraglich absichern lassen.

„Wir als cloudbasierter Softwaredienstleister bieten unseren Auftraggebern daher nicht nur einen reibungslosen elektronischen Austausch und die Verarbeitung von Dokumenten, sondern berücksichtigen im Prozess auch alle datenschutz- und steuerrechtlichen Aspekte“, betont Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

Aufbewahrung von Informationen

Aus steuerrechtlicher Sicht gelten für das Digitalisieren von Dokumenten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Das Ergebnis muss bildlich mit dem Original übereinstimmen und jederzeit nachvollziehbar sowie prüfbar bleiben. Außerdem sollte eine entsprechende Verfahrensdokumentation im Sinne steuerlich relevanter Informationen stattfinden. „Um Kunden größtmögliche Sicherheit zu garantieren, lassen wir unsere Software und unser Unternehmen derzeit zertifizieren“, erklärt Marko Fliege. „Hier haben sich Normen wie ISO/IEC 27017 oder IDW PS 880 etabliert und sind auch international als Standard für Informationssicherheit in Unternehmen anerkannt.“

Datenschutz bei Cloud-Anbietern

Softwareunternehmen wie JustOn aus Jena bieten Cloud-Lösungen zur automatisierten E-Rechnungserstellung an. „Im Gegensatz zu herkömmlichen Servern, die in einem unternehmenseigenen Rechenzentrum liegen, bietet die Cloud-Plattform mehr Brain-Power zum Thema Sicherheit“, weiß der Experte.

Salesforce als starker Partner

„Wir haben hier mit Salesforce einen Partner gefunden, dem mehr als 150.000 Kunden vertrauen und der täglich an sicherheitsrelevanten Aspekten wie Hackerangriffen, Datenverschlüsselung sowie Zugriffsmöglichkeiten für Unbefugte arbeitet.“ Dieses Wissen kann ein mittelständisches Unternehmen nur schwer aufbringen, sodass Cloud-Lösungen, die wie bei JustOn in deutschen Rechenzentren der Deutschen Telekom laufen, die sichere Variante darstellen.

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