KI-Assistent und Intelligent Document Processing DocuWare presst mehr Intelligenz in das DMS

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Was der Stein für den Steinmetz ist der Textcontent sowohl für Künstliche Intelligenz als auch die Dokumentenmanagement-Branche. Kein Wunder also, dass im DMS-Segment kein Stein auf dem anderen bleibt.

Der Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) DocuWare, der zunehmend als Workflow-Automatisierer in Erscheinung tritt, kündigt „das neue DocuWare“ an. Die Plattform vereint drei technologische Neuerungen:

• DocuWare Aura ist ein KI-Assistent, dem Fragen in natürlicher Sprache über Dokumente gestellt werden können.

• DocuWare IDP stellt erweiterte Funktionen für intelligentes Dokumentenmanagement bereit.

Das neue DocuWare ist auf allen Endgeräten nutzbar, egal ob am Desktop, Tablet, Laptop oder Smartphone, betont das Unternehmen. Wichtige Informationen sollen damit nicht mehr in Archiven verschwinden, sondern aktiv Entscheidungen unterstützen, Prozesse vorantreiben und intelligente Automatisierung forcieren.

Neu gestaltete Web- und Mobile-Clients

Zentrales Element des „neuen DocuWare“ sei die rundum modernisierte Benutzeroberfläche. Der Web-Client wird mit einer neuen mobilen App ergänzt. So sollen sich auch unterwegs Dokumente finden und teilen lassen. Zugewiesene Aufgaben können damit verwaltet und Prozesse am Laufen gehalten werden. Dabei informieren Push-Benachrichtigungen über neue Tasks. Der bisherige Web-Client sowie die bestehende mobile App werden damit mittelfristig abgelöst. Beide Vorgängerversionen laufen während der Übergangsphase parallel als „klassisches DocuWare“, sodass bestehende User der DocuWare Cloud zum neuen Client wechseln können, wenn sie das möchten.

DocuWare Aura: Der KI-Assistent

DocuWare Aura ist der KI-Assistent im neuen DocuWare. User können damit per Texteingabe in natürlicher Sprache in LLM-Manier Fragen stellen. Die KI analysiert Dokumente daraufhin selbstständig, identifiziert Schlüsselinformationen, erstellt kompakte Zusammenfassungen und ermöglicht effiziente Dokumentenvergleiche. Der Unterschied zu herkömmlichen KI-Chatbots: DocuWare Aura greift weder auf frei verfügbare Informationen noch auf externe Datenquellen zu, sondern durchsucht ausschließlich die Dokumente in den Archiven des Unternehmens und beachtet dabei die bestehenden Zugriffsrechte. Über eine API können auch KI-Agenten mit DocuWare Aura kommunizieren. So lässt sich DocuWare Aura in KI-Orchestrierungsagenten einbinden und Informationen aus DocuWare mit Daten aus CRM, ERP und anderen Geschäftsanwendungen kombinieren.

DocuWare IDP: Intelligente Dokumentenverarbeitung

DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) ist hingegen eine KI-gestützte Lösung zur automatischen Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Daten aus Dokumenten. Das Tool ist nun enger in die Plattform integriert und bietet neue Funktionen. Mit der GenAI-basierten Zero Shot Extraction können Unternehmen relevante Informationen aus Dokumenten ohne aufwendiges Modelltraining automatisiert auslesen. Außerdem kommt Master Data Matching hinzu. Diese Funktion gleicht Unternehmensangaben in den erfassten Dokumentendaten automatisch mit den Stamm- oder Referenzdaten aus anderen Systemen (wie zum Beispiel ERP-Systemen) ab.

Verfügbarkeit und Übergangsphase

Das neue DocuWare ist ab sofort für alle Neukunden von DocuWare Cloud erhältlich. Für bestehende Cloud-Kunden ist das neue DocuWare ab Mitte Oktober 2026 mit dem Update auf Version 7.15 verfügbar. Eine On-Premises-Version folgt zu einem späteren Zeitpunkt. Das klassische und das neue DocuWare laufen in der Übergangsphase parallel. User können jederzeit zwischen den Clients wechseln. Eine technische Migration ist nicht erforderlich, heißt es aus dem Unternehmen aus Germering.

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