Cloud-Migration und Dokumentenmanagement Der blinde Fleck jeder Cloud-Migration: Was geschieht mit den Papierbeständen?

Anbieter zum Thema

easy software AG

Hyland Software Germany GmbH

Flexera Software GmbH

Unternehmen verlagern ihre Dokumentenprozesse in die Cloud und setzen auf KI. Doch ein großer Teil ihrer Bestände liegt weiter auf Papier – unsichtbar für jedes System. Warum die Bestandsdigitalisierung über den Projekterfolg entscheidet.

Die Zahlen sind eindeutig: Rund 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland nutzen inzwischen Cloud Computing. 61 Prozent derjenigen, die die Cloud nutzen oder darüber diskutieren, verfolgen damit das Ziel, interne Prozesse zu digitalisieren. Cloudbasierte Dokumenten­management­systeme (DMS) sind dabei zur Standard­betriebsform geworden. Parallel dazu hält künstliche Intelligenz (KI) Einzug in die Dokumentenverarbeitung, laut einer aktuellen Bitkom-Erhebung nutzt inzwischen jedes dritte Unternehmen KI, fast doppelt so viele wie im Vorjahr.

Auf den ersten Blick wirkt das wie eine Erfolgsgeschichte der digitalen Transformation. Doch in der Praxis zeigt sich bei vielen Migrations­projekten dieselbe Lücke: Während neue Systeme aufgesetzt, Workflows definiert und KI-Modelle trainiert werden, bleibt ein erheblicher Teil der geschäftsrelevanten Informationen außen vor. Er liegt in Aktenordnern, Hängeregistern und Archivkellern – physisch vorhanden, aber für jedes Cloud-System schlicht nicht existent.

Das Fundament, das im Projektplan fehlt

Cloud-Migrationen werden in der Regel als Datenmigrationen geplant. Bestehende digitale Bestände (Dateiserver, E-Mail-Archive, Datenbanken) werden analysiert, bereinigt und in die neue Umgebung überführt. Für strukturierte und bereits digitalisierte Daten ist dieser Prozess gut verstanden und durch etablierte Werkzeuge unterstützt.

Der analoge Altbestand fällt durch dieses Raster. Er taucht in der Migrations­planung oft gar nicht erst auf, weil er nicht Teil der bestehenden IT-Landschaft ist. Verträge aus zwei Jahrzehnten, Personal­akten, technische Dokumentationen, Korrespondenz und Baupläne – all das existiert in vielen Organisationen ausschließlich auf Papier. Solange dieser Bestand nicht digitalisiert und strukturiert erfasst ist, kann ihn kein noch so modernes Cloud-DMS verarbeiten.

Die Folge ist ein Parallelbetrieb, der eigentlich vermieden werden sollte: Ein Teil der Prozesse läuft digital, ein anderer weiterhin analog. Mitarbeiter müssen zwischen zwei Welten wechseln, Vorgänge lassen sich nicht durchgängig abbilden, und die versprochenen Effizienzgewinne der Cloud-Migration bleiben teilweise aus. Nicht wegen technischer Mängel des neuen Systems, sondern weil die Datenbasis unvollständig ist.

Warum KI den blinden Fleck verstärkt

Mit dem Einzug von künstlicher Intelligenz (KI) in das Dokumenten­management verschärft sich das Problem. Der Grund liegt in der Funktionsweise dieser Systeme. Intelligent Document Processing (IDP) – die Fähigkeit, Dokumente automatisiert zu erkennen, zu strukturieren und mit Metadaten anzureichern – ist die Voraussetzung dafür, dass KI mit Dokumenten überhaupt arbeiten kann. Vereinfacht gilt: Erst ein sauber erfasstes und beschriebenes Dokument macht KI arbeitsfähig.

Ein Papierdokument erfüllt diese Voraussetzung nicht. Es besitzt keine maschinenlesbaren Inhalte, keine Metadaten und keine Struktur, an der sich ein Modell orientieren könnte. Für eine KI-gestützte Rechnungs­prüfung, einen automatisierten Dokumentenabgleich oder die Erkennung von Abweichungen ist ein nicht digitalisierter Bestand daher kein unvollständiger Input. Er ist gar kein Input. Er bleibt vollständig unsichtbar.

