Merkmale eines modernen ERP-Systems

Die klare Notwendigkeit für ERP-Cloud-Anwendungen

| Autor / Redakteur: Dirk Thomas Wagner* / Florian Karlstetter

Die Vorteile von Cloud-basierten ERP-Systemen.
Die Vorteile von Cloud-basierten ERP-Systemen. (Bild: © WrightStudio - stock.adobe.com)

Untersuchungen zeigen, dass ältere ERP-Systeme nicht auf Benutzerfreundlichkeit und Transparenz ausgelegt waren. Um die Vielfalt der in den Systemen zur Verfügung stehenden Daten effektiv zu nutzen und eine auf deren Basis gesteuerte Organisation zu ermöglichen, muss die eingesetzte Software also aktualisiert werden – und dies am besten direkt in der Cloud.

Die rasante Entwicklung der Cloud hat die ERP-Landschaft für Unternehmen jeder Größe dramatisch verändert. In Verbindung mit mobilen Plattformen erfordert die nun weitgehend unabhängige Arbeit moderne Cloud-basierte ERP-Systeme, die nicht an das Backoffice von gestern gebunden sind. Diese nächste Generation von ERP baut auf der durchaus beeindruckenden Geschichte dieser Lösungen auf, erübrigt aber die Notwendigkeit von mehrjährigen Implementierungen und umfangreichen Anpassungen.

ERP 2.0 – wenn man es denn so nennen will – liefert über die Cloud schnell einsetzbare Lösungen, so dass Unternehmen schnell auf volatile Märkte und Branchenverwerfungen reagieren können. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter der jüngeren Generation, die „Digital Natives“ mit agilen Anwendungen unterstützt. Die zukunftsweisende Entscheidungsfindung hängt sowohl vom Zugriff auf Unternehmensdaten als auch von deren Analyse ab.

Moderne ERP-Systeme liefern die Infrastruktur und die Werkzeuge, die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich sind, schließlich ist die Welt inzwischen weitaus komplexer geworden, als zu der Zeit, als ERP-Lösungen erstmals auf den Großrechnern der Unternehmen ankamen. Inzwischen sind Finanzen und Technologie untrennbar miteinander verbunden, da wachsende Datenmengen nicht nur den Betrieb und die Berichterstattung, sondern auch kritische Geschäftsentscheidungen beeinflussen.

Die Abstimmung von ERP-Software auf Mitarbeiter und Produkte eines Unternehmens ermöglicht eine digital gestützte Flexibilität, die letztendlich zu mehr Betriebs- und Verkaufserfolg führt. Ein gutes Beispiel für das Fortschreiten der digitalen Transformation sind Flugtickets. Die Zeiten, als man persönlich ins Reisebüro ging, um dort nach Tickets suchen zu lassen, die dann ausgedruckt wurden, gehört seit langem der Vergangenheit an. Zunächst wanderten große Teile dieses Geschäfts in Online-Shops oder auf Buchungsportale. Heute ist der Prozess hundertprozentig digital, angefangen bei der Tarifrecherche über den Ticketkauf bis hin zur Nutzung des Smartphones als Bordkarte. Von der Ticketbeschaffung bis zur Echtzeit-Flugaktualisierung spielt die Cloud eine wichtige Rolle.

Merkmale des modernen ERP von heute

Um das klar zu sagen: Es gibt kein Argument dafür, dass nicht auch ältere ERP-Systeme noch gute Dienste erweisen, wenn es darum geht ein Unternehmen zu führen, Kundenerlebnisse zu schaffen und sich im Wettbewerb zu behaupten. Andererseits gibt es viele gute Gründe für den Wechsel zu einer Cloud-basierten Lösung. Dabei sollten Unternehmen vor ihrem Wechsel bedenken, dass es Schlüsselkomponenten eines modernen ERP gibt, die sie vor einem Wechsel in die Cloud berücksichtigen sollten. Beispielsweise bestimmen sieben Komponenten die Standards eines modernen ERP.

Vornean steht die Sicherheit, denn sämtliche Geschäftsdaten sind ein wichtiger Rohstoff für Unternehmen. Sie sollten sich daher in einer physisch isolierten Umgebung befinden, um Risiken zu minimieren. Das bedeutet allerdings nicht, dass Anwender auf Cloud-Vorteile wie Hardware-Ressourcenpooling und hohe Flexibilität verzichten müssen, um ein schnelles Wachstum zu unterstützen.

ERP-Cloud-Lösungen müssen innerhalb von Unternehmen Mitarbeiter und Prozesse nahtlos miteinander verbinden. Daher sollte eine Cloud-basierte Lösung auch mit anderen Clouds, mit einen eventuell vorhandenen lokalen ERP-System und mit Lösungen von Drittanbietern verbunden werden können. Bei der Auswahl sollte überlegt werden, ob man ein gemeinsames, auf Industriestandards basierendes Framework verwendet, um Kompatibilität und Skalierbarkeit zu gewährleisten.

