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Software von der Stange vs. Individuallösung

Da es bei den ECM-Kunden zahlreiche Individuallösungen gibt, widerspricht dieser Tatsache der Gedanke, Software von der Stange, nämlich aus der Public Cloud, einzukaufen. Das entspricht aber längst nicht mehr der Realität. „Vom Grundsatz her“, so Peter Collenbusch von IBM, „gibt es immer die Möglichkeit, die individuelle Lösung des Kunden auch durch uns in der Cloud auf Softlayer betreiben zu lassen.“ Das wäre also Hosting.

Der IBM-Profi empfiehlt indes, schon im Vorfeld zu prüfen, ob sich für die Aufgabenstellung des Kunden eventuell vereinfachte und kostengünstigere Lösungen anbieten“ – das wäre dann im Sinne des Cloud-Gedankens: „So bieten wir beispielsweise im Bereich der E-Mail-Archivierung eine standardisierte Lösung durch unseren Partner Actiance an.

Ob es dann sinnvoll ist, eine kundenspezifische Lösung 1:1 in die Cloud zu migrieren, ist zu hinterfragen und dann von Fall zu Fall zu entscheiden.“ IBM bietet zusammen mit seinen Partnern wie Box, Actiance oder Kaltura Lösungen für File Sync & Share (lies: „Dropbox“, s.o.), Business Collaboration Services Content Foundation oder Content Manager on Demand als Cloud- basierte Modelle an.“

Opentext bietet nach Angaben von Lars Drexler „eine umfangreiche Enterprise-Information-Management-Plattform in der Cloud an, zu der unsere Content Suite gehört.“ Das Cloud-Lösungsangebot umfasse sowohl Private-, als auch Hybrid-Cloud. „Die Archivierung für SAP oder von E-Mail stellen wir als Public-Cloud-Lösung und unsere Informationsmanagement-Lösung OpenText Core als Multi-Tenant-SaaS-Lösung zur Verfügung.“

Die Mandantenfähigkeit einer SaaS-Lösung ist für die Vertraulichkeit von auditierbaren Dokumenten wie etwa E-Mails von höchster Bedeutung. Sollte sich herausstellen, dass ein Dritter ausgelagerte Dokumente manipuliert oder unbefugt eingesehen hat, kann dies einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden und sogar Konventionalstrafen für den Dienstleister nach sich ziehen, da dieser seine Service Level Agreements (SLAs) nicht erfüllt hat.

Ausblick

Die Entwicklungsgeschwindigkeit für ECM in der Cloud wird von den Interviewpartnern unterschiedlich beurteilt. „Prinzipiell wird in naher Zukunft auch ECM aus der Cloud eine stärkere Bedeutung erfahren“, ist sich Mosbach von ELO Digital sicher. Das gelte insbesondere für hochspezialisierte Dienste, Mobil- oder Collaboration-Services.

Da Cloud-Services ihre großen Vorteile bei hoher Standardisierung ausspielen, werde es im ECM-Bereich noch etwas Zeit brauchen. „Die Gründe hierfür sind, dass gerade beim Thema ECM viele Schnittstellen und komplexe individuelle Geschäftsprozesse zugrunde liegen.“ Standardisierung ist also eine hohe Hürde für den Gang in die Cloud. Das erklärt die Bevorzugung der Hybrid Cloud, bei der die interne IT erst einmal unangetastet bleibt.

Lars Drexler von Opentext sieht ECM künftig quasi als Embedded Service für andere Applikationen. „In Zeiten der digitalen Transformation suchen Unternehmen Wege, ihre IT agil und kostengünstig aufzustellen und dabei gleichzeitig neue innovative und disruptive Geschäftsprozesse und -modelle zu unterstützen. ECM wird sich dabei immer mehr zu einem Plattform-Service entwickeln, der sich nahtlos in führende Geschäftsanwendungen wie SAP oder Salesforce integriert.“

Für IBM gehören künftig auch Social-Media, Collaboration und Multimedia-Angebote zu ECM. „Mit Actiance sind wir eine Partnerschaft eingegangen, um Kunden die Möglichkeit zu bieten, Daten von Mail, Collaboration- oder Social-Media-Anwendungen in der Cloud zu speichern“, berichtet Peter Collenbusch. „Mit einem weiteren Partner, Kaltura, versetzen wir Kunden in die Lage, im Rahmen ihrer ECM-Anwendungen ebenfalls Video einzubinden und auf den unterschiedlichsten Endgeräten verfügbar zu machen.“

Der IBM-Manager sieht „durch die Cloud und den damit verbundenen Entfall der IT-internen Administration die Möglichkeit, ECM viel stärker als bisher in die Breite zu bringen.“ Fachabteilungen könnten somit kurzfristig Herausforderungen und Chancen umsetzen, ohne auf die IT angewiesen zu sein. Das dürfte sowohl im Sinne der Agilität wie auch im Hinblick auf digitale Transformation sinnvoll sein.

„Zusätzlich“, so Collenbusch weiter, „bieten wir mit unserem Angebot die Möglichkeit, neue Anwendungen um ECM-Funktionen zu erweitern.“ Das stünde dem Gedanken des Embedded ECM nahe. „So mag ein Unternehmen daran Interesse haben, für seine Kunden eine App für den mobilen Einsatz bereitzustellen. Wenn in dieser App Dokumente gespeichert werden sollen, so kann sich diese App durch einen ECM-Service wie etwa Box quasi ECM-„enablen“.“

Dem Smartphone-Nutzer ist es bereits vertrauter Alltag, seine Fotos und Dokumente in eine Dropbox-ähnliche File Sync & Share-Umgebung hochzuladen. „Und Basisaufgaben wie Sicherheit auf Dokumente, Verteilmechanismen oder Möglichkeiten, sich Dokumente beispielsweise auf einem Smartphone anzeigen zu lassen, sind automatisch durch die Einbindung solch eines Basis-Dienstes erfüllt, ohne dass der App-Entwickler sich darum kümmern muss.“ Dann sind auch die Knowledge Worker, die IDC befragte, nicht mehr so frustriert.

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