Digitalisierung der Rettungsschwimmer

DLRG nutzt Ressourcen der Profitbricks-Cloud

| Redakteur: Florian Karlstetter

Wie SEWOBE 1,6 Millionen DLRG-Mitglieder datenschutzkonform in der ProfitBricks-Cloud verwaltet.
Wie SEWOBE 1,6 Millionen DLRG-Mitglieder datenschutzkonform in der ProfitBricks-Cloud verwaltet. (Bild: gemeinfrei (hoau70 / pixabay) / CC0)

Digitale Transformation in Vereinen ist Zukunftsmusik? Nicht so bei der Deutschen Lebens-Rettungs-Gesellschaft. Bald werden über 1,6 Millionen Rettungsschwimmer und ehrenamtliche Mitarbeiter über die ProfitBricks-Cloud sicher verwaltet. Wie SEWOBE 1,6 Millionen DLRG-Mitglieder datenschutzkonform in der ProfitBricks-Cloud verwaltet, zeigt eine aktuelle Fallstudie.

Die Mammutaufgabe in Vereinen ist häufig, dezentral gewachsene und vielfältige Vereinsstrukturen unter einen Hut zu bringen. Aber wie schaffen es Cloud-Provider und IT-Dienstleister, die digitale Infrastruktur generationsübergreifend sicher und benutzerfreundlich zu gestalten?

Vor dieser Herausforderung stand die Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft (DLRG) vor einigen Jahren. Das Augsburger IT-Unternehmen SEWOBE GmbH konnte als Premiumanbieter für Online Software für Mitgliederverwaltung helfen. Die seit Jahren bewährte Vereinssoftware für eine zentrale, einfache und effiziente Mitgliederverwaltung, die sicher und datenschutzkonform in der Cloud des deutschen IaaS-Anbieters ProfitBricks liegt, wurde gemeinsam mit der DLRG zum DLRG MANAGER weiterentwickelt.

Effiziente und sichere Mitgliederverwaltung

2012 machte sich die DLRG auf die Suche nach einer Lösung, um ihre Mitgliederverwaltung zu vereinheitlichen und die Verwaltung effizienter zu gestalten. SEWOBE aus Augsburg hat sich genau auf solche Aufgaben spezialisiert. Vor 20 Jahren gründeten Thomas Weishaupt und Eiko Trausch das Softwareunternehmen, welches heute zu den Vorreitern im Bereich cloudbasierter Lösungen für die Mitgliederverwaltung von Vereinen und Verbänden zählt.

Die Ausgangsposition war „sportlich“: Die DLRG hat bundesweit etwa 1,6 Millionen Mitglieder in 18 Landesverbänden und über 2.000 Gliederungen. Der Verband wird hauptsächlich von ehrenamtlichen Mitarbeitern getragen. In der Verwaltung kamen bislang insgesamt 20 unterschiedliche Softwareprogramme zum Einsatz, häufig nur lokal installiert. Dies war ineffizient und nicht mehr zeitgemäß. Zeitgleich vollzog sich in der DLRG ein Generationenwechsel: Immer mehr junge Mitglieder kamen dazu und übernahmen wichtige Funktionen. Der Aufbau einer sicheren und modernen Mitgliederverwaltung ließ sich daher nicht länger aufschieben.

Die SEWOBE hat eine professionelle CRM-Lösung (Customer-Relationship-Management) im Portfolio, die bereits viele der erforderlichen Funktionalitäten beinhaltete. Zusätzliche Module wurden in enger Zusammenarbeit mit der DLRG idealtypisch für die Anforderungen des Verbandes neu entwickelt. Vieles wurde bereits in der langen Anbahnungsphase auf dem Weg zum Auftrag diskutiert, bewertet und präsentiert. Zum Zeitpunkt der Beauftragung enthielt das Lastenheft des DLRG daher schon alle Funktionalitäten, die am Ende auch umgesetzt werden sollten und konnten.

Der sichere Sprung in die Cloud

Eine weitere Hürde war, dass einige Orte immer noch keine vernünftige Anbindung ans Internet haben und daher mit stationärer Software arbeiteten, die sich mit einem zentralen Speicher synchronisierte. Die vielen Synchronisationen bargen aber ein viel zu hohes Fehlerrisiko. Daher war klar, dass eine zentrale Mitgliederverwaltung, auf die von allen Orten und Endgeräten zugegriffen werden kann, die einzige vernünftige Lösung ist.

2014 erhielt die SEWOBE den Zuschlag zur Entwicklung einer neuen CRM-Lösung zunächst für die DLRG Württemberg. Zu diesem Zeitpunkt war das Unternehmen auf Wachstumskurs. Die Expansion und Professionalisierung der eigenen Serverstrukturen und Netzwerke stand ganz oben auf der SEWOBE-Agenda. Da die Vereinssoftware naturgemäß zur Verwaltung sensibler und personenbezogener Daten in großer Zahl eingesetzt wurde, war es dem IT-Dienstleister besonders wichtig, dass die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert wurden.

Der Name ist Programm: Data Center Designer

Die Entscheidung von SEWOBE fiel dann schnell auf ProfitBricks, auf die sie durch einen Artikel in der Fachpresse aufmerksam geworden sind. Das Team um Thomas Weishaupt ist dann mit einem Testaccount gestartet, um zu sehen, wie der ProfitBricks Data Center Designer (DCD) funktioniert. Der DCD ist die grafische Benutzeroberfläche für den effizienten Aufbau und die Administration von ProfitBricks-Stacks, um eine Cloud-Infrastruktur noch schneller und einfacher aufbauen und administrieren zu können.