Das führt zu einem oft übersehenen Effekt: KI verstärkt bestehende Strukturen, statt sie zu ersetzen. Wo eine saubere, vollständige Datenbasis vorhanden ist, entfaltet sie ihr Potenzial. Wo Bestände lückenhaft sind, weil ein relevanter Teil noch auf Papier liegt, automatisiert das System auf einer unvollständigen Grundlage und liefert entsprechend unvollständige Ergebnisse. Die Qualität der KI-Anwendung hängt damit unmittelbar von der Vollständigkeit der zugrunde liegenden Digitalisierung ab.

Wissensmanagement in Theorie und Praxis

Der Weg zum wissenden Unternehmen

Die Reihenfolge entscheidet

Aus diesen Zusammenhängen ergibt sich eine klare Konsequenz für die Projektplanung: Die Bestandsdigitalisierung sollte nicht als nach­gelagerter Schritt, sondern als Voraussetzung der Cloud- und KI-Strategie verstanden werden. Wer zuerst das System auswählt und erst danach fragt, wie die analogen Bestände hineinkommen, plant in der falschen Reihenfolge.

Sinnvoll ist eine strukturierte Bestandsaufnahme vor Projektbeginn. Sie beantwortet drei Fragen: Welche Dokumententypen liegen ausschließlich analog vor? Welche davon sind für laufende Prozesse und für geplante KI-Anwendungen relevant? Und welche unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die eine bestimmte Form der Digitalisierung erfordern? Erst auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Bestände in welcher Qualität und mit welchen Metadaten digitalisiert werden müssen.

Dabei ist Digitalisierung nicht gleich Digitalisierung. Ein einfaches Abscannen erzeugt ein Bild, aber keine strukturierten, durchsuchbaren und maschinenlesbaren Daten. Für die Integration in ein Cloud-DMS und die spätere Nutzung durch KI-Systeme kommt es auf Texterkennung, saubere Verschlagwortung und konsistente Metadaten an. Nur so wird aus einem digitalisierten Papierstapel ein nutzbarer Datenbestand.

Dokumentenmanagement

DMS-Systeme, der CLOUD Act und die digitale Souveränität

Rechtssicherheit und digitale Souveränität mitdenken

Zwei weitere Aspekte sollten von Anfang an Teil der Planung sein. Der erste betrifft die Rechtssicherheit. Zahlreiche Geschäftsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Wer papierbasierte Originale nach der Digitalisierung vernichten möchte, muss die Vorgaben der GoBD für das ersetzende Scannen einhalten: von der Verfahrens­dokumentation bis zur Nachvollziehbarkeit des Prozesses. Wird dieser Punkt erst nach der Digitalisierung bedacht, drohen aufwändige Nacharbeiten oder die Notwendigkeit, Papierbestände doch weiter vorzuhalten.

Der zweite Aspekt ist die digitale Souveränität. Der EU Data Act adressiert unter anderem das Problem des Vendor-Lock-ins und verpflichtet Anbieter dazu, den Wechsel zwischen Systemen zu erleichtern. Für die Bestands­digitalisierung bedeutet das: Digitalisierte Dokumente und ihre Metadaten sollten in offenen, exportierbaren Formaten vorliegen, nicht in proprietären Strukturen, die eine spätere Migration erschweren. Wer heute Bestände digitalisiert, legt damit fest, wie frei er morgen über diese Daten verfügen kann.

Fazit: Die unsichtbaren Voraussetzungen sichtbar machen

Cloud-Migration und KI-gestütztes Dokumentenmanagement versprechen erhebliche Effizienzgewinne, aber nur auf einer vollständigen Datenbasis. Der analoge Altbestand ist dabei die am häufigsten übersehene Variable. Er taucht in keinem Systemvergleich auf, in keinem Feature-Katalog und in kaum einer Migrationsplanung. Und doch entscheidet er darüber, ob ein Projekt sein volles Potenzial entfaltet oder ob ein wachsender Teil des Unternehmenswissens außerhalb der digitalen Prozesse verbleibt.

Die gute Nachricht ist, dass sich dieser blinde Fleck mit überschaubarem Aufwand beseitigen lässt. Vorausgesetzt, er wird früh genug adressiert. Wer die Bestandsdigitalisierung als integralen Teil der Cloud- und KI-Strategie plant und nicht als lästige Vorarbeit behandelt, schafft die Grundlage dafür, dass moderne Systeme tatsächlich mit dem vollständigen Wissen des Unternehmens arbeiten können. Die entscheidende Frage vor jedem Migrationsprojekt lautet deshalb nicht nur „Welches System?“, sondern ebenso „Auf welcher Datenbasis?“.

(ID:50931430)