Online-Kollaboration mit ONLYOFFICE Die Zukunft der Online-Zusammenarbeit ist Open-Source

Redakteur: Christoph Kurth

Um ihren Teams orts- und zeitunabhängig effiziente und reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen, setzen Unternehmen zunehmend auf Kollaborationsplattformen. Doch gerade Lösungen kommerzieller Anbieter bringen bei allen Vorteilen auch viele Nachteile mit sich: Daten landen auf fremden Servern, der Wechsel zwischen Systemen wird zunehmend unmöglich. Wer die volle Kontrolle behalten will, sollte auf Open-Source setzen.

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(Bild: Onlyoffice)

Seit über einem Jahr führt die Corona-Pandemie zu einem rapiden Wandel der modernen Arbeitswelt. Wo vor kurzem noch die analoge Zusammenarbeit im Büro zum Alltag gehörte, mussten innerhalb kurzer Zeit digitale Infrastrukturen her, welche die Arbeit im Team auch über größere Distanzen und aus dem Home Office ermöglichen. Online-Zusammenarbeit ist in den vergangen Monaten zum Standard in vielen Unternehmen geworden und aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken.

Um auch aus der Ferne die reibungslose Zusammenarbeit im Team garantieren zu können, greifen nicht wenige auf Cloud-Plattformen zurück. Die Vorteile solcher Lösungen liegen auf der Hand: häufig bieten sie ein derart umfassendes Funktions- und Toolpaket, dass Teams beinahe ihre gesamte Arbeit in die Plattform und damit die Cloud verlagern können. Hier lassen sich Dokumente zentral verwalten und gemeinsam bearbeiten, Projekte steuern und E-Mails versenden. In der Regel klappt das zu jedem Zeitpunkt in Echtzeit und ohne Versionskonflikte, sodass niemand in seiner Arbeit behindert wird, weil ein Kollege gleichzeitig im gleichen Dokument arbeitet. Die ständige Verfügbarkeit von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen erhöht die Produktivität enorm.

Doch zu den vielfältigen Vorteilen können sich unter Umständen auch eine Reihe von Einschränkungen gesellen, was vor allem Nutzer proprietärer Plattformen bemerken: viele Anbieter kommerzieller Lösungen betten ihre Kollaborationsplattformen derart stark in ihre eigene Cloud-Infrastruktur ein, dass Nutzer keine Wahl mehr bleibt, als ihre Daten auf den Servern der Anbieter zu speichern. Dies führt nicht nur zu erheblichen Bedenken hinsichtlich Datenschutz und -souveränität, sondern auch zu einem Verlust an Flexibilität, wenn Unternehmen dermaßen an ein Ökosystem gebunden sind. Nicht selten wird die Interoperabilität mit anderen Systemen durch eigene Dateiformate und Applikationslogiken zusätzlich erschwert, wodurch sich ein späterer Wechsel zunehmend schwieriger gestaltet.

Durch die Einführung der DSGVO und nach dem Ende von Privacy Shield sollten Unternehmen nicht auf Kontrolle und Sicherheit bezüglich ihrer Datenhaltung verzichten müssen, um effiziente Zusammenarbeit im Team gewährleisten zu können. Gleichzeitig muss auch die Flexibilität keinesfalls unter der Wahl einer Kollaborationsplattform leiden. An dieser Stelle kommen Open-Source-Lösungen ins Spiel: Anders als Lösungen kommerzieller Anbieter behalten Unternehmen mit quelloffener Software die volle Kontrolle über ihre Daten und haben bei der Ausgestaltung ihrer Kollaborationsplattform freie Hand. Angefangen bei der Wahl des Speicherortes bis zur flexiblen Integration der gewünschten Office-Funktionen müssen Teams keinerlei Kompromisse eingehen und halten die Zügel von Anfang an fest in der Hand.

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ONLYOFFICE – Effizient, flexibel und trotzdem sicher dank Open-Source

ONLYOFFICE hat sich als Open-Source-Plattform dem Ziel verschrieben, Nutzern maximale Sicherheit bei gleichzeitig uneingeschränkter Flexibilität zu bieten. Die Kollaborationsplattform wurde explizit für Unternehmen entwickelt, die besonders hohe Ansprüche an Datenschutz und -souveränität stellen. Das Produktportfolio von ONLYOFFICE bietet mit einer leistungsstarken Office-Suite, umfassenden Projektmanagement- und Kollaborationstools sowie Cloud Services das gesamte Funktionsspektrum kommerzieller Plattformen, lässt Unternehmen aber jederzeit flexibel die Wahl, welche Bestandteile sie einsetzen und wo sie ihre Daten hosten wollen. Das Angebot von ONLYOFFICE gliedert sich im wesentlichen in drei Produkte, zwischen denen Nutzer frei wählen können:

  • ONLYOFFICE Docs
    Mit ONLYOFFICE Docs steht Nutzern eine leistungsstarke Online-Office-Suite zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zur Verfügung. Die Editoren sind zu 100% kompatibel mit Microsoft-Office-Formaten sowie allen gängigen Dateiformaten. Für Nutzer, welche die Offline-Bearbeitung von Dokumenten bevorzugen, bietet ONLYOFFICE seine Desktop-Editoren an.
  • ONLYOFFICE Groups
    Mit ONLYOFFICE Groups haben Nutzer Zugriff auf eine Vielzahl von Verwaltungstools, mit denen sich sämtliche Business-Prozesse abbilden und steuern lassen, wie ein Projektmanagementtool, CRM-Funktionalitäten sowie ein Dokumentenmanagement. Auch die Planung von Veranstaltungen sowie Community-Management sind mit ONLYOFFICE Groups kein Problem.
  • ONLYOFFICE Workspace
    Die Kollaborationsplattform ONLYOFFICE Workspace zur Steuerung, Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams vereint ONLYOFFICE Docs und ONLYOFFICE Groups in einer zentralen Lösung. Nutzer erhalten vollständigen Zugriff auf das gesamte Leistungsspektrum aller ONLYOFFICE-Produkte, inklusive ONLYOFFICE Mail zur Verwaltung von E-Mail-Adressen und des gesamten Mailverkehrs sowie der hauseigenen Instant-Messaging-Lösung ONLYOFFICE Talk.

Sämtliche Freiheiten beim Hosting

Als Open-Source-Plattform lässt ONLYOFFICE Unternehmen die freie Wahl, wo sie ihre eigene ONLYOFFICE-Instanz hosten wollen. Die Installation auf hauseigenen Servern ist problemlos möglich, sodass sensible Daten zu keinem Zeitpunkt das eigene Rechenzentrum verlassen müssen, wenn Unternehmen dies nicht wünschen.

Für Unternehmen, die über keine eigene Server-Infrastruktur verfügen, stellt ONLYOFFICE seinen Cloud-Service zur Verfügung. Kleine Teams von bis zu 5 Nutzern können dabei auf sämtliche Basisfunktionen von ONLYOFFICE Workspace zurückgreifen. Die „Business Cloud“ als Basisplan für Unternehmen bietet darüber hinaus zusätzliche Verwaltungsoptionen, während die „VIP Cloud“ als Paket für besonders große Teams und Unternehmen mit besonders hohen Sicherheitsansprüchen das umfassendste ONLYOFFICE-Angebot darstellt: neben der vollständigen Funktionalität von ONLYOFFICE Workspace inklusive Privaträumen, und einem umfangreichen Control Panel bietet die VIP Cloud Hosting auf einem dedizierten Server in einem europäischen Rechenzentrum von Hetzner und stellt den Nutzern einen eigenen Support-Mitarbeiter zur Seite.

Absolute Datensicherheit und -kontrolle

ONLYOFFICE bietet besonders hohe Datenschutzstandards und wurde explizit für Unternehmen entwickelt, die mit sensiblen Daten arbeiten. Neben ständiger Verschlüsselung inaktiver Daten sowie bei der Datenübertragung bietet ONLYOFFICE das Feature „Privaträume“: Jede einzelne Änderung wird in Echtzeit mit dem besonders sicheren AES-256-Algorithmus verschlüsselt, wenn Teammitglieder in einem solchen virtuellen Raum zusammenarbeiten. So erhalten die Anwender eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die zu keiner Zeit den produktiven Betrieb stört und bei der wichtige Daten nie unverschlüsselt auf dem Server liegen. Die Nutzerauthentifizierung erfolgt ebenfalls besonders sicher über LDAP/Active Directory. Zudem lassen sich die Zugriffsrechte für Nutzer flexibel und ganz nach den eigenen Bedürfnissen anpassen. Auch Funktionen wie eine Aktivitätsverfolgung und Audit-Berichte sind mit ONLYOFFICE kein Problem. Durch die hohen Standards ist die Plattform zu 100% DSGVO-konform.

Kostenlos testen und direkt loslegen

Wer direkt mit seinem eigenen sicheren Cloud-Office starten will, kann ONLYOFFICE jederzeit direkt in der Cloud 30 Tage lang kostenlos testen. Kleinere Teams und Start-Ups haben darüber hinaus unbegrenzt kostenlosen Zugriff auf ONLYOFFICE Cloud mit sämtlichen Basis-Funktionen. Eine sichere, vollständige und komplett flexible Kollaborationsplattform ist so nur wenige Klicks entfernt.

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