Anpassungsfähigkeit

Bei der Einführung der ersten Generation von ERP-Systemen führten kundenspezifische Geschäftspraktiken zu erheblichem Anpassungsaufwand, der die Herausforderungen für die nachgelagerte Wartung und Aktualisierung erhöhte. Cloud-Lösungen, die auf einer standardisierten Plattform basieren, bieten Personalisierung und Konfiguration innerhalb der Anwendung an, was zu „upgrade safe“-Verbesserungen führt. Wenn von Unternehmen benötigte Anpassungen in Bereiche wie Workflows, Integrationen und Berichte fallen, stehen die Chancen gut, dass ihre Anforderungen durch Cloud-basierte Lösungen erfüllt werden können.

Darüber hinaus sollten moderne Cloud-Anwendungen skalierbar sein – um mit dem Unternehmen wachsen zu können – und die aktuellsten digitalen Technologien unterstützen, um den Anforderungen auch langfristig gerecht zu werden. Sogenannte „Built-in-Best-Practices“ ermöglichen eine Standardisierung, die Kosten senkt und die Produktivität erhöht. Selbst wenn der Cloud-Übergang inkrementell erfolgt, führt der Zugriff auf eine komplette Suite von integrierten Best-Practice-Geschäftsprozessen zu einer unternehmensweiten Standardisierung.

Grundsätzlich sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Cloud-ERP-Anbieters überlegen, ob dieser eine vollständige Suite von Anwendungen unterstützt oder ob eine Integration in andere Cloud-Lösungen erforderlich ist. Wer sich zunächst für ein hybrides Cloud-/On-Premise-Modell - eine durchaus gängige Variante entscheidet – muss sich Gedanken machen, wer für die Integration zwischen lokalen und Cloud-Anwendungen sorgt.

Anforderungen an Data Residency

Das richtige Cloud-ERP-System muss daher den nahtlosen Austausch von Unternehmensinformationen zwischen Betrieben, Geschäftseinheiten und der Zentrale ermöglichen. Beispielsweise schafft die Erschließung neuer Märkte und neuer Regionen für die Finanzfunktion in Unternehmen Komplexität. Eine ERP-Cloud-Lösung muss in Zeiten der Globalisierung mehrere Tochtergesellschaften und Länderlokalisierungen unterstützen. Häufig müssen lokale Rechenzentren daher die Anforderungen der Data Residency erfüllen.

Und zu guter Letzt müssen ERP-Cloud-Lösungen über einen sicheren Echtzeit-Datenzugriff verfügen, um eine einzige Quelle der Wahrheit über Rollen, Berichte und Analysen hinweg bereitzustellen. Dies gewährleistet die rechtzeitige Distribution genauer KPIs und vereinfacht Prozesse. Für das moderne Backoffice müssen zudem digitale Technologien in Geschäftsprozesse und Transaktionen integriert werden, um ein nahtloses, produktives und intuitives Erlebnis zu schaffen.

Wie Unternehmen moderne ERP-Systeme einsetzen

Bei der Planung für die Umsetzung einer modernen ERP-Strategie sollten Unternehmen ein Bereitstellungsteam zusammenstellen, das sowohl potenzielle Partner als auch Lieferanten umfasst. Die Definition von klaren KPIs, die den Geschäftsnutzen wie Produktivität, finanzielle Abschlussgeschwindigkeit und Infrastrukturkosten messen, hat sich als hilfreich erwiesen. Messbare Elemente bilden den Projektkonsens und die Projektgenehmigung und helfen den Verantwortlichen dabei, den Überblick über ihren Strategieaufbau zu behalten. Darüber hinaus liefern sie eine Basis zur Beurteilung des Erfolgs beim Erreichen von Meilensteinen.

Es gibt keine Lösung von der Stange, wenn es um die Implementierung eines neuen ERP-Systems geht. Der Weg zu ERP-Cloud-Lösungen ist je nach Anwender unterschiedlich. Unternehmen sollten einen Implementierungsansatz wählen, der auf das Unternehmen abgestimmt ist. Viele Unternehmen entscheiden sich für die schrittweise Einführung hochwertiger Cloud-Services, die zunächst neben ihren lokalen Lösungen existieren, was für einen gewissen Zeitraum zu einer hybriden Umgebung führt. Andere Unternehmen beginnen ihre Modernisierung mit zentralen ERP-Anwendungen, um eine vollständige End-to-End-Transformation zu erreichen. Was zählt ist, dass am Ende alle diese Unternehmen von der Flexibilität der neuen Generation von ERP-Lösungen profitieren können.

Der Autor: Dirk Thomas Wagner, Business Development Manager ERP Cloud, Oracle Deutschland.

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