„Los ging es mit drei oder vier Servern, auf denen wir eine eigene Umgebung mit Fileserver, Netzserver und Firewall aufgebaut haben. Das hat alles super funktioniert, war performant und einfach einzurichten und zu administrieren“, erinnert sich Thomas Weishaupt, Geschäftsführer IT der SEWOBE.

Bei ProfitBricks können Anwender eine IT-Infrastruktur in der Cloud so errichten, wie sie es tatsächlich brauchen. Statt ein starres, vorgefertigtes Paket auszuwählen, stellt man sich mit dem Data Center Designer CPU, RAM, Storage und das Netzwerk zu einem exakt skalierbaren, virtuellen Rechenzentrum zusammen. Da sich Anforderungen immer wieder ändern können, gibt das Live Vertical Scaling (LVS) die Möglichkeit, eine virtuelle Infrastruktur zu jedem Zeitpunkt um neue Kapazitäten jederzeit auch kurzfristig zu erweitern - sogar im laufenden Betrieb. Sobald die Vertragslaufzeit für die bis dahin genutzten, alten Rootserver abgelaufen war, migrierte SEWOBE seinen Stack vollständig in die TÜV-zertifizierte und SSL-verschlüsselte ProfitBricks-Cloud.

„Der Umzug verlief dann völlig unkritisch und schnell. Wir mussten nur Datenbank-Dumps übertragen. Bei ProfitBricks haben wir Images angelegt und diese per LAMP-Stack idealtypisch eingerichtet. Der Quellcode kam aus unserer alten Sourcecode-Verwaltung“, so Weishaupt, der für die technische Realisierung verantwortlich war.

SEWOBE setzte das virtuelle Rechenzentrum von Anfang an im produktiven Betrieb ein. Die Skalierbarkeit der Cloud-Server von ProfitBricks erwies sich ebenfalls als sehr stabil: Seit dem Umzug sind die Datenmengen, die SEWOBE verwaltet, aufgrund des Unternehmenswachstums deutlich größer geworden.

EU-DSGVO by default

Ein wichtiges Thema im Bereich der cloudbasierten Mitgliederverwaltung ist der Datenschutz. Ab dem 25. Mai 2018 müssen alle Unternehmen und Organisationen die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) anwenden. Dies stellte allerdings laut Weishaupt überhaupt kein Problem bei der Entwicklung der Lösung für die DLRG dar: Als wir das Projekt 2015 gestartet haben, wussten wir noch nichts von der neuen Grundschutzverordnung. Aber wir haben unser System automatisch so angelegt, dass unser Berechtigungssystem nur die jeweils nötigsten Informationen herausgibt. Aufgrund des architektonischen Aufbaus sind wir eigentlich schon längst datenschutzkonform.“

So bekommt jeder zertifizierte DLRG-Programmuser nur die Daten zu sehen, die für seine jeweilige Aufgabe relevant ist. Der Schatzmeister sieht nur die Daten, die für die Buchhaltung und Finanzen notwendig sind. Jemand, der im Bereich der Mitgliederqualifikation tätig ist, sieht nur die in diesem Zusammenhang relevanten Daten. Trotzdem müssen natürlich auch die Vorschriften eingehalten werden, die steuerrechtlich für eine revisionssichere Buchhaltung notwendig sind. So müssen beispielsweise die Metadaten ausgeschiedener Mitglieder weiterhin vorgehalten werden, damit die Geschäftsvorfälle für den vorgegebenen Zeitraum dokumentiert werden können. Daher bleiben diese Daten im System erhalten, werden aber für die normalen Anwender automatisch ausgeblendet.

Bundesweiter Software-Rollout

Zunächst wurde die Lösung nur im Landesverband Württemberg eingesetzt. Dort sind 2015 die ersten Ortsgruppen online gegangen; mittlerweile sind 80 von 250 Gliederungen produktiv im Einsatz. 2016 hat SEWOBE die Lösung auch vor dem bundesweiten Gremium der DLRG vorgestellt, das daraufhin die bundesweite Einführung der Software beschloss.

Die verschiedenen Systeme in den jeweiligen Landesverbänden sollten zugunsten der zentralen Mitgliederverwaltung abgelöst werden. Die Vorteile lagen auf der Hand: Die Verwaltung der Mitgliederdaten verläuft jetzt deutlich schneller und sicherer. Die Mitglieder, die ihre Tätigkeit alle ehrenamtlich ausführen, müssen jetzt wesentlich weniger Zeit auf lästige Verwaltungstätigkeiten verwenden. So müssen Mitgliederlisten jetzt nicht mehr umständlich in den einzelnen Ortsgruppen erstellt und an den Landesverband geschickt werden, sondern können ganz einfach zentral per Knopfdruck über die ProfitBricks-Cloud mitgeteilt werden.

Langer Atem zahlt sich aus

Vom ersten Kontakt bis zum bundesweiten Rollout sind gut fünf Jahre vergangen. Zunächst mussten sich die DLRG und SEWOBE annähern, die sehr komplexe Ausgangslage analysieren und die Anforderungen entwickeln, die das System am Ende erfüllen sollte. Der Sprung in die Cloud von ProfitBricks zu Beginn der Entwicklungsphase verlief nach einem kurzen Testlauf sehr erfolgreich. Seit November 2017 sind alle 2.000 Gliederungen bundesweit auf das System vorbereitet. Über die jeweiligen Landesverbände können sich nun alle Gliederungen sukzessive selbst im Produktivsystem anmelden, nachdem die ehrenamtlichen Mitarbeiter die notwendigen Zertifikate im Übungssystem erreicht haben. Im Ergebnis steht nun eine effiziente und einfache Mitgliederverwaltung – datenschutzkonform und revisionssichere. Das bedeutet weniger zeitraubender Verwaltungsaufwand, dafür mehr Zeit fürs Wesentliche: Leben retten.

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