Enterprise Content Management Die Dokumentenarchivierung fliegt in die Wolke

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Enterprise Content Management (ECM) erfordert meist Individuallösungen. Doch die Nutzung von Social Media, Collaboration und vor allem Mobile Computing treiben die Nutzer wie auch ECM-Anbieter dazu, Angebote und Modelle der Cloud zu nutzen.

Die Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten wie Verträgen, E-Mails oder Forschungsunterlagen ist nach wie vor eine prozessgesteuerte Disziplin. Indes befindet sich der ECM-Markt, wie so viele Software-Märkte, im Umbruch.

„Neben Kosten- und Performancegründen ist vor allem auch die Geschwindigkeit im Sinne eines schnellen Go-to-Market dafür ausschlaggebend, dass Kunden vermehrt ihre ECM-Lösungen in der Cloud betreiben wollen“, berichtet Peter Collenbusch, bei IBM als Manager Client Technical Professional zuständig für ECM. „Dabei ist aus unserer Sicht entscheidend, dass Kunden zwischen verschiedenen Betriebsmodellen wählen können: On-premise, Cloud oder auch ein hybrides Modell.“ Der Trend gehe klar zu letzterem.

„Die Entscheidung“, so Lars Drexler, VP Solution Consulting EMEA bei Opentext, „welches Cloud-Modell am besten passt, also ob z.B. Hybrid- oder Private Cloud, hängt dabei vor allem von den zu unterstützenden Geschäftsprozessen ab. Als ECM-Anbieter unterstützen wir selbstverständlich die verschiedenen Cloud-Modelle, um unseren Kunden größtmögliche Flexibilität zu bieten.“

Karl-Heinz Mosbach, Geschäftsführer des deutschen ECM-Hauses ELO Digital Office, sieht in der Herangehensweise deutscher Unternehmen an die Cloud klare Unterschiede: „Gerade kleinere Unternehmen sind nach anfänglich großer Skepsis, Unternehmensdaten außer Haus zu geben, offener für Cloud-Services geworden.“ Ob E-Mail- oder Rechnungsarchivierung, kleinere Unternehmen gäben nun häufiger ihre benötigten IT-Services in professionelle Hände ihres Vertrauens.

„Ähnliches spüren wir auch bei großen Unternehmen, die aus Kostengründen ihren Rechenzentrumsbetrieb in spezialisierte Hände, etwa für ihren SAP-Betrieb, outsourcen.“ Als ELO Digital Office kürzlich in den US-Markt eintrat, „verspürten wir gerade in den USA eine große Nachfrage nach Cloud-Lösungen.“ Die Frage, ob das Ganze auch aus der Cloud zu bekommen ist, sei sehr oft gestellt worden. „Dem Kunden wollen wir bei den Cloud-Services vor allem ein hohes Maß an Flexibilität bieten, so etwa, dass der Kunde Umfang und Nutzung dynamisch auf seine Geschäftserfordernis anpassen kann.“

Mosbach hat erkannt, dass „auch der Hybrid-Cloud-Ansatz an Bedeutung gewinnt, bei dem eine vorhandene On-Premise-Installation um spezialisierte Cloud-Services, so etwa im Bereich Klassifizierung, Mobil und Collaboration ergänzt wird.“ Beim Mittelstand herrsche indes weiterhin Zurückhaltung. „Hier ist sicherlich das Thema Sicherheit unternehmenskritischer Daten ein wesentlicher Aspekt.“

Datensicherheit

Das Thema Sicherheit lässt sich aber leicht durch den Betrieb in der Cloud des jeweiligen Anbieters adressieren. „Neben den Kosten sind die Themen Sicherheit und Zuverlässigkeit die wichtigsten Aspekte, die Kunden bei der Auswahl von Cloud-Partnern berücksichtigen“, bestätigt Lars Drexler. „Dies spiegelt sich auch deutlich in unserer Strategie wider, unseren Kunden ECM in der eigenen OpenText Cloud zur Verfügung zu stellen.“ Collenbusch von IBM ergänzt: „Unser Partner Box, mit dem IBM ihre hybride ECM-Strategie umsetzt, hat sich erfolgreich vom TÜV Rheinland zertifizieren lassen.“. Immer mehr Kunden achten also auf solche Zertifikate.

Das Tempo und den Umfang der Cloud-Nutzung bestimmt stets der Kunde selbst. „Manche Kunden, die zwar eine on-premise Lösung bevorzugen, stellen fest, dass die Komplexität in der eigenen IT steigt, wenn weitere Anforderungen, wie Hochverfügbarkeit oder Zugriff durch Externe ermöglicht werden soll“, hat Collenbusch erkannt. Und es gibt noch einen weiteren wichtigen Treiber: die Schatten-IT der Fachabteilungen.

„Nicht zuletzt sehen wir immer häufiger, dass Fachbereiche eigenständige Entscheidungen an der IT vorbei treffen und in Lösungen in der Cloud investieren, mit denen sie ihre Anforderungen schnell umsetzen können“, so der IBM Profi.

Eine aktuelle IDC-Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2016“ zeigt, dass „jeder vierte Knowledge Worker vom Umgang mit geschäftlichen Dateien und Dokumenten frustriert“ ist. Deshalb hätten zwei von drei Mitarbeiter schon einmal eine Lösung à la Dropbox zu geschäftlichen Zwecken genutzt. Collenbusch weiter: „Wir sehen, dass es in den Fachbereichen weniger Bedenken gegen Cloud-Lösungen gibt und stellen daher Integrationen in Anwendungen wie beispielsweise Salesforce.com, Webex oder Netsuite bereit.”

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